浅谈如何加强民生档案资源体系建设为百姓服务

文·年文平

民生档案资源体系是服务和满足民众档案利用需求的基础，事关档案事业的可持续发展。做好民生档案资源体系建设为百姓服务，是档案部门在新时代贯彻落实党的十九大精神的必然要求，是推动档案事业又好又快发展的有力保障，是推进“一次办好”改革、优化营商环境工作目标和深化“互联网+政务服务”建设要求，是政府部门服务民生的重要举措。

一、民生档案资源体系建设为百姓服务工作中存在的问题

（一）理念不新、服务缺位

目前部分档案馆、单位创新理念落后，缺乏为民众“一次办好”的服务意识，将民生档案资源体系建设放在次要位置，认识上停留在传统的管理服务模式上，对民生需求不够重视。具体表现为重文书轻民生档案、重官方轻民间、重保管轻利用。比如，有些档案馆部门文书档案接收进馆纳入规划、考核，但没有把民生档案工作作为档案工作之重，造成民生档案资源利用效率不高，满足不了百姓的需求。

（二）规划滞后、缺乏统筹

目前大部分档案馆信息化建设侧重于文书档案资源建设，跟不上国家档案的总体发展进度。同时，民生档案资源体系建设信息化统筹规划不够，缺乏综合性、统一性的管理，没有形成科学、系统、操作的运行机制和良性的格局。

（三）重视不够、力度不大

目前，许多档案行政管理部门未将监督和指导的重点向民生档案倾斜，民生档案的建档工作未纳入区档案行政管理部门目标管理考评认定范畴和档案年检中，导致民生档案建设工作的监督管理力度不足。

（四）管理分散、共享程度不高

民生档案属于公共资源，应该为社会所用。涉及面广，形成的主体多而复杂，致使民生档案分散保存于不同部门，各工作部门有各自的系统管理软件，往往与当前的档案管理软件不兼容，形成了多头管理、各自为政的局面，造成群众查阅利用很不方便，共享程度不高。如出生档案、学籍档案、房产档案、社会保险档案等都由各自形成部门自我保管，比较分散。同时，许多民生档案没有实现数字化，可供可享的资源基础欠缺、覆盖面窄，不利于查全率、查准率的提高，更给民众查阅带来不便，影响为百姓服务的工作效率。而市民大多以为档案馆保管着所有种类档案，往往不经询问直接到区档案馆查阅档案，但是档案馆又经常无法提供市民所需档案，这就给百姓查阅利用民生档案带来错跑腿误跑腿的麻烦。

二、当前民生档案资源体系建设为百姓服务工作中思考与建议

（一）转变思想观念，完善法律法规

传统的“重文书、轻民生”“重保管、轻利用”指导观念仍然根深蒂固。为进一步提升档案公共服务能力和水平，要制定相应的民生档案接收范围、开放鉴定、利用等制度，确立电子档案的法律地位，从而提高社会对档案工作的重视。

（二）开展立体宣传，提升社会影响力

创新民生档案宣传手段，完善档案宣传方式，加大档案宣传力度，进一步提升档案公共服务能力。展厅建设始终是档案事业发展的一项重要内容，应采用以我为主、借用外力、筑巢引凤的方法，在保证充分利用馆藏资源展示主题和总体风格的前提下，引进相关部门和单位来展厅布展，既可以扩大档案馆的影响力，又可以提高社会公共教育能力和对外宣传能力。还可适时主办一些民生档案专题展览，走出档案馆，去社区、广场、公共场所丰富百姓的文化生活，例如在国家法定节假日、民俗节会、“国际档案日”开展系列宣传活动等。丰富宣传形式，通过举办主题征文、出版宣传挂图、开展主题讲座等方式，吸引更多人关注民生档案、走近民生档案，帮助社会公众认识民生档案价值、增强民生档案意识，推动各级档案部门更加重视民生档案的接收整理、安全保护和开发利用，使民生档案更好地服务党和国家中心工作、服务经济社会发展、服务广大人民群众。

（三）调整档案馆收集、接收范围，建设面向民生的多元化馆藏体系

档案馆是档案事业的主体，是为社会各界和广大群众提供档案信息的服务中心。一是坚持以人民为中心的思想。把涉及群众就业，社保，医疗卫生，城建，征地补偿，住房等各个领域的民生档案与群众息息相关的政府政策性公开的文件及相关数据纳入接收范围、接收进馆。二是优化档案管理。建设面向民生的多元化馆藏体系，加强民生领域内的档案工作信息化建设，建立民生档案管理网络和民生档案资源库，实现民生档案的集中化管理和优化。三是坚持需求导向。将密切关系民生，群众利用率较高的档案优先进行整理、编目、数字化，为民生档案的提供利用夯实基础，创造条件。档案馆可以根据人民群众利用档案的具体需求，及时调整收集、接收的范围，把重要民生档案提前接收进馆，以不断丰富馆藏，增加民生档案的种类与内容，更好的为人民群众提供查阅利用服务。

（四）加强对民生档案管理部门档案工作的监督指导

档案部门要深入有关行业和部门，摸清情况，做好民生档案调查和监督工作，界定各行业和部门形成的民生档案种类，重点抓好与群众切身利益相关的社会保险档案、就业人员档案、失业人员档案、房地产档案、婚姻档案、城市拆迁档案、环境检测档案、学籍档案和企业职工档案、出生档案等民生档案的调查和监督工作，明确相关部门和单位的档案管理责任，建立健全民生档案工作法规体系，完善民生档案管理的考核体系。

（五）优化整合民生档案资源，加强民生档案的信息化建设

一是民生档案信息资源的整合要充分利用现代化信息技术手段，对民生档案进行全文数字化、建立民生档案专门的数据库。这种信息资源的整合，可以有效地解决档案人力资源不足、质量不高等问题，同时能够在最大限度上满足社会对民生档案资源的需求。二是扩大民生档案的空间服务范围，扩大相关数据库的规模，提升数据库的价值，建设成具有特色与个性的资源数据库。比如，借助青岛市、区政务内外网络和查阅窗口，以档案信息化管理为依托，民生档案数据库信息平台，建立民生档案目录、异地备份等，实现在市、区域范围内的纵向跨层级，横向跨馆、跨地区的馆际、馆室之间民生档案信息数据的互联互通，为人民群众查阅档案搭建一条高效便捷的快速通道，实现了“让数据多跑路、让群众少跑腿”工作目标。

（六）提升服务水平，发挥民生档案资源体系建设在“一次办好”改革中的现实作用

档案馆要围绕全省推进“一次办好”改革优化营商环境工作目标和深化“互联网+政务服务”建设要求，聚焦解决企业和群众反映强烈的办事难、办事慢、多头跑、来回跑等突出问题。以政府为企业和群众办事为改革理念和目标，推进档案馆档案查阅服务窗口“六大行动”。一是创新“一次办好”服务方式。应在充分调研的基础上，针对当前广大人民群众的查档需求，主动向社会做出服务承诺。推行查档服务“马上办、网上办、就近办、一次办”，完善政务服务办事流程，优化提升“一站式”服务。二是完善“一次办好”网络体系。加快档案开放利用步伐，在严格依照《档案法》及其实施办法、《保密法》及其实施条例等法律法规及国家有关规定的基础上，进一步优化档案解密、鉴定、开发和利用流程，将民生档案开放利用、信息化网络分解图为公布“一次办好”事项清单。三是加大窗口建设力度。借助档案馆查阅窗口、现行文件服务窗口、爱国主义基地教育窗口和档案史料编研出版工作以及档案期刊杂志，使档案工作成果更多更好地惠及民生。四是积极为弱势群体开辟查档绿色通道。加大对弱势群体服务力度，对老弱病残老人不能来查档的，可提供上门服务，架起政府与百姓之间沟通的桥梁。五是努力拓展创新服务形式。除了传统的档案馆承接查阅这一方式，还可以开展电话代查、网上查阅和来函查阅、预约查档等服务，简化查档手续，取消各种不当的证明，丰富查档形式，不断改善服务条件，全方位的搭建民生档案服务百姓平台。六是实施档案数据的共享。各个档案部门要借这次政府“一次办好”改革的东风，抓紧落实原有纸质档案的电子化，落实民生档案电子文件归档管理工作，尽快使区域范围内的纵向跨层级，横向跨馆、跨地区的馆际、馆室之间民生档案资源信息数据共享，为百姓服务查阅档案搭建一条高效便捷的快速通道，体现民生档案资源体系建设在“一次办好”改革中的现实作用和真正价值。