中小型金融类企业档案管理现状及对策

2018-01-23文/白幸

陕西档案 2018年4期

文/白幸

十二届全国人民代表大会第一次会议以来的近五年，我国的经济发展跃上新台阶，在国家相关政策的支持下，金融类企业在国家经济结构中所占比重逐渐增加，并不断发展。为在国有经济发展中更好地发挥作用，作为中小型金融类企业，更应重视本企业的档案管理工作，规范档案管理工作，夯实管理基础，有效防范金融风险，确实发挥档案对企业发展的助力作用。

一、中小型金融类企业档案管理的现状分析

作为发展初期或正在发展期的中小型金融类企业，企业上层管理人往往注重业务发展，或因前期工作机构设置不完善，工作人员有限，以及对档案业务专业性认识的限制，档案管理工作往往在经营工作中占比较小或不占比重。在企业逐渐发展壮大中，档案管理水平与企业发展水平的不协调性就会逐渐显现出来。首先，对档案管理的重视度不够，没有设立完善的档案管理制度，档案管理工作没有得到相关的监督和审查，为资料的查找和收集造成了被动的局面，直接影响档案的收集率；其次，资料管理人员的专业性与档案管理的规范及要求也存在一定的差异。受机构设置和人数限制，多数资料收集人员为兼职，没有经过专业和系统的业务培训，专业素质不高，对文件资料归档存在一定的认识偏差，难免在收集时会出现遗漏、缺失，整理、归档时会与整理规范存在不一致；再次，档案管理方式落后，特别是在网络技术发展的当下，尚未开始进行档案信息化建设，在档案电子化方面做的不够，未形成电子档案，未配置档案管理软件，也因办公环境有限，档案管理的硬件条件也与基本的档案管理标准有所差距，未实现档案库房、办公室、阅卷室“三分开”。最后，档案利用率低，纸质档案的收集、整理、归档没有形成规范的流程，没有形成有价值的档案，或者有价值的文件资料没有归档保存，直接影响了档案的利用率。

二、做好中小型金融类企业档案管理的对策

1.建立健全档案管理制度

为规范档案管理工作，有效地保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》《陕西省档案条例》《金融企业业务管理规定》等规定，结合各个企业发展实际，制定出台科学且行之有效的《档案管理办法》，明确档案管理部门、各业务部门及各分子公司的档案管理部门管理职责、归档范围、档案查借阅规定、具体的工作规范和操作流程。

2.建立档案管理分级负责制，有效监督、考核

企业档案管理办法中应明确将文件材料的收集、整理和归档工作纳入业务工作管理制度与流程，纳入业务人员岗位职责，纳入年度考核。同时，可结合企业开展的精细化管理和内控活动，对档案管理部门、档案管理人员及兼职档案管理人员的岗位职责进行明确，确定其考核维度，在绩效考核中兑现奖惩，实现有效监督，督促其收集完整、整理规范、保管齐全。

3.注重收集，分类整理

依据不同业务部门的工作内容和工作流程，在制度中要求，在工作中监督，对日常行政工作产生的文件资料，做到随干随收，对业务部门及下属公司在项目管理过程中产生的资料，档案管理人员要督促并指导其收集、移交、安全保管；对文书档案、会计档案，电子文件，音像档案，实物档案等，根据不同管理规范实行分类整理，统一管理；对基金业务档案，根据行业准则和要求，由业务经办人员统一做好投资人及项目管理资料，包括声像资料、协议文本、合格投资人认证等。同时，档案管理部门还需积极与企业风险管理部门、业务经办部门相互沟通，对项目产生资料进行检查、核实，确保其全面性和真实性，以确保档案资料收集的及时性、完整性和准确性。

4.提升专兼职档案管理人员职业技能和职业素养

企业在设立初期，可考虑招聘具有档案管理资质的专业人员进行专职档案管理工作。后期，可安排兼职的、非专业的档案管理人员参加专业学习和按时参加档案专业继续教育培训，以保证其科学系统的学习和技能提升；企业内部可定期进行岗位职责宣导、档案管理制度解读，聘请档案局业务技术人员开展档案业务工作指导。对于负责具体基金管理业务的档案管理人员，在要求其遵守档案行业规定的同时，更要遵守金融行业相关法律法规，明确其对投资人档案管理的重要性、必要性和专业性要求。

5.改善档案管理条件，确保档案安全

企业要设立档案室，派专人负责管理，将档案统一管理，档案储存达到“八防”，以保证档案实体安全；电子档案安全管理方面，应按照档案管理和保密工作要求，结合电子档案特点，制订出具体的、有针对性的安全防范措施，对项目档案进行分类管理，对重要电子档案进行备份，确保电子档案的安全和使用便捷。有条件的企业，可以根据企业整体规划，配备档案管理系统，提高档案管理水平和使用效率。

三、效果及影响

1.规范管理，有效防范风险

对于金融类企业来讲，风险管理尤为重要，以“事前防范、事中控制、事后监督”及事项发展为线索，做好档案管理工作，注重在企业战略、投资等重大事项管控过程中的文件资料的收集率和归档率，除规范一般涉及到的日常行政管理工作中产生的文书档案、会计档案、人事档案等的收集、整理、归档工作之外，对基金项目档案管理的正规性和专业性也会逐渐加强。在夯实风险防控保障的同时，也保证了企业和企业投资人的合法权利和利益最大化。