关于普通高中双套制学籍档案管理几个问题的思考

文/唐风华

为适应新形势的需求，国家推行普通高中的学籍档案采取纸质档案与电子档案双套制管理的方式。本文依据铜川矿务局一中在试点这项工作过程中遇到的实际问题，分析了普通高中双套制学籍档案管理中存在问题的原因，并提出相应的解决办法，为其他学校的双套制学籍档案管理工作提供了借鉴和参考

为了适应新形势的需求，普通高中的学籍档案采取了纸质档案与电子档案双套制管理的方式，这种管理方式既能够保证纸质档案的原始性、唯一性，也能够发挥电子档案的便捷性、共享性。本文针对铜川矿务局一中在实施过程中的实际情况，谈一点粗浅的看法和建议。

一、双套制学籍档案管理中存在的主要问题

1.双套制学籍档案的信息存在真实性、完整性问题

要想完整、真实的记录好每一个学生在校三年时间的德智体美各方面的详细档案信息，不仅信息量大面广，而且涉及的人员也多。从高一到高三，学生在不同的年级、不同的班级，班主任不同，任课教师也不同，所学的课程也不一定一样，所以要想完整真实的记录好在校的学籍档案信息是一件十分繁琐的事。再加上学籍档案既要以纸质版的形式进行收集整理保管，又要以电子版的形式进行储存与上传，而纸质和电子档案又由不同的人员来完成收集、填写、上传，稍一疏忽就极易出现少填或者张冠李戴的错误，使学籍档案的真实性、完整性难以得到保证，给以后的利用带来了不必要的麻烦和困难。

2.双套制学籍档案的保管存在不安全的问题

普通高中学校在档案管理上很难达到集中统一管理的要求。学校日常工作中产生各种门类的档案，这些档案大多是分散保管在不同的部门和机构。大都是各自为政、分散保管、存放混乱，不仅保管条件不符合档案部门的要求，而且按照档案保管16-50年的年限要求来讲，纸质学籍档案存在产生量大、保管时间长、占用装具面积大的问题，电子学籍档案也存在着一定的技术安全风险。这些情况都容易造成档案的丢失和损毁，使档案的安全保管得不到保证。

3.双套制学籍档案管理中储存形式相互转换困难的问题

我们学校不仅历史悠久，而且常年在校生2300余名，40多个班级，长期以来保存了大量的纸质版学籍档案，而这些纸质档案由于缺乏人、才、物的原因，并没有及时完整地转换成电子版的形式来储存，这既给电子学籍档案的建立造成了难度，又不便于快速地利用现代信息手段将学生的学籍档案传递给相关部门和人员。

二、做好双套制学籍档案管理工作的主要办法

1.建章立制抓落实，确保双套制学籍档案信息的真实和完整

针对我校双套制学籍档案管理存在的信息真实性、完整性问题，我们认识到要从源头上重视，抓好每一个环节的工作。学校先后制定了《双套制学籍档案管理办法》《档案管理人员职责》《兼职档案人员责任义务》《双套制学籍档案填写规范和要求》《学籍档案查阅利用须知》等多项规章制度。其次，为了使制度落到实处，我校采取“班主任+任课老师+学籍档案管理人员”的方式来督促班主任、任课教师和学籍档案管理人员履行好各自的职责。规定班主任和任课老师在授课和日常班级管理的过程中，对学生进行素质评价，并真实、完整地填写好学生的学籍表、学生素质档案、综合素质评价信息表等信息的纸质版，同时将电子版的相关信息以班级为单位、学年为周期按时发送给学籍档案管理人员。然后由学籍档案管理人员进行检查验收、签字确认后，并按格式统一汇总上传到全国中小学学籍网管理系统中。第三，要落实责任确保学籍档案信息的真实、准确。我校在进行学生素质评价的纸质版与电子版信息填写时，对于学生的月考、期中以及期末考试成绩，班主任会以月份为单位进行汇总，并将电子版提交到各个年级主任处，在纸质版中进行填写。对于高三学生的毕业生鉴定表、考生报名登记表、体检表、思想品德考核表以及毕业生的毕业证书和录取通知书存根，都是通过班主任汇总并进行装袋上交学籍室。这样的方式大幅提升了学籍档案管理人员的工作效率，切实保证了学籍档案信息的真实与完整。

2.规范管理达标准，做到双套制学籍档案安全保管有保证

我校为了保证双套制学籍档案的安全保管，从以下几方面狠抓了学籍档案的规范化管理：一是按照集中统一管理的原则和规范化档案室标准建立了面积达标的综合档案室，并为档案室添置了档案柜、防磁柜等必要的设施设备和防护措施，安装了自动消防和监控系统，防止火灾的发生，做到库房、阅览、办公三分开，为做好学籍档案工作奠定了坚实基础。二是将纸质学籍档案和电子学籍档案由档案室统一保管和提供利用。三是对纸质学籍档案的存放保管采取将在校学生的学籍档案与毕业学生的学籍档案分区存放保管的方式。坚持做到每学年结束时都会认真统计、核对和检查当年毕业生人数和学籍档案的完整性，然后将其移入毕业生学籍档案存放区摆放和保管。对于在校生的学籍档案，严格按照年级、班级、学号的顺序在在校生学籍档案存放区进行摆放和保管。这种分区保管的形式，也为随时调取和查阅提供了方便。四是对电子学籍档案的保管采用备份技术、迁移技术、信息安全技术、检查技术和应急响应体系五项核心技术来降低存放风险。在备份方面，采用了在线备份、本地与异地脱机备份等多种形式，确保电子学籍档案数据的不丢失。在迁移方面，为了保证迁移过程中对于电子学籍档案的信息不产生损坏，制定了严格的数据迁移规范，并利用备份的机会对迁移后的电子学籍档案进行检验。在保证信息安全方面，针对网络安全存在的隐患，加大对电子学籍档案管理系统的检测和查杀力度，并严格按照国家要求建立了标准的信息安全等级系统，保证学籍档案信息储存与管理的安全。在检查方面，学籍档案管理人员采取定期和不定期的抽查方式，对各个年份的电子版学籍档案是否能够打开、内容是否完整、档案是否可用等内容进行检查，以此来保证电子学籍档案的质量和可利用性。

3.加大数字化力度，实现双套制学籍档案相互转化快速化

为了做到所有学籍档案的双套制，方便快捷地查阅利用学籍档案，我校采取三项措施加快双套制学籍档案的相互转化工作。一是重视在校生学籍档案建立完善及管理工作。学校学籍档案管理人员每学期结束时，都要对每个年级、每个班级本学期形成的纸质学籍档案进行检查，并及时形成电子学籍档案。二是把好高三毕业生纸质、电子学籍档案的检查、核对入库关。高三毕业就形成了完善的学籍档案，只有核对无误，保证质量，才能为以后的利用提供详实的纸质或者电子学籍档案。三是投入一定的人力、财力，加大对档案室原来保存的纸质学籍档案数字化加工，通过不懈的努力，在较短的时间内实现全部纸质学籍档案的数字化，使双套制学籍档案的相互转化更方便、更快捷，同时也为提高学籍档案利用效率和质量奠定了坚实的基础。