人事制度改革下的高校人事档案管理与高校人力资源管理的思考

文/刘贝贝

人事档案管理与人力资源管理是一个有机整体，人事档案管理为人力资源管理提供重要依据。针对一些高校人事档案存在内容不够真实完整、管理制度执行不够有力等问题，需要进一步完善并贯彻落实人事档案管理制度，切实维护人事档案的真实性和全面性，促进高校人力资源管理更加科学有效。

在高校人力资源管理中，人事档案管理为其提供重要的依据，直接影响高校人力资源管理的好坏。现如今，在人事档案管理中，我国一些高校仍然采用传统的管理方法，这就影响了高校的发展。此外，因为人事档案管理的好坏，会对人力资源管理产生一定的影响，所以如果人事档案存在着问题，就会对高校的人力资源管理产生不利的影响。本文先围绕高校人事档案管理进行简要分析，再就高校人力资源管理进行探究。

一、高校人事档案管理的现状

1.内容的完整性以及真实性不够理想

作为我国重要的人才培养机构，高校受到了各界人士的高度重视。但是在高校人事档案管理中还存着许多问题，这就影响了高校其他工作的开展，制约了高校教育水平的提高。当前，我国一些高校的人事档案管理内容的完整性以及真实性不够理想。第一，在人事制度改革背景下，人事档案管理的标准有所提升，但是人事档案的真实性却止步不前。比如，一些人利用工作上的漏洞，对档案信息进行随意更改，导致一些虚假信息的出现，从而对整体的档案管理造成了很大的负面影响。第二，人事档案的完整性有待提升。人事档案需要根据工作人员的实际情况进行变动，根据个人的工作年限、个人贡献、社会经历等进行定期更新，这样才能有助于高校更好地进行人力资源管理。但是，在一些高校中，人事档案并没有进行定期的更新，许多教职工的档案还停留在以前，这就导致人事档案管理的完整性受到较大的影响。

2.人事档案制度的贯彻执行力度不够理想

与一般的管理工作不同，人事档案管理需要贯彻落实许多规章制度。与此同时，随着社会的变化与发展，一些规章制度会不断地完善，会增加一些新的内容，也会摒弃一些冗杂的规章制度。人事档案规章制度能够为管理人员的日常工作作出正确的规范，能够指导管理人员更好地完成自己的工作任务。但是，在实际工作中，规章制度的贯彻落实情况却不是非常理想，许多规章制度几乎成为摆设，没有对人事档案的管理产生正面的、积极的作用。之所以发生这种现象，主要是在人事聘用制度下，人事档案管理人员的换岗非常的频繁。此外，这项工作任务非常繁琐，岗位人员的流动性较大，所以就会对人事档案的规章制度执行不力。

在人事档案规章制度中，都会作出以下几方面的规定：（1）归档手续必须齐全，但凡规定需要由组织部门审查盖章的，需要确保印章齐全。（2）组织鉴定、审查结论等材料，需要由本人见面签字。（3）录用聘用审批表，或者是干部任免呈报表等，需要有批准单位的名称、文号等等，这些规定主要是为了方便人事档案管理人员的工作。但是，在实际工作中，这些规章制度的落实情况不够理想。例如，在填写年度考核登记表时，一些教职工的书写字迹较为潦草，尤其是签名，都喜欢用行书或者草书签名。还有一些应该要填写的栏目，许多教职工没有进行填写，这就导致人事档案内容的完整性大受影响。

3.人事档案信息化管理的开发利用不够

随着网络信息时代的来临，信息化技术在我国各行各业得到了广泛的应用。在人事档案管理中，数字化信息化的应用极大地提高了管理人员的工作效率。当前，大多数高校都有自己的一套教职工人事档案管理系统，因此需要管理人员熟悉计算机操作技术。首先，需要对每个人的基本信息进行准确的输入，比如姓名、籍贯、学历层次、个人照片等等。其次，将这些人事档案进行电子信息管理，建成信息数据库，这样就有助于后期的人力资源管理。然而，我国许多高校的档案管理员的专业水平较低，他们的计算机水平较低，所以在计算机操作方面，会存在一定的失误。当前，高校的档案管理已经实现了信息化，教职工以及学生的信息往往需要录入到档案信息管理软件之中，但有一些档案管理员对信息管理软件不够了解，所以会出现一些错误而影响档案信息的真实性。此外，还有一些管理人员的职业素养较差，他们对档案管理工作不够热爱，所以在工作之时会疏忽大意，没有养成检查的好习惯。例如，在输入学生信息时，因为一些学生的名字较为生僻，他们不能够正确地打出学生的名字，所以就干脆要一些接近的字去进行代替，这样一来，对学生今后的发展会产生一定的影响。

二、人事档案管理与人力资源管理的思考

人事档案管理工作，主要是为了输入以及输出人事档案信息，这样就能够为高校接下来的人才资源管理服务。故此，这两者是一个有机的整体，需要同步发展。一个良好的人事档案管理工作，能够极大地推动高校的人力资源的管理，这样就能够让高校教职工处于一个最恰当的位置，进而发挥他们的潜力与才能。

高校人事部门在人力资源管理中，可以根据人事档案所提供的个人信息资料去发现人才、培养人才，使各类人才能够发挥自己的长处，而不是仅仅凭借自己的经验或者主观臆断，对教职工的工作进行安排，对干部的晋升进行决定。但是要实现这一点，需要改变当前人事档案管理中存在的一些问题，可以从以下几方面着手：

1.进一步完善规章制度

在今后的工作中，要进一步完善人事档案管理制度，并提高制度的执行力度。首先，使收集、整理、保管等各环节的工作制度化；其次，根据新情况及时完善人事档案管理制度，以确保这项工作有法可依。

人事档案管理的法制化，需要根据我国相关法律法规进行逐步修改，以改变档案工作的运作方式。比如，对人事档案管理制度进行不断完善，对收集归档的范围进行明确，对人事档案的查阅进行明确规定，对安全保密的规定进行完善，等等。在人事档案管理制度中，有一项重要的原则贯穿于档案管理制度的始终，那就是档案的保密性。在现代人力资源管理中，这个原则使得人事档案的作用有所削弱。所以，需要重新审视人事档案的保密性。若条件允许，可以向人事档案相对人开放档案信息，这样能够使本单位对人才的各方面信息有详细了解，从而将个人的能力进行最大化的发挥。如果在现实中不便个人看到的“组织意见”，那么就可以不放入到人事档案中，由组织进行自行保管，不向个人开放。

2.维护档案的真实性以及全面性

随着时代的变化与发展，高校人事制度改革的不断推进，导致人事档案的功能有所削弱，这就影响了人事档案管理工作的开展。在人事档案内容改革中，重点不是取消传统的人事档案内容，而是如何对人事档案工作进行改革，以提高其效用，促使其能够更好地为人事工作服务。

在《干部档案工作条例》中，规定了要建立主动送交干部档案材料归档的工作制度，将最新形成的档案材料递交给相关管理部门进行归档。比如，干部任免、干部奖惩、民主评议等材料。而要做到这一点，就需要各高校的人事档案管理人员对人事档案的材料信息有深入的了解，并且要建立联系制度，以便档案管理人员能够及时收集、催缴材料。为此，档案管理人员需要与党办校办、人事处、组织部等各部门加强沟通、联系，主动去搜集教职工的个人信息资料。

此外，要确保人事档案内容的个性化，要重视收集一些能够反映教职工个人能力的材料，比如，业绩考核、职称考评、获得的荣誉等材料。这样一来，就能够改变以往档案内容的千篇一律、陈旧空洞的现象，进而提高其在高校人力资源管理中的信息价值作用。

另外，需要从人力资源开发的角度出发，对不同岗位的人才进行不同的材料收集。在对人事档案进行收集时，收集的内容需要根据人事制度改革的需要，要能够体现出人才的个性，这样就能够为高校按需设岗、择优录用提供依据，实现人力资源的优化配置。例如，对于科研人员，就需要重视收集他们的科研成果、工作业绩等方面的材料；对于领导干部，则需要收集一些能够反映他们决策能力或组织能力等方面的材料；对于教师职工，则需要收集一些可以反映他们的教学能力或者教学成果的材料。这样一来，就能够为高校的人力资源管理提供重要依据。

综上，在高校人事档案管理中，还存在着或多或少的问题，这就影响了高校人力资源的管理。如，档案内容的完整性以及真实性不够理想；人事档案制度的贯彻执行力度不够理想。因此，在今后的发展过程中，要进一步完善档案管理的规章制度，并且确保其得到贯彻落实，还要维护档案的真实性以及全面性。