信息化时代职称档案管理

文·时济南

一、职称档案管理信息化的重要性

（一）近年来，随着我国经济的飞速发展，各类人才需求增多，专业技术人员队伍不断扩大，因而职称档案信息化管理工作就变得越来越受到重视。只有不断加强职称档案信息化的管理，开发它的使用价值，才能为人事管理、规划、预测通提供科学依据。

（二）更加频繁的人才流动对职称档案的管理、使用提出了更高的要求。山东省人力资源和社会保障厅近期出台的《关于支持和鼓励事业单位专业技术人员创新创业的实施意见》，进一步破除了专业技术人员管理的体制障碍，鼓励更多拥有专业技术资格的人才，充分发挥自身的专业特长，走出去创造更大的经济社会价值，使人才的流动性更加频繁。因而详细掌握各类专业技术人才的基本情况，是如何利用好人才的一个重要基本前提，而职称档案信息化恰好具备这项功能。相比传统的纸质职称档案，信息化的职称档案管理更加便于信息的检索、利用、保管，利用价值更高。

（三）职称申报评审信息化趋势的要求。面对职称申报评审信息化的新的评审管理模式，传统的职称档案管理模式也应改变以往模式，随之发生变化。传统职称档案大都是纸质的材料，经过日积月累，大量材料堆积，无法满足快捷、准确查询的要求，更难以形成可利用的综合性材料。利用现代科学技术改进职称评审工作，不仅提高了职称评审过程的质量和效率，还推动了职称档案管理工作下一步向信息化、规范化方向发展。

（四）政府信息公开、电子政务不断推行的有利契机。随着社会的进步，社会民主监督意识的不断增强，人民群众了解政务信息的需求不断扩大，政府信息公开内容中，绝大部分都是现行文件，档案作为政府完成信息公开的基本行政工具，社会对档案信息的内容和服务的要求越来越多，这就需要职称管理部门加快职称档案管理信息化的脚步，以适应日益完善的电子政务。

（五）计算机技术的不断扩大和网络的不断延伸，为职称档案管理工作尽快步入正轨提供了良好契机。首先计算机、扫描仪等电子设备的普及和信息化技术的进步为职称档案建设提供了坚实有力的物质保障；其次，网络信息化技术的进步解决了多人同步电子档案检索、上传、下载等问题，加密技术解决了电子档案的安全问题。

二、职称档案管理中存在问题

（一）职称档案管理人员专业化水平低。目前在我国很多部门中，档案管理人员没有接受过相应专业的业务培训，有些工作人员更是一问三不知，通常习惯性地认为档案管理工作就是简单的资料收集、整理及保管。职称档案信息化管理工作更是需要懂档案管理又懂计算机信息化技术的复合型管理人才，而现有的职称档案管理人员普遍只会简单操作，系统开发、程序维护的复合型人才更是凤毛麟角，这很大程度上限制了职称档案信息化建设的步伐，影响了职称档案信息化管理的质量。

（二）职称档案管理工作没有明确的规范制度。目前职称档案管理仍沿用传统模式，档案管理工作在事业单位中没有具体的规范制度。在实际管理工作中通常都是管理人员随意整理，这也就导致档案管理杂乱无章，效果不佳，在应用档案资料的时候，寻找起来非常麻烦，影响工作效率。近几年来，随着计算机的不断普及，部分职称档案已建立电子档案，但多年来积累的档案材料过于庞杂零散，数据不完整不规范，达不到现代信息技术发展的要求，而且职称档案管理部门通常都是根据自己的条件和习惯选择不同的硬件设备及管理软件系统。计算机档案管理系统只是起到简单地辅助管理作用，不能发挥其他更大价值。档案检索的效率受到严重制约，档案的应用价值也没有太大提高。

三、职称档案信息化管理的几点建议

（一）明确职称档案整理的内容，确保档案材料齐全完整。专业技术人员职称档案归档材料主要包括职称评审中形成的材料。职称评审工作，情况复杂，涉及面广，时间长；再加上机构改革变化，管理人员调动，管理无章可循等原因，使职称档案材料缺损严重。因此，首先整理出既全面又能突出重点的归档材料，是职称档案信息化的前提和基础。收集重点应包括专业技术人员的学历水平、专业特长、工作单位、学识水平、工作业绩、继续教育情况、创造发明、成果论著及年度考核等。其次根据档案的性质特点，把收集好的职称档案材料按不同系列、不同专业分类整理，可按以下步骤操作：一是按不同系列、不同专业挑选材料，分类存放。二是在分类基础上筛选，逐人逐项装订成册。三是按专业分类、以姓氏笔画，编号排序，整齐存放。对于外地调入的专业技术人员职称档案，应填写外地人员调入确认表，完善档案内容。

（二）编制实用、科学的档案检索工具，提高档案管理的效率。编制科学实用的检索目录，是做好档案使用工作的前提和基础。为此，首先编制出职称档案的总目录、分目录。总目录要按专业排列、以系列为序；分目录以姓氏笔画为序、按专业分类。专业技术人员较多的专业可按初中高三个不同级别，编制专题目录。

（三）紧随职称信息化改革的步伐，转变传统的纸张档案观念，进一步提高职称档案信息化的意识。目前正处于信息化时代，职称档案信息的利用不断加大，在企事业单位发展过程中，需对单位的专业技术人员信息进行全面的了解，这就需要一个便捷高效的职称档案信息化的系统来查询提供参考。因此，职称档案工作的重点应该转向于服务广大群众、服务社会大众。然而，信息化建设过程中面临着诸多的现实问题，如前期需投入巨大的经费、设备在使用过程中需定期维护以及不断更新的复杂的信息化网络技术需不断学习等等，再加上人们对于新事物的接受需要一个过程，致使职称档案的信息化建设落后于职称信息化改革的脚步，因而，职称档案的后续管理更是不被重视。因此，只有不断改变传统的职称档案管理观念，不断开拓创新，把“要我建”变成“我要建”。首先，加大对职称档案管理的硬件设备投入，保障职称档案管理的基础设备以促进档案管理的多样性；其次，利用计算机技术促进职称档案的自动化检索水平建立专业的计算机档案管理系统。

（四）加强对职称档案管理人员的培训和管理，不断提高工作人员业务素质。职称信息化评审以后，首先，职称管理部门工作人员工作量明显大幅度增加，既需要指导申报人制作信息化的电子档案材料，又要整理、汇总、保管信息材料；其次，信息化以后工作难度也大幅度增加，要求不仅懂电子设备的使用和维护方法，而且且需要学习并且掌握网络传输技术、数据库等计算机软件的各种技能。因此，只有职称管理部门工作人员不断提高业务素质，才能为职称档案信息化的建设提供必要的智力和技术支持。可以从以下两种方法着手：一加强岗位技能的培训。采取自学和集中学习相结合的方式，对职称管理部门工作人员特别是信息化技术缺乏的工作人员进行全面培训，制定科学合理的培训内容，使档案管理人员不仅学到理论，还能灵活地把学到的理论应用到实际工作中去，促进快速顺利地完成工作。二参加信息化技术方面的继续教育培训。掌握现代计算机技术地应用，灵活使用办公自动化系统，以适应办公自动化的大环境来服务职称档案信息化管理工作。

四、结语

职称档案管理信息化是时代发展的必然趋势，同时也能够为优化企事业单位人才结构提供便捷高效的查询依据。但在我国大部分职称档案管理部门还存在一些问题，普遍重视度不高，这也就导致职称档案管理质量偏低，利用率不高。因此，这就要求我们每一位职称档案管理部门工作人员努力学习现代科学知识，掌握新情况，总结在职称档案管理推广工作中的先进经验，制订切实可行的方案，把职称档案管理工作提高到一个全新的水平。