信息化背景下事业单位文书档案管理优化研究

文·陈秀红

作为事业单位不可或缺的基础保障和流程环节，档案管理工作是否受到重视和发挥了应有的作用，越来越成为影响事业单位健康快速发展的重要因素。而文书档案管理工作又是事业单位档案管理工作的关键部位，可谓是工作的“重中之重”。文书档案指的是由日常工作通用文书转化而来的档案，包括命令、指示、决定、布告、请示、报告、批复、通知、信函、简报、会议记录、计划和总结等，它既是对过去经验的总结，也是对未来工作发展作出指示的重要依据。过去，事业单位文书档案多用纸盒外包纸质保存，数字存储只是作为附属和补充的部分。但是，随着信息科技的发展，社会认知和电子认证水平的提高，事业单位文书档案的管理标准和管理规程都发生了相应的改变，如何适应新时代的要求去优化文书档案管理内容和方式，成为摆在事业单位档案管理人员面前十分紧迫且重要的课题。

一、信息化对事业单位文书档案管理的影响

进入新时代，以新技术、新产业、新业态、新模式为核心的新经济蓬勃发展，迅速改变着人类的生活，也引领着时代的颠覆性变革。群体、技术和生产要素等的跨界流动，使信息化、数字化成为指导事业单位文书档案管理的重要指标，而传统的文书档案纸质存储管理面对新的要求存在很多的不足之处。当下时间和资料都是非常重要的资源，而传统的文书档案管理内容和形式比较繁琐，需要大量的人力、物力、时间等资源，而且在整理档案的时候容易出现一些不被注意到的差错；存档之后也会出现一些问题，比如当我们需要查阅档案时，就要从大量的资料中寻找、搜索，再一次的浪费人力、物力和时间资源；保存过程也会出现一些困难，随着时间的流逝，档案资料越来越多，就意味着需要提供更多的空间来储存，而且还需要进行经常性的检查，如防潮、防蛀、防火、防盗等，这就增大了工作的难度和数量。

信息化的文书档案管理则会有效地解决这些问题，而且新技术、新模式的革新已足够支撑信息化文书档案管理的需要。一方面，信息化可以增加文书档案的保存种类和数量，不再因为时间空间的原因而受到限制；另一方面，信息化管理会大大消除管理者对文书档案安全问题的担心，至少不需要担心潮湿、虫蛀、烧毁这些问题，大大增强了档案保存的安全系数；并且在存储、提取和利用档案时，不需要以往那么大量的人力资源，只需要搜索提取信息即可，节省了时间和精力，极大地提高了文书档案管理工作效率。

二、事业单位文书档案管理信息化存在的问题

任何事物在发展的过程中都会经历一个质疑与实践的阶段，利用信息化对事业单位的文书档案进行管理也遵循这一规律。信息化技术是在短时间内迅速兴起的，对于已经习惯传统的文书档案管理的事业单位工作人员来说，短期内很难接受这种新型的管理方式。因而，当事业单位文书档案信息化被广泛推广的时候，会伴随出现一些问题。

（一）事业单位文书档案管理人员的专业意识和专业能力亟待提高

很多习惯于传统的文书档案管理的事业单位工作人员短期内难以接受新的知识和新的技术，专业意识和专业能力提不上去。那么，文书档案管理信息化就成为“空头支票”，难以实现，工作的难度和数量依然和之前一样。而且，在新旧思想观念的交织下，容易出现工作上的矛盾，引发冲突，使得事业单位文书档案管理工作难以顺利开展。

（二）事业单位文书档案管理信息化的硬件设施准备不足

一方面，由于事业单位文书档案管理人员的专业知识、专业能力跟不上去，容易导致已有的设备闲置浪费，随着时间的推移，设备老化报废也是常有的事情；另一方面，不少单位的管理层对文书档案管理信息化不够重视，即使已经出现更加方便快捷的设备，也不会对已有的旧设备进行更新，这就导致文书档案管理信息化停滞不前。

（三）事业单位文书档案管理人员思想固化，很难进行创新改革

事业单位工作任务一般情况下不是很复杂，这就容易导致工作人员处于一种懒散的状态，很少有人会对已经习惯的工作模式进行改变，即使是面对一个亟需改革的内容也会“视而不见”，这就直接导致文书档案管理工作难以持续下去，没有人去运用新的技术创造性地工作，也就没有人能够发现新技术中存在的问题，更不会有人对其进行反馈，这样的环境下，谁又会去“除旧革新”呢？

（四）事业单位文书档案管理信息化制度不完善

在传统的文书档案管理过程中，由于纸质档案数量过多，文书档案管理制度很难做到面面俱到，档案管理工作出现很多问题。即使事业单位已开始布局文书档案管理信息化，却依然会出现一些由于制度不完善而导致的漏洞和问题，让文书档案管理成为困难的事情。例如，文书档案管理信息化在档案保管上可以做到防潮、防火、防蛀，但信息化也是把“双刃剑”，数字化的文书档案资源面临着泄漏的危险，如果文书档案资源的信息安全和保密工作做得不到位，产生的后果是巨大的而且是无法弥补的。

三、信息化背景下事业单位文书档案管理优化

针对上述提出的在当前信息化背景下事业单位文书档案管理存在的问题，提出以下几点建议，希望可以使得文书档案管理工作更好更快更健康地发展下去。

（一）提高事业单位文书档案管理人员的专业意识和专业能力

信息化背景下优化事业单位文书档案管理内容和形式，需要档案管理人员的全员全过程参与，他们的思想和行为直接关系到档案管理工作的质量。所以，事业单位文书档案管理部门要对档案管理人员和相关人员进行专门的培训与练习，从思想到能力上全面提升，让他们意识到自身工作的重要性，通过不断地吸收新的知识、提高专业素养、提高工作效率，实现个人价值和人生价值。

（二）建立完善的文书档案管理制度，保证档案管理的安全性

档案管理工作的核心原则就是维护档案的完整与安全。所以，事业单位要对文书档案管理制度进行修改和调整，一切以维护档案的安全为工作重心，并将文书档案管理制度落到实处，让每一位档案管理人员都熟悉档案管理制度，尽心尽力地做好自己的工作，提高自身的档案管理安全意识，将档案安全和保密工作做到位，绝不出现内部泄密的情况。同时在信息化背景下，要聘请专业技术人员为档案管理做好外部保障，以防有心之人破坏系统盗取档案资料。

（三）更新升级事业单位文书档案管理信息化的软硬件设施

文书档案管理的软硬件设施配置要做好规划和准备，使档案管理信息化工作可以顺利实施下去，不能因为软硬件设施跟不上而影响到整个文书档案管理系统。在网络信息技术系统的支持下，采购先进的计算机控制设备和数据收集设备，同时保证及时的更新升级，以适应新时代档案管理信息化、数字化、智能化的要求。

虽然信息化运用于事业单位文书档案管理的时间并不是很长，而且也存在一些问题需要去解决。但随着社会经济的不断发展，网络信息技术已成为未来发展的主要趋势和工作学习生活的必需，目前遇到的问题只是一些小问题，只要及时采取科学、合理、有效的措施，将这些问题一一解决，事业单位的文书档案管理工作也将更加有效率和质量。在新科技不断取得突破的情况下，在事业单位文书档案管理人员思想不断变革和提升的回应下，文书档案管理信息化在事业单位管理流程中也将成为不可缺少的关键一环，以使文书档案管理不论收集整理还是提取利用，都能以最大的工作效率为其他工作服务，更好更健康地促进事业单位发展。

●参考文献●

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