新形势下流动人员人事档案管理研究

文·张晓楠 韩建

根据国家卫计委发布的《中国流动人口发展报告2017》，在2011-2014年间，我国流动人口数量一直保持逐渐增加的态势。人口迁移流动已经成为我国人口变动的重要因素，并对流动人才人事档案管理等产生了重大的影响。2018年全国高校毕业生人数达到820万，创历史新高，构成了流动人员的主体。为加强流动人员人事档案管理，促进人员合理流动，维护流动人员合法权益，笔者以高校毕业生为例，对其档案寄存、流转中的问题进行分析，希望能为流动人员人事档案管理工作建言献策。

一、当前流动人员档案管理现状及问题分析

（一）流动人员档案管理现状

流动人员档案是组织形成的，其主要记录和反映了人员社会经历及德、才、绩、能等情况，是以个人为单位集中保存的文件集合体。流动人员档案不仅是人力资源管理的重要工具，也是维护公民合法权益的原始凭证。流动人员人事档案是国家档案的重要组成部分，属国家所有，具有专业性、政策性、政治性、服务性、管理性及科学性等特点。如今，随着我国社会制度的不断完善和健全，流动人员档案管理工作已取得长足进步，档案管理内容不断丰富，覆盖面也日渐扩大，档案管理服务水平及效益明显提升，从多个维度为社会经济发展提供了良好的服务与支持。

（二）流动人员档案管理存在的问题

尽管我国流动人员档案管理成绩显著，但从实际来看，也存在不少问题。

第一，流动人员人事档案管理欠缺规范性。“三龄两历一身份”是人事档案的核心，这部分内容也最容易失真。但因为流动人员的档案来源多、结构复杂，加之当前我国流动人员人事档案由组织、人社、教育等部门多头管理，各级人才服务机构和各地市的职业介绍所、劳务人事代理机构等，有的隶属人力资源和社会保障部门，有的并不具备人事档案管理资格，但他们也在违规进行流动人员人事档案社会化管理工作，在这种情况下，难以实行流动人员档案规范化管理，这不仅极大地威胁着档案的真实性与安全性，降低了档案更新与利用效率，也减弱了档案的严肃性与公信力。

第二，档案材料收集难，归档信息欠缺完整性。人事档案涵盖人员的学历、政治面貌、奖励与惩处、工作经历等十大内容，真实性、完整性是人事档案的基本特征。但在实际中，流动人员流动性强，高校在学生毕业后，未及时根据档案管理的相关规定，将毕业生档案转移至人才服务中心，不少都是由学生本人自行保管。用人单位在聘用流动人员后，对于流动人员在本单位的档案材料收集与归档不重视、不及时，导致档案材料很难收集完整，给流动人员日后的职称晋升、干部选拔、工龄认定等带来诸多问题。

第三，档案转递不完善，人档分离现象突出。由于流动人员具有较强的流动性，档案传递工作在其人事档案管理中占有重要地位。然而，由于受到种种因素的影响，流动人员人事档案转递工作很不规范，存在内容不完善、转递随意、移交不及时或个人代为移交等现象，经常发生档案缺损、涂改和遗失，“死档、黑档”等情况也不乏鲜见。

第四，人事档案管理信息化水平低，档案管理人员专业素养不高。传统的档案都是纸质档案，管理需要花费大量的人力、物力、财力，而且查询与利用也非常不便。随着流动人员档案数量急剧增加，档案管理任务也越来越重，迫切需要提高人事档案管理信息化水平。有的人才服务机构开始使用专门的档案管理系统及软件，但在档案资源利用等方面，还处于探索与尝试阶段。在传统的档案管理理念影响下，档案管理人员老龄化严重，不少管理人员专业技能与职业素质不高，无证上岗现象普遍，导致流动人员档案管理比较低效。

二、完善流动人员档案管理工作的对策

（一）科学设置档案管理机构，健全流动人员人事档案管理制度

在新形势下，应立足档案管理现状，根据人事档案管理中存在的问题，加强对流动人员档案管理的指导。应积极贯彻落实《中共中央组织部、人力资源社会保障部等五部门关于进一步加强流动人员人事档案管理服务工作的通知》（人社部发〔2014〕90号）精神，坚持集中统一、归口管理，成立专门的流动人员人事档案服务机构，赋予其唯一的档案保管权。人事档案服务机构本着科学、标准、规范、精简的原则，合理设置内部各部门，并明确责任、权限与目标，强化监管，以提高人事档案服务机构的工作效率与服务质量。同时，还要健全流动人员人事档案管理制度，对传统的人事档案管理制度进行改革，完善流动人才人事档案转入、转出、利用各环节的管理制度，使流动人员档案管理有据可依，并使之更加科学化、标准化、规范化。

（二）强化档案材料收集整理工作，严格转递手续

流动人员的流动具有很大的随机性、无规律性，要确保流动人员档案的真实性，需要建立健全人事档案收集、保存、转递等管理制度，完善流动人员人事档案的收集网络，通过跟踪收集、定时收集、补充收集等多元方式，来确保流动人员档案内容完整。人才服务机构应主动与用人单位保持密切联系，对流动人员的档案实行动态化管理。规范流动人员人事档案接转和利用，用人单位应严格执行档案管理相关规章制度，认真、负责地做好流动人员的人事档案材料收集归档整理工作，确保档案内容完整、准确。同时，采用机要信件的方式投递人事档案，人才服务机构不得接收流动人员自带的档案材料。

（三）增加资金投入，实现档案信息互联互通

各级人力资源社会保障部门、教育行政主管部门、高等院校应结合实际情况，完善流动人员人事档案基本公共服务经费保障机制和基础建设，增加人、财、物及政策等方面的扶持，以改善档案室的硬件水平，将档案室建成符合“十防”要求的标准档案室。采用信息技术来实现人事档案信息化管理，整合已有流动人员人事档案管理软件，兼容和完善人事档案信息数据库，对流动人员人事档案进行动态化管理。同时，还要构建信息化查询系统，建立公共联网系统，遵循“集中统一，归口管理”的原则，整合各类流动人口的人事档案，统一保存，统一管理，实时更新档案信息，大力推行“一站式”服务，为流动人员解决后顾之忧，逐步实现网络互联互通，信息资源共享。

（四）加强档案管理人才队伍建设

档案管理人员职业素养在流动人员档案管理中起着关键作用，在实践中应选拔政治素质高、业务能力强的人员，推进档案人员持证上岗制度，来提高档案管理队伍整体素质。同时，还要加强岗位培训、管理与考核，制定培训计划，学习最新的档案管理知识和理念，掌握现代档案管理技术与技能，从而不断提高档案管理人员的综合素质。

综上所述，流动人员档案管理非常重要，在新形势下，人才流动公共服务机构必须根据流动人员的新特点，不断对流动人员人事档案管理手段和方式进行创新，在维护人事档案的真实性、严肃性的前提下，保证档案的利用效果，最大程度的发挥档案的原始参考凭证作用，为组织和个人在干部选拔、人才评价、职务晋升、待遇认定等方面提供有力证据，更好的服务于为经济社会发展中心工作。