乡镇综合管理语境下档案管理规范化问题分析

文·潘伟

乡镇档案管理工作是乡镇机关的重要工作之一，但由于乡镇人员和资金实行综合管理，经济利益及考核导向的侧重性强，导致档案管理工作得不到应有的重视，一直处于边缘的地位，存在一些问题。面对档案管理规范化要求日益迫切现实，分析探讨如何在乡镇综合管理语境下实现档案管理的规范化十分必要。

一、乡镇综合管理语境

语境即语言环境，是指人们在说话时所处的状态，包括自然环境、社会环境或人的心境。语境对人们的行为主要起到限制和补充作用。限制作用是将探讨的话题限制在人们所处的环境中，实事求是，不偏离实际；补充作用即对于人们所做出的结论或者决定进行解释，即在什么样的环境下人们才做出的决定或结论，防止解读失误或过度解读。本文所指语境是指人们所处的社会环境即乡镇机关综合管理的大环境，即把档案规范化问题的探讨限制在乡镇机关一级。

乡镇是我国进行社会管理最低层次的政府单位，截至2015年底，我国共有乡镇级行政区划单位近四万个。乡镇政府实行部门化管理，即以部门牵头的形式主导工作，因此乡镇政府的科室很多，包括党政、组织、宣统、妇联、工会、纪委、武装、乡建、财政、民政、社保、信访、计生等。但乡镇人员招考不是按照部门单位需求一一对应，而是以“综合管理岗”的形式面向符合基本条件的人员进行招考，招考完成后在乡镇先实行综合管理，然后再安排到各个部门。它与县级以上部门招考最大的区别在于，没有专业和工作年限要求，只要符合最基本的学历要求、年龄要求即可。综合管理岗的实习期一般会安排在党政办公室，处理各种与乡镇有关的纷繁复杂的事务，锻炼基本的人际关系处理、文件处理、事务办理能力，为以后从事各种部门工作打下基础。

除了人员的统一调配，乡镇综合管理还表现在资金的统一管理，即上级给予乡镇的预算是以乡镇为整体进行的（个别专门预算除外），而不是按照单个部门进行资金预算和拨付，各个部门没有自己专门的资金预算。乡镇资金支出紧紧围绕着乡镇的主要工作，各个部门如果需要资金只能在全镇为一体的大格局下申请，领导会按照乡镇工作各个部门的重要性、各项工作的紧迫性来安排资金的使用，这对于一些边缘化的部门极为不利。

二、乡镇档案管理存在的主要问题

基于乡镇综合管理的现状，目前我国大多数乡镇档案管理信息化还存在一些问题，主要有以下几个方面。

（一）资金拨付偏少，导致硬件设施配套不全

乡镇档案管理的信息化首先需要解决的就是硬件设施的配备。档案管理信息化需要有标准的档案室、微机、扫描仪、复印机、传真机，出于保密性的要求，需要专人管理，并不得用于其余事务。建设、购买以及保养这些设备，对于一个普通乡镇而言会是一项很大的支出。由于档案管理硬件设施的资金投入比较大，又没有经济效益的直接体现，很难得到财政支持。因此，乡镇档案管理的信息化普遍得不到足够的重视，一直处在边缘化的境地。

（二）人员综合管理，导致专职管理人员缺乏

档案管理是一项专业性很强的工作，需要由专门的人员来从事。但是目前在乡镇从事档案管理的工作人员，是档案专业出身或者经过专业档案管理培训的比较少，这是其一。其二，乡镇机关只设一个档案员，还是兼职的，连本机关档案资料都难有时间和精力收集整理， 更无法对所属的二级立档单位进行督促、指导和管理。其三，档案工作因其清贫辛苦、枯燥繁杂、为人作嫁衣而难以留人，导致档案人员变动频繁，新手多，业务不熟。因此，在乡镇从事档案管理的人员，一般是在事业心偏低或者年龄偏大且不担任领导职务的老同志中选择，而那些学历高、年轻有为、事业心强的男同志不但自己不愿意去从事档案工作，领导也不会将其派到档案管理岗位上工作。

（三）缺乏专业素养，导致专业化水平偏低

档案信息化管理是一项知识性和技术性相融合的管理活动，它需要档案管理员既懂得相关的档案管理知识，具备相应的档案管理专业化素养，还要拥有一定的计算机水平，懂得如何去使用计算机来进行档案管理。档案管理信息化的着力点在于信息化、专业化，而信息化是需要很强的技术支撑，最起码要熟练掌握信息技术硬件设备的使用。但目前乡镇上既能熟练的运用信息技术，又具有较高的档案管理专业素质的人员较少。

三、乡镇档案管理规范化发展路径

（一）硬件设施的标准化

档案管理需要配备必要的硬件设施，这些硬件设施的配置要体现标准化的特点。硬件设施的标准化主要包含，配备专门的档案室，确保专室专用，不得再有其他用途；配备标准的档案柜、档案盒、档案卷皮等装具；配备保密电脑、复印机、打印机、扫描仪；配备防水、防火、防虫、遮阳、温湿调控、保洁等设备。这些设备一定要按照国家标准来购置，不能任意随性。

（二）软件设施的信息化

档案信息化管理是运用现代化的信息技术，来实施档案信息资源收集、整理、开发、利用的智能化。档案信息化建设主要包括建设标准化、存储数字化和利用网络化。这其中，档案管理软件是档案信息化管理的灵魂，软件的配备一定要体现信息化的特点，并充分结合本部门的实际，使其真正地好用、能用、实用。

（三）从业人员的专业化

档案管理从业人员的专业化，是档案管理在“人”这一因素上最本质的要求，它是档案管理之所以成为档案管理的题中之义。档案管理人员的专业化主要有以下几个特点，即有科学的工作计划，明确的管理目的，以保证档案管理健康有序地进行；有健全的管理制度，有力的组织协调能力，合理的责任分工；有完善的档案管理工作思路，熟知档案收集、审核、整理、归档、查阅、移交、销毁等一系列工作程序；熟悉档案管理岗位职责，较好的职业道德素养，并热爱档案管理工作。

（四）考核管理的科学化

考核管理是体现一个单位工作效果的重要手段。它可以有效地评价工作价值、核实工作效益，让被考核人员心存压力，产生动力。乡镇党委政府应把档案考核管理纳入乡镇季度考核、年度考核中；根据档案管理工作特点，制定明确的管理考核方案，明确工作措施；科学运用考核管理结果，奖励先进、鞭策后进；对于考核管理中发现的问题，及时总结经验、查找不足。

乡镇档案管理是一件即简单又复杂的工作。简单在于乡镇档案管理工作本身十分单纯，复杂在于乡镇档案管理工作需要一定的人员、资金、时间支持，这涉及到乡镇党委政府工作的全面统筹安排。因此，单纯从档案管理部门层面提出“硬件设施的标准化、软件设施的信息化、从业人员的专业化、管理考核的科学化”四个方面的规范化路径，还存在一定的缺陷和不足。要彻底解决乡镇档案规范化问题，更需要上级档案管理部门的顶层设计，乡镇党委政府人员资金的积极协调，档案管理部门工作人员的热情配合，三者合一才是解决之道。