探析综合医院医疗科研档案的管理工作

文·白永梅

医疗科研档案是记载和反映医疗诊治过程中医学科研工作的重要史料和证据，是医院进行医疗科学研发、科学管理的基础，是现代医学技术发展的重要保证。医疗科研档案是否真实、齐全、准确、完整，将直接影响到综合医院科学技术研究、疑难杂症诊治方案与教学实验质量以及医疗科技事业的健康发展。针对目前医疗科研档案管理的现状及本人实践，现就综合医院医疗科研档案管理工作做一些粗浅的探讨。

一、医疗科研档案的主要内容及特点

医疗科研档案包含医疗科技项目的选题设计、实验整理和分析、临床研究和应用等过程中形成的各种文字、图表、声像材料。具体包括项目开题报告等立项材料、研究过程中的原始记录等材料、临床应用形成的材料、课题小结材料、成果申报与鉴定材料等档案信息，以及涉及到医学科研制度、医疗法律法规和相关的科研管理文件等科研工作所必需的重要的参考资料，具有专业性、成套性、原始性等特点。不同的科研项目，形成的档案材料也不同，需要工作人员认真甄别，区分不同价值，分类保管。

同时，医疗科研项目往往需要多学科、跨专业合作，因此医疗科研档案具有突出的学科特点及较强的专业性、前沿性和科学性。另外，一般医疗科研项目的研究周期较长，为保证医疗科研项目档案材料的有机统一和齐全完整，必须分阶段、区分专业进行归档整理，保证医学科研项目档案的连续性、成套性和系统性、完整性。

二、综合医院医疗科研档案管理工作存在的问题

（一）医疗科研档案管理意识缺乏

首先，地市及以下医院大多没有专门管理科研档案的工作人员。医疗科研档案作为整个医院档案的组成部分，一般由综合档案室人员统一管理。由于科研档案专业性强，而兼管人员又不具备相应专业知识，很难做到收集齐全、分类科学。

其次，医疗科研项目的专家团队，主要以临床科研相结合的方式进行科学研究，重临床实践效果及科研数据分析，对医疗科研档案资料缺乏应有的重视及存档意识，使得许多基础资料、原始数据、医技检查的图像、图表等档案材料的收集相对滞后，甚至出现混乱、缺失、损坏等人为事故，增加了档案系统整理的难度，甚至造成了不可挽回的损失。

再次，由于医疗科研项目本身具有潜在的内部竞争特点，一些医疗科研人员因为个人荣誉及知识产权的保密性等原因，将医学科研资料私自留存，不上交医院科研管理部门。

上述原因导致应该共享的科研资源不能及时、完整地归档，从客观上影响了医疗科研档案归档的完整性和准确性。

（二）医疗科研档案管理机制不健全

医院的综合档案管理机制比较健全，但医疗科研档案管理制度、监督机制、奖惩制度相对薄弱和落后。比如，由于缺少科研档案材料归档时间、归档质量、归档内容的具体要求，加之科研人员不重视归档工作，导致归档不完整、不齐全、不及时。由于档案人员配备较为随意，不能按需配备，采用兼职的管理方式，且存在人员流动性大、人员编制不足等状况，致使在医疗科研档案归档工作中，档案部门与科研管理部门沟通不及时，对于接收的材料是否完整不能做到心中有数，无法完成同步和把关处理。

（三）医疗科研档案管理人员专业水平不够高

地市及以下医院普遍缺少医疗科研档案管理专业人员，现有的档案管理人员也大多是从护理、行政、医技等部门转岗过来的大龄兼职档案员，其文化程度、理论水平、专业素质等参差不齐，难以满足新形势下医院科研档案事业发展需求。

（四）医院科研档案管理信息化建设滞后

由于管理人员知识结构、观念相对落后，信息化管理技能不高，不少医院科研档案管理依旧采用传统的手工管理方法，已远远不能适应工作需要。办公自动化系统的运用，并没有发挥出计算机在医院科研档案管理方面的优势，医院未重视科研档案信息资源的深入开发和研究，投入人力、物力、财力不足，使得医院在科研档案管理信息化上还处于初级阶段，导致工作效率、技术含量、信息利用率低，无法完成全文检索、资源共享等重要大数据时代下的先进信息化管理模式。

三、改进医学科研档案管理工作的几点建议

（一）强化档案管理意识，健全档案管理机制

一是加强对《档案法》《科学技术研究档案管理暂行规定》等档案法律法规的学习宣传，进一步提高全员档案意识，转变传统观念、创新管理机制，逐步提高领导者、科研管理部门、档案管理部门对科研档案工作重要性的认识。

二是完善档案管理机制，构建科研档案管理网络体系；建立健全科研档案管理规章制度，明确医学科研档案归档收集范围；形成可操作性强的科研档案长效管理机制，明确科研管理部门和档案管理部门的职责，落实岗位责任制，科学合理地制定档案的归档范围和归档时间，使档案工作有法可依、有章可循。

三是加强业务监督指导，使档案管理工作有序、高效运行，为医疗科研工作提供优质服务。

（二）加强对重大科研课题档案材料的跟踪收集

科研人员肩负着繁重的科研任务，在档案管理工作上投入的精力和时间有限，难免出现科研档案的材料积累、收集有遗漏或对应归档的材料把握不准等失误。因此，档案部门应将工作重心前移，根据科研档案形成的特点，按照前端控制和全程管理并重的原则，将工作融入到科研活动的各个时期、各个环节中去，加大监督指导力度，让科研管理人员了解掌握档案工作的特性与要求，实现科研档案资料的全面收集和统一管理。针对目前临床医务科研工作者重申报、轻验收的实际情况，档案人员应在跟踪过程中与科研管理人员沟通，保证科研档案的完整性、准确性、系统性。档案部门还应加强同科研管理、人事等职能部门的联系与沟通，及时掌握科研课题的整体进程，同时在科研人员的调动、晋升、考核等方面把好关，将档案管理水平纳入个人考核指标，把档案材料收集是否及时、规范以及案卷质量是否达标等作为个人考核、评优、升职等的参考条件，促使科研人员重视归档工作。

（三）加大科研档案管理与利用的创新力度

管理和利用好档案是保证医学科研工作顺利进行的重要方面，医疗科研档案信息资源的高效利用可以促进医院的科学研究和项目交流。要积极稳妥推进档案数字化建设，不断提高科研档案的管理和利用水平。加快软硬件基础设施建设，加大资金投入，积极创新档案管理信息化平台，对科研档案管理利用价值进行深入探讨、开发，构建多样化信息数据库，在数字化档案资源的支持下，提供多元化的档案信息查阅服务，充分利用大数据分析技术，切实提升档案信息的利用水平与效率。分析利用者的需求性质，以及医疗科技档案信息的特点和档案部门的自身条件，合理、科学设计和选择提供服务的方式方法，促进档案管理工作的规范化、科学化。

（四）全方位提升档案管理人员的素质

医院科研档案管理人员是完成科研档案管理工作的主体。针对目前存在的问题，提高医疗科研档案管理人员的整体素质和水平是一项重要而紧迫的任务。医院领导应高度重视、加大投入。一方面，加强对科研档案人员的业务培训，保证其接受完整、系统的档案管理培训，不断丰富档案管理理论知识，提高档案管理的实际操作水平。另一方面，要加强职业道德建设，提高档案意识和工作责任心，提高保密意识，严守职业操守，保证医院科研成果安全，同时将引进和培养高素质档案管理人才作为搞好医疗科研档案管理工作的一项重要举措。要搭建平台为医疗科研档案管理人员和科研人员之间加强沟通交流提供便利，使档案工作人员能够获取更多医疗科研项目方面的专业知识，了解医疗科研人员的实际需求，以便提供更优质的医疗科研服务。

医院科研档案是医院档案的重要组成部分，具有特殊的保管和利用价值，医院档案管理部门只有与时俱进，不断探索科学管理方法、创新管理模式，稳步提升医院科研档案管理的整体效率和质量，才能够让科研档案发挥更大的社会效益和经济效益，为医院的转型升级和现代化管理水平的提高提供更大的技术支持。