利用“互联网+”创新档案利用服务工作

文·夏萍

随着“互联网+”与传统工作方法融合的普及，档案馆的服务理念、管理模式和行为准则都面临前所未有的挑战和冲击，创新思维和构建新的服务体系，成为档案馆亟待解决的一个现实课题。“互联网+”的应用将为档案智能化提供有力的支持，增强新的发展动力，促进档案事业升级换代。档案工作者要充分树立用“互联网+”的精神、技术、方法来指导处理档案创新工作的思想，才能与时俱进。

一、档案利用服务网络化存在的问题

我国的档案网站信息资源建设目前已经初具规模，是现代档案馆自我展示的窗口，是档案馆服务在时间和空间的延伸。档案网站现在信息资源总量逐年增长，应在确保档案信息安全保密的前提下，加快信息传播速度，提高服务质量和档案部门形象，实现档案馆档案信息社会共享的基础平台。但由于技术、资金、人才等各种原因，国内档案网站信息资源建设过程中仍然存在不少问题，影响了信息资源的利用。

（一）各档案馆利用服务网络主要是内部独立的局域网，没有形成联网

据调研，各级档案馆网站信息资源现仍处在各自发展阶段，没有形成全国性的档案信息网络体系，基本处于各行其是，各自为政的局面。各级档案部门之间的上下联动、横向联动，通力合作、合理共建的工作局面没有形成。目前，各档案馆将本馆已数字化的档案数据上传到服务器，形成不同的数据库，用来满足本辖区群众的查询要求，但一般不能满足跨市、跨省等异地查询。比如，原在李沧区居住和工作的居民搬迁到其他地方居住，他查阅自己的档案信息还需要回李沧区查询，群众就要来回跑。运用“互联网+”技术后，他就可以到就近的档案馆进行查询了。但现在运用“互联网+”技术还受到基础条件、专业人才等方面的制约，这种新的档案查询利用服务方式还没有得到普遍地开展。

（二）从网站服务定位上看，缺乏服务导向

建立档案网站的定位是以便民服务为目的，应充分利用互联网为社会公众提供已公开的档案信息、已公开的现行文件及其它政府公开信息服务。根据档案工作发展的需要，结合网络技术发展实际，要从提高质量上入手，在网络上建立档案信息服务中心，加快扩充民生版块，内容要丰富，实用性强，应对现有的网上资源进行整合归类，包括不同载体、不同类型的信息资源之间的整合以及本地资源与远程资源之间的整合。目前的档案网站定位主要面向档案界，网站信息内容大都专业性强，内容多为工作动态、查档指南、主要馆藏目录等。群众登陆档案网站也不仅仅为了了解你这个部门的职能介绍，你的工作动态，更重要的是要解决自己的实际问题，所以群众对档案网站访问量极低。建网站不能只是为宣传自己而建，而是要面向广大人民群众，没有实质性的信息内容，起不到为群众查档、解决问题的作用。

（三）从网站提供的服务范围上看，许多网站提供的资源贫乏，缺乏创新

大多数档案信息网站一般只提供信息动态、少量照片档案等，很少有视频档案、电子邮件服务、文件传输服务、远程登陆查询等。应从本部门本地区的实际出发，把网站办出特色，显示档案工作的亮点、创新点，对群众利用切实做到全覆盖。比如，群众可随时随地通过电脑和手机观看各档案馆工作的最新动态、观赏微展厅、了解地方文化风土人情、查询档案业务等，通过先进的“互联网+”网络技术，实现档案资源的共享。

（四）从网站提供的服务功能上看，检索功能不健全

档案网站普遍采用的检索工具过于简单或专业化，检索方式单一，群众很难通过输入关键词或任意词进行检索，甚至是跨字段检索。而过于专业化的档号等检索方式对普通用户来说难度太大，在一定程度上限制了非专业用户对档案信息资源的获取和利用。大多数档案网站的检索能力普遍较弱，有的仅仅是一个网页，根本不具备检索功能，有的则是页面上虽有检索工具，但无法检索出结果，因为缺乏完备的数据库支撑。档案信息检索仅局限于案卷级或目录级，无法深入。

二、提高档案网站利用服务水平的对策

在档案信息普遍数字化、网络化的今天，全民档案意识和信息意识全面提高。为社会公众服务是档案网站信息资源建设的目标，也是档案网站建设的出发点和归宿。档案部门要始终坚持“以群众为中心”的理念，充分发挥网站的作用，对现有资源进行梳理，不断扩充民生资源，不断开辟网上服务的新项目新功能，才能更好地满足不同人群的需求。要对档案网站信息资源建设与利用过程中存在的问题保持清醒的认识，正视这些不足，采取有效措施，改变目前这种状况。笔者认为可以从以下几方面做出改进。

（一）对全国档案网站信息资源进行整合，加快实现信息资源共建共享

在全国档案系统范围内应进行顶层设计、总体部署，明确要求各级各类档案馆参与档案互联网网络建设，在数据库结构上、接口上做出统一要求、整体推进，做到全国档案一盘棋，达到档案资源共享。使异地查档群众在全国任何一家档案馆都可查阅到自己需要的档案，不用来回奔波了。

（二）积极稳妥推进档案馆管理信息化、馆藏数字化

1.档案管理信息化、数字化，是建立在计算机数字化管理基础上的，包括了各个具体业务环节的信息化、数字化问题。档案信息数字化就是指利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段，将纸质文件、声像文件等传统介质的文件和已归档保存的电子档案，系统组织成有序的档案信息库。经过数字化处理后，档案信息提高了计算机检索速度，节省档案存储空间，缓解库房紧张的压力，减少档案原件（特别是珍贵档案）由于频繁使用而造成的磨损。在确保档案信息安全保密的前提下，将档案信息以网络化的方式互相连接、提供利用，充分发挥档案馆的信息优势，丰富网上信息资源的内容和数量。加强档信息资源的开发与利用，为档案馆开展特色服务创造条件，实现档案信息的资源共享。

进入21世纪以来，档案部门的工作重点主要是档案信息化、档案数字化、电子档案管理和数字档案馆建设等，发展速度快，效果显著。但随着移动互联网、云计算等的发展，就不能停留在一般意义上的数据了，也要形成大数据，才能形成创新和提高的前沿方向。同时，不断加强档案收集整理工作，力争档案的门类、载体齐全完整，只有掌握丰富齐全完整的原始资料，才能形成高质量的档案信息资源，才能在提供利用上掌握主动权。

2.严格按照《电子文件归档与电子档案管理规范》等标准规范，将电子档案进行归档、整理、分类，不断丰富档案信息数据库，为档案网络化利用打好基础。对网上群众利用率高的视频档案等，尽快数字化，挂接到网站上，最终转换成标准化的数据格式，为实现全文检索打好基础。

3.档案馆除建立网站外，还可以开通微博、微信、电子邮件服务、文件传输服务、远程登陆查询等新媒体服务平台，主动发布档案信息，融入信息化社会发展，为群众提供“零距离”的档案信息服务。

（三）通过培训提高档案专业技术人员的信息化素质

虽然现在的档案人员对信息技术应用的熟练程度比前几年有所提高，但仍与当今飞速发展的网络服务不相适应。档案网站的建立、管理、维护、联网利用，数据库的建立和维护、电子文件、电子档案的安全问题，应用计算机技术、光盘技术、网络技术、缩微摄影技术等，都需要高素质的专业技术人才。在编制受限，不能大量引进专业人才的情况下，可对现有的档案专业技术人员经常进行培训来加以深造，并通过相关信息技术知识的学习、技能培训，不断提高档案人员的信息化素质，努力破解人才对档案信息化发展的制约。