浅谈大数据技术时代档案信息管理思维与方式的变革

文·彭婷婷

大数据技术是时代发展的产物，对社会的各个领域以及各个行业的发展具有重要意义。对于档案信息管理人员而言，充分利用各种大数据技术，对档案管理思维及方式等进行变革，进而提升档案管理工作的效率，确保档案管理工作的质量，是亟待解决的课题。

一、大数据技术时代档案信息管理思维的变革

管理人员的思维方式对档案管理工作具有重要影响。随着社会的不断进步，传统的档案管理思维方式已经无法有效满足时代发展对档案管理工作的要求。在过去，档案管理工作比较注重文字馆藏，忽略了档案资源范畴以及信息形式的变化，很难对信息价值进行充分挖掘，降低了档案信息的实用性和实效性。所以，在大数据时代背景下，档案管理人员应该变革自己的思维方式，借助大数据技术对档案管理工作进行创新，具体体现在下述两个方面。

（一）大档案观

大档案观指的是对档案信息类别以及范畴等进行拓宽，将各种文件、各种信息、各种数据、各种多媒体资源等都视为档案，并对它们进行收集，再对其进行数字化，通过信息技术以及网络技术等建立统一的、完整的档案数据库。要想实现这一目的，就必须对管理思维进行变革，对智能化技术、大数据技术以及云计算等进行充分利用，完善档案数据系统，丰富档案信息概念，对有价值的档案信息进行充分提取，加强数据处理，确保档案管理工作更加系统化、自动化、现代化。在计算机技术、网络技术等的影响下，对各种原始数据进行收集、分析、计算，充分挖掘它们的潜在价值，进而为后续的经营决策奠定良好的基础。

（二）大服务观

大服务观指的是对传统的服务理念进行转变，由过去的“为国管档、为党守史”转变为新时代的人本化服务，树立以人为本的服务理念，增强档案服务的多元化与开放化，满足客户对档案的差异化需求，并根据他们的需求，对各种档案资源进行充分挖掘，增强档案信息的服务能力，进而为群众提供优质的档案服务。所以，档案管理人员应该对被动式的档案服务理念进行变革，以群众为中心，将其需求作为导向，借助大数据技术对群众行为中所隐含的档案信息进行充分挖掘，了解群众档案需求，全面实现档案信息对群众的价值[1]。

二、大数据技术时代档案信息管理方式的变革

档案管理工作具有众多任务，比如信息收集、信息整理、信息检索以及信息存储等，同时它也具有很多的社会职责，例如社会记忆、文化传承以及信息服务等。在过去，档案管理方式通常都是扁平化的、孤立的，没有对海量数据进行有效管理，进而产生了一些死档案、低价值档案的情况，为档案管理工作带来了一些不利影响。所以在大数据时代背景下，管理人员有必要对档案信息的管理方式进行变革。

（一）收集方式的变革

在档案管理工作当中，档案信息资源占有重要地位。大数据时代的到来，为档案信息资源的收集工作带来了极大的便利。首先，管理人员应该对信息收集类别进行拓宽，增强对纸质档案收集的重视，加大对电子档案的收集力度。数字化的产生对资源存储载体进行了转变，使得档案信息增强了对电子设备的依赖。在这种时代背景下，应该拓宽档案信息的收集范围，对数字、文本、符号、图片、电子邮件以及网页文档等资源进行充分挖掘，寻找有价值的档案信息。其次，现阶段的档案管理部门正朝着多元化的方向发展，其职责主要是对社会组织资源以及个人档案资源等进行整合，实现档案资源共享，提高档案资源的利用率。所以应该将档案管理部门与社会进行有效结合，共同完善档案信息资源建设。再次，管理人员应该对信息收集方式进行转变，对计算机技术、数据技术以及网络技术等进行充分利用，通过用户推送以及网络抓取等方式，将档案信息收集工作进行实时化与分类化，确保归档的质量与效率。对数据挖掘、云计算以及自然语言搜索等人工智能技术进行充分利用，对档案资源进行有效采集、存储、分析及检索。比如对于档案数据收集而言，可以对文本挖掘技术进行充分利用，借助智能分析系统以及关键词搜索等，可以在海量数据中对各种网络资源进行搜索与提取，增强了档案检索的便利性与快捷性。最后，应该实现档案信息资源的全过程管理。利用大数据技术实现不同档案资源的结构化转变，按照各个业务系统，建立相应的档案数据库，对各种档案信息资源进行整合，使档案信息朝着数字化、结构化以及电子化的方向发展。利用云计算技术对中国档案云进行建立，对档案资源进行充分整合，对档案数据库进行完善[2]。

（二）服务的开放化和智能化

对被动化的服务模式进行转变，增强档案服务的主动性，提升档案的数量与利用效率，全面发挥档案的作用。将大服务观作为导向，对大数据技术、智能技术以及云计算技术等进行充分利用，减少对经验的依赖性，按照数据分析以及处理结果等，为群众提供优质的档案服务。同时，也需要对群众数据进行充分挖掘，满足社会对档案管理工作的全新需求，通过大数据技术对群众日常行为进行全面分析，感知群众的服务需求，对档案馆中群众身份以及档案使用记录等进行有效整合，按照群众行为轨迹、搜索习惯和存储方向等，了解他们的隐性需求，利用大数据技术对档案信息资源进行充分挖掘，进而为群众提供优质的服务。借助数据分析技术，对一些孤立的、分散的数据信息进行整合，在相互关系的原则下对业务发展进行有效指导，在复杂的关联中对档案信息和群众之间的关联进行分析，增强群众之间、档案之间以及群众和档案之间的关联性，对群众进行跟踪服务与精准化服务，对档案价值以及用户需求等进行体现与控制，进而增强档案服务的开放化和智能化。

（三）档案管理的安全性与可靠性

大数据技术具有双面性，我们在认清其对档案管理工作带来便利的同时，也应该了解其所存在的弊端。大数据时代的到来对档案信息管理工作的安全造成了威胁，如果数字化档案或者是电子化档案等受到了外来的攻击，那么就极可能带来巨大损失，所以管理人员应该做好档案管理的安全防护工作。首先，可以利用物理防护措施增强档案管理基础设施的安全性，比如档案馆以及档案管理系统等的安全性。其次，需要打造一支具有责任心、专业性极强的档案管理队伍，对档案管理人员进行专业化培训，提升他们的综合素质以及对档案数据的收集、分析、检索、挖掘等能力，利用数据可视化技术、网络编程技术，增强档案信息管理的安全性与可靠性。最后，可以通过数据备份技术以及各种安全防护技术等对档案信息进行保障，增强它的安全性与完整性[3]。

总而言之，在大数据技术时代背景下，档案管理人员要想对档案管理工作进行创新，就必须对管理思维以及管理方式等进行变革。在管理思维方面，应树立大档案观以及大服务观的思维理念；在管理方式方面，应该摒弃传统的扁平化管理方式，对各种大数据技术、人工智能技术等进行充分利用，对档案收集方式进行变革，增强档案服务的开放化和智能化，提升档案管理的安全性与可靠性，进而为客户提供优质的档案服务。

●参考文献●

[1]张宁.大数据技术时代档案信息管理思维与方式的变革[J].中国管理信息化，2017，20（08）:162-163.

[2]任力.大数据技术时代档案信息管理思维与方式的变革[J].科技资讯，2016，14（32）:23-24.

[3]周婧. 大数据时代背景下高校档案管理模式的变革与优化[J]. 商品与质量， 2017（25）.