信息时代机关文档一体化管理分析

文·耿榛

文档一体化管理，是指将相对独立的文件管理和档案管理工作统一成一个有机整体，将档案管理贯穿文书和档案工作全过程，实现从文件生成到归档的全过程控制。[1]文档一体化的思路和具体实践早在上世纪就已兴起，随着信息技术的迅猛发展，计算机对数据的存储、计算、分析能力大大增强，国家推进信息化和电子政务建设的步伐不断加快，办公自动化系统（OA系统）的应用越来越普遍。信息时代，机关单位的文档一体化管理迎来迅速发展期。

一、信息时代机关文档一体化管理必要性分析

（一）理论基础

1. 文件生命周期理论。“文件生命周期”的概念是美国档案专家菲力浦·C·布鲁斯在1940年首次提出的，1950年，英国档案学者罗吉尔·艾利斯对文件生命周期作了“三阶段论”的划分。他认为文件一般要经历现行文件阶段、暂时保存阶段和永久保存阶段这样一个完整的运动周期。之后，美国前国家档案与文件局局长詹姆斯·B·罗兹又将文件生命周期理论往前推进了一步，他讲文件生命周期划分为四个阶段，即“文件的形成阶段、文件的利用和保护阶段、文件的鉴定选择阶段、档案管理阶段。”他在《档案管理和文件管理在国家信息系统中的作用》一文中指出，文件产生后，首先是作为履行组织职能的工具，然后，当这一职责完成，即文件的实现效用消失或者全部目的已经达成后，需对文件进行价值鉴定，最后，对没有保存价值的文件进行销毁，对具有永久保存价值的文件，作为档案保存，赋予其新的使命。此后，文件生命周期“三阶段论”逐渐被“四阶段论”所代替。[2]

2. 后保管模式。1996年的第十三届国际档案大会上，加拿大档案学者特里·库克强调档案部门应改变工作思路，传统状态下，档案注重的是对实体文件的保管，但立足于当时信息技术飞速发展的社会现状，应将档案工作的注意力转变为对文件、文件形成者以及文件形成过程之间相互关系的关注。之后，经其系统阐述的“后保管模式”在档案学界受到广泛关注，逐步发展并渐成体系。[3]

3. 前端控制思想。前端控制思想是档案学界针对电子文件的出现所带来的档案工作流程和工作内容的变化而做出的理论回应。众多学者对前端控制思想进行过阐述。刘越男认为，所谓“前端控制”，是指针对电子文件的管理，从文件形成之时甚至形成之前（即电子文件管理系统设计阶段）就开始进行管理，一直持续到文件归档。在这一过程中要进行通盘规划。[4]冯惠玲认为，前端控制是指结合具体实际情况，尽可能多地把档案管理功能在文件形成阶段实现，前端控制思想是现代文件管理理念和档案管理理念的重要内容，是全面、系统、优化思想的体现。[5]

文件生命周期理论揭示了文件和档案之间的转化关系和运动过程，是进行文档一体化管理需要遵循的核心思想，而后保管模式和前端控制思想则在信息时代背景下向前拓展了档案管理职能。文件生命周期、后保管模式和前端控制思想奠定了信息时代文档一体化管理的理论基石。

（二）现实意义

1. 是贯彻落实档案工作政策方针的必然要求。全国档案事业发展“十三五”规划纲要中明确要求，要加快提升电子档案的管理水平。2014年，中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》指出，要实现档案部门对电子文件形成、积累和归档的全程监督指导。因此，加快档案管理信息化步伐，实现对电子文件的全程管理，做好文档一体化工作，是今后一段时间档案管理部门的工作重点，也是贯彻落实国家关于档案工作一系列政策方针的具体行动。

2. 是信息时代做好档案管理工作的迫切需求。随着计算机技术和网络技术的飞速发展，信息化进程不断加快，机关单位OA系统的应用越来越普及，大量文件通过OA系统进行运转，而传统档案管理工作与OA系统之间缺乏连接桥梁，如何将档案管理前移，实现对电子文件进行在线归档成为实际工作中迫切需要解决的问题。

3. 是提升机关单位整体信息化水平的重要途径。根据文件生命周期理论，一份文件从形成到作为档案被保存，是一个完整的链条，在单位信息化建设中，统筹考虑文档一体化的管理思路，在电子文件形成之初，就加入档案管理的要素，将文件归档的规范要求体现在前端。如此，不仅档案管理工作会更加顺畅、规范、高效，整个单位的信息化水平也会再上台阶。

二、信息时代进行文档一体化管理面临的问题

文档一体化的档案管理思路在纸质档案时代就已经得到了充分的实践，进入信息时代，如何在总结前期实践经验的基础上，延续文档一体化管理方式，还面临着诸多问题。

（一）缺乏顶层设计

目前，信息系统作为辅助办公的手段，其应用越来越普遍，一个机关单位内部可能同时存在多个应用系统，分属不同的部门进行管理、维护和使用，譬如：OA系统、人事管理系统、财务管理系统、档案管理系统等等，但由于缺乏统一规划，各个系统都是独立运行的，互相之间并不兼容，这就导致虽然大部分纸质档案都有对应的电子文件，但是，由于不同系统之间的数据结构不同，各个系统的数据无法实现实时共享，档案管理系统也就无法自动接收来自各个系统的电子文件。一方面，是海量的电子文件无法转化为档案资源，处于“用完即放置”的状态，得不到规范的整理、鉴定和保管；另一方面，档案管理部门接收纸质档案后，仍要进行数字化处理或者是按照纸质档案逐份找到对应的电子文件后进行数据转化，不论哪种方式，都导致了重复劳动，耗时耗力。

（二）档案管理“前移”不够

文件与档案是同一事物在不同阶段的表现形式，档案就是具有保存价值的文件。这是关于文件与档案关系的朴素认知。但在机关单位的具体工作中，“重文件轻档案”的思想普遍存在，这一思想延续到信息化建设中，具体表现在信息系统的设计、开发、应用，都是按照业务工作流程来进行的，而没有考虑“档案管理”的要素，文件归档仍然被认为是后期工作，而没有进行前移。

（三）档案管理人员知识储备亟需更新

信息化的发展与大数据时代的来临，改变着我们的生活方式，也改变着我们的工作方式。在信息时代做好文档一体化管理工作对档案管理人员是一项挑战。在传统档案管理模式下，文件与档案的界限较为明显，“归档”这个工作节点，意味着文件利用阶段的结束和档案阶段的开始，文件作为档案被保管，完成新的历史使命。而信息时代，电子公文在运转过程中，“文件”与“档案”的分界逐渐模糊，档案管理工作人员要适应这一变化，必须充分了解单位公文运转全貌，并要懂得数据传输技术，而且能够熟练进行系统操作。目前，机关单位档案管理人员中符合要求的人才较为缺乏，加上部分档案管理人员创新动力不足，成为信息时代进行文档一体化管理的又一阻力。

三、信息时代实现文档一体化管理的有效途径

基于电子数据的文档一体化管理是一项系统工程，关键在于实现各个业务系统与档案管理系统的对接，从而实现从文件形成阶段到文件归档阶段整个过程的通盘规划和全程管理。

（一）加强顶层设计

在设计开发电子文件管理系统时，应按照国家标准《电子文件管理系统通用功能要求》（GB/T 29194-2012 ）进行设计，将档案管理业务流程纳入系统，从整体框架上形成文档一体化的电子数据管理模式，完成电子公文的在线移交、接收、统计、管理、借阅、查询等一系列工作环节。

（二）推进系统融合

在实际应用中，如果已建有多个业务系统，且不与档案管理系统兼容，可以在现有系统的基础上，增加文件的档案管理属性，按照档案管理系统的数据格式要求，在提交归档时，将电子文件转化为档案管理系统可以接收、导入的格式，通过“导出”“导入”的转化，实现电子数据的接收、归档、保管。

（三）进行全程管理

将档案管理工作“关口前移”，提前至电子文件形成之初，根据纸质文件归档范围和保管期限的要求，在对应的电子文件上添加档号、年度、页数、保管期限、信息公开属性、责任者、责任处室等档案管理要素。文件一旦形成，就已经进入档案管理的流程；文件还在运转中时，是否需要归档、保存多长时间等档案管理属性就已经确定；当文件确已运转结束时，在电子公文系统里面点击“提交归档”，经档案管理工作人员审核无误，文件就可以自动归入档案管理系统，纸质文档一并提交，文件的全部生命周期就完成了。

（四）加强档案管理人员培训

应高度重视档案管理人员业务技能的提升，在信息化、数字化的大背景下，尤其应注重办公自动化、网络操作等计算机应用技术的培训，更重要的是，要积极组织档案管理人员进行档案信息化建设分析研究、服务咨询等方面的技术交流，不断提高业务工作能力，努力打造一支精通档案管理业务知识、熟悉现代信息技术的复合型档案管理队伍。

不管现在还是将来，文档一体化管理都不可能独立于信息技术和计算机技术的支撑进行发展。在信息时代，我们将完全有能力做到文件在制发、运转时，就已经通过网络接受档案部门的管理，可以理解为“归档”已提前进行，同时又不影响文件正常运转程序。信息时代的文档一体化管理工作必将取得飞速发展，希望本文能够为未来全电子形式下的文档一体化管理提供一定参考。

●参考文献●

[1]曹彦敏.文书档案信息化建设“三步走”[J].北京:中国核工业，2011（8）:58-59.

[2]王栓勋.文件生命周期理论与文档一体化管理探究[J].榆林:榆林学院学报，2006（5）:92-96.

[3]（加）特里·库克著，黄霄羽译.1898年荷兰手册出版以来档案理论与实践的相互影响.第十三届国际档案大会文件报告集[R].北京:中国档案出版社，1997:163.

[4]刘越男.从一个新的视角审视“前端控制”思想[J].杭州：浙江档案，2001（07）:22-24.

[5]冯慧玲.电子文件管理教程—21世纪档案学系列教材[M].北京：中国人民大学出版社，2001.

[6]张建铭，王春晓.基于文档一体化的数字化档案室建设探索[J].沈阳：兰台世界，2017（4）:56-58.

[7]杨茜茜.数字时代的文档一体化管理：理念、手段与目标[J].北京：档案学通讯，2014（2）:58-62.

[8]孙艳丽.高校档案信息化建设的影响因素分析与对策研究[J].长春市：情报科学，2012（2）:96-100+105.