如何推动我省档案馆建设创新发展探讨

2018-01-23秦清波

山东档案 2018年3期

文·秦清波

档案馆作为永久保管档案的基地，作为社会各界利用档案信息的中心，在我国档案事业中占据着主导地位，其功能的有效发挥和不断提高标志着各地档案事业发展的水平。随着党和政府对档案馆新功能定位的转变，档案馆除了其传统职能外，还兼有以科技为支撑的档案服务信息集散地、城市文化休闲场所等角色，并且社会经济的不断发展，还会赋予档案馆更多新的职能。因此，新馆建设工作要有创新发展思路，要适应时代发展的要求。目前，我省各级各类档案馆迎来了史无前例的新馆建设重大战略机遇期，全省各地新馆建设都在如火如荼地向前推进。我们要倍加珍惜这样的好机会，建设一座可以适应当今及未来一段时间档案事业发展需要的档案馆建筑。在新馆建设这个问题上，全国各地有成功的先例，也有沉痛的教训。那么，我们要怎样才能打造一座成功的、心仪的现代化档案馆呢？

一、用发展的眼光确定档案馆建设规模

一座好的档案馆不在于它外表的高大上，而在于其内部设施、布局及功能的好用、管用、实用，因此，建筑规模过大或过小都不理想。那么，怎样才能比较准确地测算出新档案馆的建设规模呢?

（一）科学分析未来30年的馆藏量

尽管公共民用建筑设计寿命可以是50年，甚至是100年，但是《档案馆建筑设计规范》要求新馆建设只满足未来30年的使用需求即可，30年后，在原来基础上进行适当扩建或改建。从档案馆的实用性、建设资金的节约性以及未来档案事业的发展性上考虑，确定30年的馆藏预期是科学的，是符合档案馆建筑实际的。馆藏量是确定建设规模的主要依据。因此，对于未来30年馆藏量的分析，就成了档案馆建设之前档案部门必做的功课之一。那么，未来30年的馆藏量如何测算呢？

一是搞清楚现有馆藏量的准确数据，这在档案馆每年的统计年报中都有记载。

二是计算按规定应当进馆，却因馆库受限未能进馆的档案数量。据调查，全国各级各类档案馆都或多或少地存在这种情况，有些地方还比较严重，甚至20多年未正常接收档案。这部分数量比较大，需要档案形成单位配合统计，而后得出数据。

三是用近10年应进馆档案的自然增长率，推算出未来30年应进馆的档案数量。这个工作量比较大，不仅需要对进馆档案进行摸底、调研，还要用科学的计算方法进行运算，最终得出有效数据。

四是估算未来30年每年可鉴定销毁的档案数量。这个要按照档案鉴定销毁的规定，测算出未来30年应减少的档案数量。

五是按照当前文书档案归档双套制的规定，对上述四项数据总和进行适当上浮。具体上浮比例，可根据各地情况不同取一个合理的系数，一般增加2%—5%比较合适。

综合以上五个部分，得出的数据基本就是未来30年的一个馆藏量。然后，依据不同档案装具的容量，比如密集架每平方米使用面积存放7.2延长米、双面档案架每平方米使用面积存放3.3延长米、五节档案柜每平方米使用面积存放2.7延长米的标准测算出总的库房使用面积，从而推算出库房的总建筑面积。再按照《档案馆建设标准》测算出整个馆的基本建设规模。青岛市档案馆工商分馆建设前期，我们就做了一个全面的未来30年馆藏分析报告，依照馆藏总量需求，确定了整个馆的基本建设规模。

（二）紧密结合所在地区的经济社会发展状况，适当浮动基本建设规模

馆藏量的确定，只是测算出了一个档案馆的基本建设规模数据，真正的建设规模还要结合本地区的经济社会发展情况进行适当调整。例如，青岛市西海岸新区、即墨区档案馆考虑新区经济社会发展比较活跃，就在基本建设规模的基础上上浮了20%，分别达到了2万平方和2.7万平方米。青岛市档案馆工商分馆，根据工商档案实物和场景展览较多的特点，将展厅面积在规范标准的基础上扩大了四倍，提高了近8000平方米的建设规模。

（三）满足新时期党和政府对档案馆工作的新要求

党和政府对国家各级档案馆新的功能定位是爱国主义教育基地、档案安全保管基地、档案利用服务中心、政府信息公开中心、电子文件管理中心。“五位一体”的公共档案馆与传统意义上的国家档案馆相比，突出了其社会性的特点，实现了档案馆事业的跨越式发展，这就需要在档案馆基本建设上给予一些基本保障。

现有的《档案馆建设标准》在对外服务区面积的规定上，是不能满足“五位一体”功能需求的，特别是档案展厅，《档案馆建设标准》规定“省级一类档案馆展厅1200—1400平方米，二类1000—1200平方米，三类800—1000平方米”。省、市、县级一类档案馆展厅，占总建筑面积的比例分别为7.5%、7.3%、3.9%，由以上数据可以看出不管是展厅实际建设规模，还是展厅面积在总建筑规模的占比，均过小，不好用。规划设计新馆时，要结合本地区的特点将展厅面积扩大至总建设规模的15—30%比较合适。青岛市档案馆工商分馆因其展览的特殊性，就将展厅面积在规范标准的基础上扩大到了近10000平方米的建设规模，占总建筑面积的38.5%。在后期规划“青岛工商历史博览中心”展览时，各方专家都认为这样的展厅建设规模比较适用、好用，可以满足青岛工商历史展览的实际需要。

二、参照城市未来总体规划合理选址

在城市用地寸土寸金的今天，建筑用地受用地性质、政府储备、城市整体规划等因素的影响，让档案馆的选址受到多方条件的限制，一般是由政府指定位置。但是，档案部门也应该有自己的主导意见，提出需求，供政府参考，以免选址不利而对档案工作造成阻碍。比如，一是用地面积不要过小，容积率最好控制在1.5以下，并为未来改建或扩建留有余地。二是参照城市总体规划，尽量满足当前或将来一段时间后馆址周边交通方便、城市公用配套设施较完备、文化氛围较浓厚等条件。三是远离易燃、易爆场所和污染源。四是选择地势较高、场地干燥、排水畅通、空气流通和环境安全以及地质条件和水文条件较好的地段。

三、档案部门要主导新档案馆设计

档案馆建筑是有自身专业特点的一种建筑物，它的功能布局、设施设备配置都有比较专业的要求，如结构载荷、抗震指数、温湿度控制、围护结构、水、电、暖及档案“九防”要求等，均有别于其他公共民用建筑。档案业务工作流线，只有档案部门自己清楚。而档案馆建筑又是一个相对小众化的建筑物，一般设计院或设计小组没有档案馆的设计经验，更何况各个档案馆的要求又各不相同。因此，在建筑设计过程中，最好由档案部门直接与设计院对接、跟踪，不要提出需求后就完全交给代建单位或城建部门代管。在全国各地新建档案馆中，凡是撒手不管全权委托其他单位设计建设的档案馆，大多数存在这样那样的缺陷和不足，导致新建成的档案馆无法达标升级，有的甚至无法开馆入住，造成严重的资金浪费。那么，作为非建筑专业的档案部门应该怎样主导档案馆设计呢?

一是既要紧扣规范标准，也要灵活运用政策规定。档案系统共有两部行业性建筑规范标准，即《档案馆建筑设计规范》和《档案馆建设标准》。我国南北气候差异巨大，不同地区经济状况也有较大差距，国家层面在制定这些规范标准时要兼顾到全国不同的地区，因此很多方面只能做出宏观性规定，不能具体到细节。另外，2008颁布的《档案馆建设标准》和2010年颁布的《档案馆建筑设计规范》，都已过去了近10年，它们无法预计到今天建设技术、建筑材料以及档案馆功能需求发生的巨大变化。因此在设计新馆时，既要以规范标准为依据，也要以当地实际情况为背景，灵活运用规范标准，变老规则为新精神。

二是不管什么级别的档案馆，尽量独立建造，确需合建的，也最好自成一区，与其他建筑隔绝开来。

三是建筑密度控制在40%以下，容积率最好不超1.5，绿化率在40%以上。

四是运用好建筑语言和建筑表达形式，使建筑风格体现出当地历史文化特色、地域地理文化特色、档案文化特色、建筑时代特色等，最大程度地显露档案馆建筑的独特气质和神韵。

五是围绕档案业务工作流程和档案安全做好整个馆的功能布局。库区、对外服务区、业务技术办公区三大功能区要相对独立，尽量减少馆内不同人流交叉几率，并加大对外服务区的面积。

六是按照不同级别档案馆配置好设施设备，做好围护结构，满足“九防”要求，为现代化数字档案馆、智慧档案馆管理做好技术支撑。

七是运用好绿色建筑技术，建造绿色档案馆。绿色发展已经成为我国发展全局的一个重要理念，并且作为“十三五”乃至更长时间我国经济社会发展的一个基本理念。国家档案局局长李明华也提出“要把绿色作为档案事业永续和谐发展的重要战略”。档案馆作为公共建筑，有责任和义务做出绿色建筑引领。新档案馆设计建设过程中，要树立正确的绿色价值取向，对绿色建筑提出较高要求，更多地运用现代绿色建筑材料、绿色建筑技术，打造高质量的绿色档案馆。青岛在建的几座新馆，都挂绿建星标，其中青岛市北区档案馆是全国档案系统按新国标获批的第一个设计三星绿建，青岛市工商分馆和西海岸新区、李沧区档案馆是设计二星绿建，其他是设计一星绿建。

八是设计阶段要预留足够的酝酿时间，不要过于挤压设计阶段工期，坚决杜绝边施工边设计的情况发生。

四、勇于担当，积极参与施工过程

按照目前政府财政资金使用规定，档案馆建设一般实行代建制，但这并不意味着档案馆就成了交钥匙工程。档案部门可以不参与建设资金的具体使用以及招采购活动，但不能对工程施工完全放手不管，只等最后拿钥匙。要与代建单位约定好，凡是影响建筑风格或使用功能的建筑材料、设施设备、施工工艺、设计变更等，都要经过档案部门确认后才可使用或执行，特别是建筑材料、设施设备的采购不能低于招标控制价太多。档案部门要安排专人全程跟踪建设施工，监督检查施工质量，督察施工现场是否与施工图相符等，避免因监督不到位，造成新馆建设偏离施工图纸或功能应用上走样。