试析如何加强新形势下的档案管理工作

陈玉玲

摘 要：随着新时期的改革，档案管理工作发挥着越来越重要的作用，与此同时，对于档案管理工作的要求也越来越高。档案是一项具有一定使用价值的信息记录形式，同时也是信息和知识重要的载体，其包含着单位机构重要的信息，是单位在各个时期真实活动的重要体现。在当前的信息高速发展的新形势下，如何做好档案管理工作，确保档案管理的系统性和完整性是档案管理工作的重要实施任务。基于此，本文就新形势下如何做好档案管理工作进行了阐述。

关键词：新形势；档案；管理工作

档案管理的重要意义

對于企事业单位而言，档案作为其中重要的一种财产构成，其保存着不同时段的信息，在进行妥善保管的基础上，严格制定查阅与调档制度，实施档案分类进行储存。相关负责人员可以依据某一事项来查阅档案信息，调取之前的处理方法，以便做出正确的决策。因此档案资源的存储对企事业而言，具有至关重要的地位，能够为领导层的决策提供科学的依据。随着网络时代的发展，信息化建设不断完善，实施网络存档成了档案存储的新手段，将纸张信息与网络信息同步，在备份档案资料的基础上杜绝了档案信息的遗失或者是被窃取隐患的可能性，通过网络云端保存档案资料，在确保资料完整性的基础上还能实现永久性保存。但是由于档案管理在单位内部的地位容易被忽视，负责档案管理的相关人员还未从根本上认识到完整的档案管理资料的重要性，这种现象不利于信息化档案管理资料的架构，若是档案管理人员仍旧选择传统的手工流程来实施档案查询工作，不仅会耗费大量的人力，还不利于档案管理工作综合水准的提升，忽视了现阶段信息技术的重要价值。

档案管理工作中存在的主要问题

部分文件归档不及时

由于档案管理资料的分类与存储过程中分类归档最为复杂，但是处在这个环节中的档案管理人员往往却不是固定的，对于档案资料的归档问题认识不清晰，致使在规定的时间内导致档案分拣缓慢，收集的时间延长，造成部分的档案管理资料归档不及时，甚至出现丢失的现象。

由于人为的原因导致档案资料在保管上容易出现失误，这也是大部分档案管理部分容易出现的问题。若不及时进行处理，必定影响后续的档案资料归档的完整性。

档案保存不当

档案归档资料有多种形式，图纸、照片、纸张等多种资料，需要分类进行储存。这就需要在分类归档的基础上，加强档案资料的存储工作。针对一些对外部环境要求较高的档案资料需要一定的温度和环境，同一类的档案资料在使用上若是存储不当，不仅会给档案使用者带来不便，更容易对已经存档的资料造成损坏。因此档案管理工作中，在归档分类的同时还应考虑档案管理资料的要求，不同的档案管理资料存储年限也不同，所以在妥善保管的基础上，需延长档案管理资料保管年限。

归档审核不严谨

档案资料归档的流程要求是电子与纸张同步，但有时因为档案资料管理人员人手不够，对档案资料的归档不及时，或者在归档管理上由于审核人员的疏忽导致信息不一致，纸张丢失，电子的没有签章，很容易将一部分的档案成为死档，使档案资料的完整性以及安全性无法得到保障，而且由于审核不当，还会导致后续的查阅以及存储需要再次耗费大量的人力来进行校对、管理。

提高档案管理工作的有效措施

强化责任意识，提高服务水平

随着经济建设的变革发展，档案信息资源在企事业单位成为一笔重要的资源财富。新形势下，档案滚利热源将档案资料的开发与利用作为工作的实施重点，通过挖掘、整理等一系列的实施措施，开发具有工作价值的档案信息资料，了解当前企业管理的需求，改变传统的服务手段，利用先进的档案管理网络，以浏览、下载、发送邮件等多种方式，主动、及时、快捷、更好地为档案用户提供服务。因此，档案管理工作不能只是局限于档案室内，还要积极投身于档案管理的大环境中，提升档案管理人员的主人翁意识，从而做好服务工作。

规范档案管理实施流程

档案的种类繁多，如果不进行合理的分类，必定加深管理的难度，因此不同的档案需进行分类管理，区分归档的管理要求，完善档案管理制度。首先，在档案管理工作者中选取负责人，通过人员的岗位职责进行分类，做好各项档案管理的归档、分类及登记工作。其次，做好档案管理的归档、分类登记工作，完善借阅管理制度，保障存入借出管理的准确性。

加强档案教育培训工作，提高档案管理人员的综合素质

档案管理人员的能力素质水平直接影响着档案管理工作的整体质量，在信息技术快速发展的今天，对于档案管理人员的业务知识、管理能力等提出了越来越多的要求。为了使档案管理人员能够更好地适应发展需求，适应信息化档案管理的人员需求，在完善档案管理工作的同时，要进一步加大档案管理人员的教育培训工作，最大限度地发挥档案管理人员的积极性和主动性，从而增强档案管理人员的业务素质和档案管理工作能力。

结语

总之，新形势下档案管理人员的管理方式也应该进行提升，我们要以先进的技术为主，在完善档案制度的前提下对档案进行科学分类，不断提升自身的学习能力，为规范化策略的形成奠定良好基础。另外，要充分利用现代档案管理技术，在新形势下让档案管理工作更加科学化、规范化。

（作者单位：河南省夏邑县文化局）

【参考文献】

[1]李兰兰.档案信息化管理工作探讨[J].办公室业务，2017（10）.

[2]张园.浅析行政事业单位档案管理工作的深化改革[J].卷宗，2015（08）.