小微企业档案管理问题研究

许勇

摘 要： 自改革开放以来，小微企业经济逐渐融入社会经济中，为我国社会市场经济发展提供了新的动力源泉。小微企业在政府的支持鼓励下兴起并发展壮大，长期在经营模式、管理模式上的探索，小微企业也积累了一定的适合自身发展的经验，但是档案管理仍是易于疏漏的问题，所以小微企业在档案管理上也仍存在诸多问题，论文将基于小微企业档案管理的现狀，分析其原因并提出一些建设性建议。

关键词：小微企业；档案管理；问题；建议

小微企业虽然自身规模有限，但在我国数目众多，因此在我国市场经济中占有很大比例，而档案管理又直接决定小微企业的企业性质及企业管理的质量，进而影响该企业在同类企业竞争中是否具有优势，能否发展壮大，因此研究小微企业的档案管理模式对于企业本身及社会经济发展是十分必要的。

一、我国小微企业现状

目前在“大众创新，万众创业”的浪潮下，小微企业正以星星之火可以燎原的趋势迅猛发展，其数量之多，涉及领域众多，分布区域之广，据权威数据统计，截至2013年底，我国小微企业占全国企业总数为76.57%，因此其在我国经济市场中的作用不容小觑。更重要的是，小微企业虽然规模小，但如果经营管理合理其便具有发展为大企业的潜力，并且这样的例子在我国屡见不鲜，很多行业的龙头企业都是从小微企业做起来的。随着经济社会的发展，我国各级政府也开始关注小微企业的管理问题，尤其是档案管理更是管理工作中最易忽视但却是重中之重的工作。

二、我国小微企业档案管理现存的问题

（一）对档案管理的认识与重视程度不够

首先从政府层面来看，小微企业规模小数量多，且大多是私营企业，不易于管理，相较于大企业来说，单个企业对国民生产总值影响并不大，因此政府在一定程度上忽视了对小微企业的管理，更不会强调档案管理的重要性。从企业管理者的层面来看，企业管理者以营利为目的，在他们意识不到档案管理的重要性时，会认为档案管理只是各项数据的记载，对企业创收效益的作用微乎其微，还会增加不必要的成本支出，便会把工作重心放在企业的经营和运营管理上，很多企业甚至根本没有企业相关的档案记载，以至于档案管理薄弱或者缺失是众多小微企业的通病。从小微企业员工层面来看，他们认为小微企业规模小，工作人员少，在档案管理上不如大企业正规，在档案记载上也会存在记录数据不全等现象，从而导致企业档案记载的不完善，间接影响企业的发展。

（二）档案管理体系不健全

长期以来小微企业的档案管理上至企业管理者不重视，下至档案管理的工作人员由于没有严格的归档要求而致使档案记载工作存在很大的随意性，档案文件不完整、排列混乱，档案管理的日期界限不明确，短期和长期档案也尚未分开保存，对于档案记载的数据也没有合理的整理归档，同时小微企业的监督机制不完善，未能做到定期检查与核查档案，不可避免会发生因年代久远，档案纸质腐坏、档案丢失等现象，所以档案管理工作也一直是形同虚设，不能为企业发展提供指导及借鉴意义。大企业在长期的发展和档案管理模式的探索，其档案管理体系已基本成熟，但小微企业档案管理环节薄弱，并因其具有自身发展的特点，对于大企业的档案管理模式不适用，需要探索适于自身运营特色的档案管理体系，以在根本上强化小微企业的文化建设与运营管理，这是当今社会小微企业发展的必由之路。

（三）档案管理人员专业素质有待提升

档案管理人员的专业素质直接决定企业档案管理质量的高低，但目前我国小微企业几乎没有专业的档案管理人员，一般是由会计保管人员或其他非专业人士代为管理，而档案管理不仅是各项数据的记载，还需要专业的整理归档，不具备档案管理的专业素质就会使档案管理的质量大打折扣。并且有些素质低下的档案管理人员会因一己私利倒卖企业档案信息，造成企业重要信息的泄露，阻碍企业发展。

（四）档案管理设施落后

一些小微企业不注重配套硬件设施的更新换代，有些企业甚至依旧沿用纸质版档案，没有电脑、打印机等硬件设施，或这些硬件设施不用于档案管理工作，导致档案管理的效率低下，不利于档案的查找，也易于丢失一些重要数据，并且不利于数据的统计归档，在同等情况下，即使档案保存完善，没有科学合理的统计分析，对于企业的发展起不到实质作用，更发挥不了档案管理的真谛。

三、完善小微企业档案管理的建议

（一）提高对小微企业档案管理的重视程度

企业意识形态的转变及工作重心的转移需要管理者和工作人员的共同努力，首先政府要提高对小微企业档案管理的要求，管理者要提高对档案管理的重视程度，转移企业管理的工作重心，切实意识到档案管理对企业长期发展的必要性与重要意义，工作人员也要上行下效，积极配合档案管理人员的档案记载。

（二）建立健全小微企业档案管理体系

探索适于自身发展的档案管理体系是一项长期工程，首先企业要制定档案管理的各项规定，例如档案收集整理归档制度、档案保管制度、档案利用及销毁制度等，其次设立严格监管制度，加强档案安全管理保障，也可与绩效评估体系相结合，提高档案管理工作的积极性与可执行性。

（三）提升档案管理人员的专业素质

企业管理者积极引进专业的档案管理人员，并对档案管理人员进行定期培训，以提升其专业能力。同时由于档案管理涉及到企业发展的机密，需要对档案管理人员的个人道德素质进行定期考察和教育，以保障企业档案管理的质量与安全。

（四）完善档案管理的硬件设施

小微企业要想提高档案管理质量，就必须完善相应的硬件配套设施，实现企业档案的信息化管理，例如及时更新电脑、打印机等硬件设施，构建电子档案，避免重要档案的丢失，同时也利于数据的整理分析和归档，为企业长期发展提供指导与借鉴意义，从而切实发挥企业档案管理的价值。

结束语：

档案管理既是企业发展的剪影，又能为企业发展提供方向与借鉴经验，因此做好小微企业的档案管理工作是企业做大做强的根本所在也是动力源泉。从我国小微企业目前的发展来看，档案管理仍是企业管理工作中最薄弱的环节，尚存在较多的问题，而只有政府、企业管理者和工作人员通力合作加强企业档案管理建设，小微企业才有可能在激烈的市场竞争中立于不败之地，跻身于行业发展的前列。

参考文献：

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[2] 韦宇飞.小微企业人事档案管理研究[J].管理观察，2015，（11）.

[3] 魏 岩.小微企业发展问题研究[J].经营管理者，2016，（06）：180-181。