商务英语函电在对外贸易中的应用策略研究

方妍 王明霞

摘 要：随着经济的不断发展和电子信息技术的飞速提高，商务英语函电在对外贸易中的作用也渐渐显现出来，并且成为了对外贸易中不可或缺的组成部分。本文对商务英语函电的含义以及对外贸易的概念分别进行了阐述，探究了商务英语函电的特征，并对商务英语函电在对外贸易中的作用进行了研究。

关键词：商务英语函电；对外贸易；作用

随着经济全球化，国家与国家之间如何进行有效的沟通成为一个关键的问题。由于地理位置等客观条件的限制，交流双方或多方很难做到面对面的洽谈，而商务英语函电的存在使这些问题都迎刃而解，因此商务英语函电的质量高低直接影响了对外贸易是否成功。

商务英语函电的含义与对外贸易的概念

商务英语函电的含义

如今的商务英语函电已经突破传统局限，不再使用纸质的信函，而是结合互联网科技形成了电子信件。这样的商务英语函电带来的便捷性高效性给国际贸易间的交流提供了更多的可能。伴随着全球贸易的发展，国与国之间的贸易主要是通过函电进行交流和沟通。众所周知，英文是当今全球使用最广的语言，所以这种对外贸易形式就形成了商务英语函电。一般在商务英语函电中要坚持七个原则即（courtesy）、體谅（consideration）、完整（completeness）、清楚（clarity）、简洁（conciseness）、具体（concreteness）、正确（correctness）。商务英语函电的写作水平在对外贸易中起着至关重要的作用。

对外贸易的概念

对外贸易（Foreign-Trade）也称“国外贸易”，指一个国家或地区与别的国家或地区之间进行的商品、劳务和技术的交换活动。对外贸易的分类：按交易内容可分为劳务贸易、对外商品贸易和技术贸易；按运输方式可以分为海运贸易、陆运贸易、空运贸易和多式联运等；按交易方向可分为进口贸易、出口贸易、过境贸易、净出口与净进口贸易、复出口与复进口贸易、直易；按交易对象可以分为直接贸易、间接贸易与转口贸易。

商务英语函电的特征

简明性

商务英语函电不同于其他的文体，它不需要过多的华丽辞藻和修辞的成分，避免了不重要的重复、冗长的话语，而是强调措辞严谨，表达清晰，力求简单明了，使对方能快速、清晰地读取到函电中的内容。从效率的角度来看，简明性的特征大大提升了企业的效率。

严谨性

商务英语函电在外贸交易的过程中，意义十分重大，可以展示公司的形象和素质，也直接关系到合作是否可以取得成功。所以在撰写商务英语函电时，用词必须准确、具体、严谨，稍有不当，就会给公司造成损失，甚至造成无法挽回的局面。特别是在面对对外贸易交流的细节中，严谨性是对外贸易中的基本诉求。

礼貌性

商务英语函电是对外贸易活动中最为常见的一种专用文体，反映了与商务有着密切关系的专业内容。并且在对外贸易中面对的是不同的国家，不同国家有不同的交流方式，因此在表达方式、意义、内涵等方面都具有独特之处。礼貌是撰写商务英语函电时必须注意的，有些词语在商务英语函电中有着特殊的含义，在用词时应该特别注意，且在语气方面不能使用命令或强硬的语气与对方交流，礼貌的态度和友好的语气在促进贸易双方情感、达成目标方面发挥着重要的作用。常用的礼貌句式有：

Thanks you for……（感谢贵方）

Be grateful……（十分感激）

We regret to……（非常遗憾）

We are very sorry to……（甚为遗憾）

专业性

商业信函表达内容的词汇往往与日常的英语表达有所不同。信函中会出现大量的商务英语的专业词汇，针对专业性，商务英语函电经常使用行业缩略术语，如：

FOB（Free on board离岸价）

L/C（letter of credit信用证）

W.P.A（with particular average水渍险）

B/L（bill of lading提单）

总之，商务英语函电是贸易双方或多方迈出合作的第一步，所有的合作、商讨等在此基础上才会有实现的可能。虽然商务英语函电在不断地应用和发展中朝着多样化的趋势发展，但有些最根本的特征例如上文提到的简明性、严谨性、礼貌性、专业性，在商务英语函电的写作上是必须重视的。遵循这些特征，在对外贸易的交易上才能够达到事半功倍的效果。

商务英语函电在对外贸易中的应用

有利于提高工作效率，降低成本

在当今的对外贸易中，商务英语函电不仅是企业获取信息的最主要的方式之一，也是企业提高工作效率、节约成本的工具之一。对外贸易本身就是针对国际贸易中一国或地区与其他国家或地区所进行的商品、劳务和技术的交换活动。在以往的国际贸易中，是通过信函、电报等方式进行信息传递的，而传统的信函、电报都属于纸质文件，收到信息后要花费许多精力对资料进行整理、存档，整个过程十分烦琐，既耗时又耗力，成本消耗较大，甚至造成国内的部分企业不得不放弃国际贸易。而商务英语函电作为电子文档在管理存档方面也更加简单，极大地提升了工作效率，使合作双方在一个无国籍、无地域、无时间限制的平台上进行交流，由此可见商务英语函电的简单性、方便性、快捷性。

有利于增加企业与客户之间的联系，挖掘新的客户

商务英语函电带来的快捷性高效性使各国企业可以随时了解客户的需求，与客户进行洽谈，快速地解决客户的疑虑点，也使客户的满意度大大提升。不仅如此，许多企业还利用商务英语函电，通过互联网上的信息或者他人的介绍来挖掘更多潜在客户，如果能够引起潜在客户的兴趣，就能够吸引潜在客户与自己进行合作，使客户群体不断地增加，业务量也会不断上升。不仅如此，企业还可以与老客户保持良好的联系，互相交流有效信息，实现双方的共赢。

有利于促进对外贸易的增长

近年来，互联网发展迅猛，为企业提供了一个很好的交流平台。企业可以通过在互联网上展示自己的企业，发布合作的请求，从而找到合适的合作伙伴。这种方便快捷的方式吸引了许多企业纷纷进驻国外市场，贸易规模也随之得到扩张，带动了我国外贸经济的增长。

有利于为贸易双方搭建沟通的桥梁，发挥媒介的作用

由于商务英语函电高效快捷的特点，在对外贸易的过程中能够很好地为双方传递有效的信息，发挥了媒介的作用，有利于合作雙方的交流和联系。然而，随着信息技术的不断发展，商务英语函电也存在着一些安全隐患。在安全问题上，可以通过设定密码来保护客户信息或者资料的安全，防止电脑系统被入侵，数据资料被窃取。安全隐患值得值得我们重视，及时发现并加以完善，便可防患于未然。

有利于加快全球贸易一体化

面对对外贸易中时间空间的客观问题，企业间不可能总是拥有面对面洽谈的机会，在贸易开展后，会有许多阻碍一一摆在面前，不仅会增加不必要的消耗导致合作效率低下，并且还存在着种种安全隐患。

如今随着经济和科技的发展，商务英语函电已经打破了传统的格局，通过函电就可以随时随地与客户进行交流，企业间宛如面对面地进行洽谈，让企业在对外贸易中有了更好地发展，这不仅让原有的企业扩大了规模，也促使了许多新兴企业的诞生，对外贸易活动日益频繁，从而进一步实现了贸易全球化。

结语

商务英语函电已经成为对外贸易中不可缺少的一部分，在我国与他国频繁的贸易往来之中，商务英语函电是双方交流中一种十分有效的手段，能够使贸易双方迅速、准确地取得各自所需的商务信息，我们要重视并充分利用商务英语函电，让它发挥出最大的作用。但在当今信息时代大背景下，商务英语函电也面临着巨大的挑战，在对外贸易上也存在着很大的发展空间，因此我们必须加强商务英语函电的信息安全管理，培养商务英语函电方面的人才。相信在不断的发展中，商务英语函电的作用将会越来越大，会更好地推动对外贸易的发展。

（作者单位：福建农林大学东方学院）

【参考文献】

[1]孙宁.浅析商务英语函电在对外贸易中的作用[J].今日湖北，2013（11）.

[2]张文莉.商务英语函电在对外贸易中的作用[J].中国商贸，2010（26）.

[3]王小红.论对外贸易发展与商务英语函电之间的内在联系[J].产业与科技论坛，2015（17）.

[4]张阳.浅谈商务英语函电在对外贸易中的作用[J].北方经贸，2015（09）.