财务共享推广上线过程中的问题分析

2018-01-18张月艳党小松韩超杨扬

中国管理信息化 2018年23期

关键词：财务共享问题分析

张月艳党小松韩超杨扬

[摘要] 开展财务共享服务，已成为国内及国外众多集团企业进行财务管理的新趋势。文章结合CNPC集团财务共享服务案例，分析初期上线业务中出现的问题，探索改进措施，并进一步提出优化建议，持续推进财务共享建设。

[关键词] 财务共享；推广上线；问题分析

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2018. 23. 018

[中图分类号] F270.7 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2018）23- 0043- 02

1 概述

共享服务是将公司范围内共用的职能集中起来（通常集中的有财务、信息系统、人力资源、法务、采购、研发等职能），高质量、低成本地向各个业务单元提供标准化服务。

财务共享服务是依托信息技术，以财务业务流程处理为基础，以优化组织结构、规范流程、提升流程效率、降低运营成本或创造价值为目的，以市场视角为内外部客户提供专业化生产服务的管理模式。开展财务共享服务，已成为国内及国外众多集团企业进行财务管理的新趋势。

CNPC公司为推进共享服务建设，加快构建“一全面、三集中、两平台、六转型”为核心的新型财务管控模式，广泛开展调查研究，全面梳理公司业务流程，深入分析国际国内财务共享案例，形成了自己的财务共享建设方案。在推进财务共享服务建设方面，按照“统一顶层设计、重塑业务流程”目标，结合公司十大板块业务现状，首先推进人力资源和财务共享服务体系建设。

在财务共享推广上线初期，将总部、专业公司、地区公司涉及销售至收款、采购至付款、总账至报表三大业务主线的192项具体业务事项纳入财务共享服务中心，建成CNPC的交易处理中心。

中心的应用系统是在对现有财务管理信息系统进行调整的基础上，新建业务服务平台、共享运营平台，形成财务共享信息系统原型。

在选定的6家试点单位财务业务上线过程中，地区公司和试点现场工作组按照各自职责分工协同完成财务工作，尽管双方的沟通机制、问题管理和服务热线已提前做好了充分准备，但在实际操作中新问题还是层出不穷。

2 上线过程中主要问题

2.1 制证时退单多

（1）地區公司对FMIS系统、ERP系统数据维护不及时、ERP系统与共享平台接口有问题、调不出ERP数据，导致维修、基建类ERP单据部分制证不成功。

（2）没有billing号及有billing号没有物料码原因：一些装备制造板块企业，其ERP业务存在一定的特殊性，如对照表数据和配置问题、会计科目及供应商扩展问题、ERP有预付款核销业务涉及外币金额核销等问题均易导致凭证制证失败。

（3）提单人因不熟悉业务平台系统，未选择合同条款中质保金条款。

（4）像缺少附件、表单内容填写错误、表单应用错误、部门分摊信息有误、发票不合规或信息有误、地区公司要求退回在财务推广上线初期很常见，其中因人员部门与业务部门不一致、费用要素及票据类型填写有误等问题，占总体退单比例38.27%；缺少附件影像、销售清单与验收单和发票金额不一致导，占总体退单比率19.86%；地税发票、发票名称开具有误、发票未盖专用章导致退单119笔，占总体退单比率9.13%。

2.2 表单应用不能满足实际需求

以差旅费为例

长期出差（2月以上）人员的差旅费申请不能重复使用，仅能“一月一申请，一月一报销”，并且在报销时，市内交通和其他费用项基本用不上。目前交通补助和伙食补助都是定额，均在出差补助中体现，易造成“交通补助在市内交通中填报”的假象。

2.3 模板套用出错

测井分部的“财产保险费（机动车辆保险）”最初生成共享凭证时发现：借贷项等，两边各多一项车船使用税金额，导致与实际报销金额不一致。经查询地区公司2017年账套中同类业务，错误在于测井业务模板套用长庆所致。

2.4 业务表单应用出错

以FK004预付款单据为例：

甲单位付“履约保证金”，借方科目（模板带出）为“预付账款—其他—代垫运费”，而地区公司却要求借方科目为“其他应收款—质量保证金”。

乙单位付“领事认证费用”，收款单位名称（A）与收款开户名称（B）不一致，且借方辅助核算中往来单位找不到B，经问询地区公司财务人员，他们说这种业务一年一次，往来单位只能挂A。

3 改进措施

3.1 不定期开展客户走访交流

以提高服务质量，提升地区公司满意度为目的，开展客户走访交流座谈，鼓励参会人员畅所欲言，积极反映财务共享上线运行以来存在的问题。交流座谈人员从日常报销、合同结算、资金支付、收款业务、系统优化等多方面交流，现场沟通并讨论，及时解决实际问题。

3.2 内带外派，全方位解决问题

（1）选派工作经验丰富人员前往地区公司进行业务现场指导及沟通；

（2）选派业务基础好的员工“以老带新”的形式指导二批新来员工进行业务处理，保证凭证的正确性；

（3）每天与顾问及时进行沟通解决当天表单及凭证中遇到的各类问题。

3.3 树立服务意识，优化共享系统

针对地区公司提出表单填报及流程审批的合理化建议，共享中心上下高度重视、深入研究，指定专人与项目系统组、德勤咨询公司对接，限时制定《表单填报优化方案》、《报销系统帮助键描述方案》、《部门差旅费表单填写优化方案》、《财产保险费先预付，后核销方案》、《促销费方案》，提报中心会议讨论审定。将采纳的优化方案及时向地区公司反馈，满足了共享业务处理与地区公司管理的双重需要。

3.4 持续开展用户培训，提高员工业务技能

用户培训包括地区公司人员培训和共享运营人员培训两部分，其中地区公司人员培训采用集中培训和内部推广培训相结合的方式，培训范围覆盖财务共享范围涉及的所有财务、业务人员；共享运营人员培训采用集中培训的方式，内容包括共享运营制度讲解、工作纪律要求、业务场景讲解和演练、业务流程培训、整体迁移计划培训、运营方案培训和演示、业务模拟操作及各部分内容测试。

为了提高员工业务水平和工作能力，一是发放资料并组织所有人员学习整体报销流程业务处理、重点业务操作审核要点梳理及未上市单位制度及业务处理；二是持续组织二批人员进行《集团公司会计手册》、《共享案例分析及SOP编写讲解》的培训。

3.5 加强不同公司间交流，推广共享新理念

安排人员参与共享流程操作展示的培训与演练，并邀请长庆电视台专业讲解员对部分员工进行培训，为改革与企业管理部观摩团、新疆油田观摩团及华北油田观摩团进行共享系统展示，推广共享理念。

4 推进建议

（1）地区公司业务人员对服务平台的费用要素的启用情况不够了解，建议地区公司财务人员制作在用费用类别和费用要素明细表，供业务人员填单时参考。

（2）部分地区公司同一业务的凭证模板不统一，需再次加以确认，如确认低值易耗品结算采用过渡性模板或非过渡性模板。

（3）部门科目的辅助分录信息需考虑是否加以固化，如增值税的税源属地，管理费用的销售方式和成本中心等。

（4）持续关注新上线业务运行中出现的问题，检查凭证模板定义的准确性，并对表单的适用性继续进行验证，对问题模板及表单字段及要素的不足及时进行修正完善。

5 小结

共享信息系统是以FMIS和ERP为基础，充分应用移动互联、云计算、大数据技术建立的财务共享运营平台。对于初期上线的业务，共享工作人员在操作上尚且需要很多学习，而对于要迁移业务的地区公司，他们面临更多的难题。一直在用ERP系统的财务人员需及时转换角色，不断适应新的报销形式，而对于压跟没有用过ERP系统的地区公司二级单位，在2018业务重组后又要面临财务上线共享系统，其难度就又多了一层。

作为共享工作人员，只有本着理解为上、扎实干活的精神，才能做好现场的具体问题指导和沟通，不怕麻烦，设身处地帮助地区公司解决具体问题，逐步建立起彼此的信任。

地区公司和共享中心是一种服务关系，更是相互依赖的合作关系，共享的价值就是体现在各种服务和管理上。

只有做好建设期各种基础服务，拥有了一定的好口碑，才能在成熟期进一步扩大业务范围，并将部分专业性的高附加值业务纳入共享。

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