对事业单位办公自动化的几点思考

尹媛媛

【摘要】本文从通信自动化、办公流程自动化、文档管理自动化等三个方面给出了实现办公自动化的思路，并探讨了如何从制度上确保办公室自动化的实现，具有一定的实践意义。

【关键词】办公自动化； 办公流程； 通信自动化

办公室工作的内容多而且复杂，对于机关事业单位来说更是如此，由于传统的办公工作一般都是靠人工来完成，因此工作效率相对较低，且出错的几率大。现在已经进入信息化时代，机关事业单位的办公业务水平也应跟上时代的发展潮流，运用一些新技术、计算机系统辅助办公，实现办公的自动化，对提高单位的综合管理水平和竞争能力都有着十分重要的意义。

一、办公自动化的含义理解

所谓办公自动化，就是将现代化办公和计算机网络、计算机系统等功能结合起来的一种新型办公方式。办公自动化没有统一的定义，对于企事业单位来说，借助于新技术、计算机网络、计算机程序从事办公业务，提高办公效率，应该都属于办公自动化的范畴。由于每个单位有不同的特点，办公自动化的实现思路也会有差别，不过大体思路应该是相同的，主要应在通信、工作流程、文档管理等方面实现自动化。

二、办公自动化的实现思路和方法

（一）通信的自动化。过去传达通知和消息，一般都是用电话或者短信点对点进行，但是在很多情况下，办公室的通知一般都是广播式的，要对单位的各个科室负责人，甚至是单位的每个人进行传达，如果点对点的通知，效率就会很低。不过，好在QQ和微信都有群功能，而群功能中刚好可以实现广播式的通知。因此，在单位内部，针对不同的业务，建立几个公共的微信群和QQ群，利用群通知就能大大提高办公通信的效率，从而实现通信的自动化。不过QQ群和微信群也是有弊端的，一人发消息，大家都能看到，如果有几个人闲聊的话，也会影响工作效率。因此，单位一方面要形成明确的制度，禁止在群中闲聊；另一方面，建立几个单独的业务群也是有必要的，将不同的业务分开，减少相互之间干扰的可能性。

（二）工作流程的自动化。大家都知道工厂流水线，零件生产是一个完整的过程，通过流水线处理，把零件的生产划分为几道工序，这些工序交给专门的机器处理，通过工序的划分，将零件的生产变成了一条流水线，专业的机器做专业的事，这样效率就大大提高了。

对于办公室业务来说，虽然其工作流程比零件生产要复杂，但是也可以把流程划分开。在有效地对流程划分以后，把能自动化的流程筛选出来，交给计算机程序来处理，这样便可以提高工作的效率。

举个例子，单位的各个科室采购办公用品。分析下完整的工作流程：各个科室有采购的需求，反馈给办公室，办公室把需求意向报给领导，并下发采购通知，然后由各个科室上报采购需求，最后由办公室统一汇总，上报给领导批复，把批复意见反馈给科室，询问是否有问题，没有问题直接购买办公产品。在这个例子中，整个流程比较清晰，很容易划分开，在运用计算机系统后，也可以将一些流程精简掉。比如采购需求的意向、初步反馈、初步报批，下发采购通知等流程可以精简。各个科室直接运用计算机系统上报需要的办公用品，办公室通过计算机系统直接统计各个科室的详细需求，并做出初步判断，與下面的科室沟通，最后报给领导批复。在本案例中，由于采用了计算机系统，流程不仅得到了精简，而且采购需求的上报和汇总等流程交给了计算机系统来处理，工作效率得到大幅提升。

（三）文档管理的自动化。文档管理是事业单位办公的核心内容之一。传统的文档管理主要是通过纸质媒体来实现。在发文阶段需要首先撰写文档，然后核稿、修改、打印，交给领导会签、并进行分发。收文阶段要对文档进行核对、登记，并请示领导拟办和批办，然后交由业务部门传阅办理，处理结束再进行文档归档。归档主要是对归档文件按照归档日期、类别和归档要求进行管理。

文档管理自动化的核心就是利用计算机办公系统实现文档无纸化、电子化，所有的审核和批复直接在计算机办公系统中完成，将发文、收文、归档管理集成统一，绝大部分实现电子流转。当然，必要的纸质文档也是必要的，电子流转做好留存和记录，必要的时候打印出来上交、下发和保存。

三、从制度上保障办公自动化的实现

（一）办公室人员和科室主要人员的培训问题。办公自动化与传统的办公方式存在很大的差别，大部分业务是在计算机办公系统中进行，需要工作人员熟悉软件的使用和操作，因此需要进行必要的技能培训。主要是加强计算机基础知识、办公自动化系统使用的培训。

（二）领导的重视和制度的完善。办公自动化的实现是一个长期的过程，办公自动化能否实现，与领导的重视程度和制度的完善有很大的关系，可能在实施的初期，相当一部分人不适应新的管理方式，需要用制度来保障办公自动化的运行。

（三）树立网络安全意识。将办公室的相关业务放在网络上，可能会面临病毒、木马的威胁，甚至是黑客的攻击。因此参与办公的每个人都要树立网络安全意识，做好必要的安全防范，每台办公机器都安装杀毒软件和防火墙，禁止浏览陌生的网页和邮件等。

四、结束语

信息化时代，办公自动化是大势所趋，虽然也会带来一些新的问题，不过从整体来说，带来的利要远大于弊。办公自动化本质上是为了提高办公的效率和质量，单位的工作效率上去了，必然也会带来服务的质量，并最终得到用户的认可。endprint