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以工匠精神雕琢档案

2018-01-18刘媛

办公室业务 2017年12期
关键词:服务理念档案利用

刘媛

【摘要】建立档案的目的是为了利用,不仅是为了收藏。档案的收集、鉴定、整理、保管、利用、编研等任何环节都要一丝不苟。在这些环节中,档案利用服务工作是重中之重。在当今新形势下,档案工作者应如何秉持工匠精神去雕琢档案呢?本文将就此作以下几点思考。

【关键词】档案利用;服务理念;档案外借

根据国家档案局颁布的《中华人民共和国档案法实施办法》规定,第四章档案的利用,第二十二条《档案法》所称档案的利用,是指对档案的阅览、复制和摘录。建立档案的目的是为了利用,不仅是为了收藏。档案的利用由此引出两个不同的概念:一个是利用档案,另一个是档案利用服务工作。利用档案是指利用者为了研究和解决某种问题而使用档案;档案利用服务工作是指档案馆(室)为满足利用需要向利用者提供档案材料,也就是为利用者服务的工作。《说文》里记载:“匠,木工也。”今天作为文字的“匠”,早已从木工的本义演变为心思巧妙、技术精湛、造诣高深的代名词。它褒扬匠人对产品精雕细琢、精益求精的理念,点赞其钻研技能、打造品牌、坚守信仰的精神和态度。所谓“工匠精神”,就是指作为一名工匠,要有良好的敬业精神,不断雕琢自己的产品,不断改进自己的工艺,对每件产品、每道工序都要凝神聚力、精益求精,“即使做一颗螺丝钉也要做到最好”。在雕琢档案过程中,需要做到四个要点,如树立服务理念,围绕利用需求,注重档案外借,坚持求真务实。

一、树立服务理念

服务是档案工作的生命线。目前,档案利用服务是指被动服务,提供未经加工的档案信息,对利用者需要的档案材料不了解,存在一定的缺陷。

在工匠精神下,档案工作者要树立服务理念,根据利用者对档案材料的需求,要求档案服务改变服务理念和方式,由被动服务向主动服务转变,主动了解档案形成过程,对档案信息进行挖掘,有针对性地提供知识服务。

二、围绕利用需求

围绕利用者对档案材料的需求,要求档案信息深度挖掘,主动进行知识服务,信息快速准确传递。目前档案部门传统档案信息加工为编研和展览等,如学院大事记、学院成果等,偏重重现历史,信息挖掘深度较为有限,已无法满足需求。

在工匠精神下,档案工作者要围绕利用需求,自觉地将满足利用者需求作为各环节工作的出发点,无论是收集、整理、保管、利用,还是编研工作都要围绕利用者需求进行创新和重构。其次, 档案的使用价值取决于档案信息资源的开展规模和程度。一份檔案文件价值如何,在于它对国家和社会有多大的利用价值,也就是体现在人们对它的开发利用程度上。

三、注重档案外借

档案部门是保管和利用档案的中心,它所保存的档案成分复杂、内容多样,利用者不可能详尽了解。利用者为查阅档案而来,能否及时查到他们所需要的档案,是衡量档案部门服务质量的重要标志。在工匠精神下,档案工作者要注重档案外借,档案外借是档案利用的辅助手段,利用者在办理一定的批准和借阅手续后,可以将档案借出馆(室)外阅看,但外借档案应有相应的规章制度。

首先,档案外借必须履行严格的批准手续和登记手续,本单位部门必须填写借阅单。外单位还应持有单位介绍信,写明借阅人身份、借阅目的、借阅范围和借阅期限等,经主管档案领导批准后方能借出。

其次,档案借出后,应做好外借管理:时间限制,应坚持越短越好原则,一般不超过一个星期;借出时登记手续必须清楚。案卷的标题、卷号、份数、借阅用途、借期,都必须一一登记,借阅人必须签字;必须填写代卷卡,要在被借阅案卷的位置上,设置醒目的代卷卡,卡上标明借阅卷号、日期、借阅部门姓名,以便检查和催还;必须向借阅部门和借阅人提出要求,维护被借阅档案的完整与安全,不得损坏丢失。

最后,档案归还时,档案工作者要认真清点和仔细检查文件状况,并及时登记归还日期,才能把好档案安全关。

四、坚持求真务实

档案使用中难以避免加速档案的老化和磨损,为了方便利用者重复使用档案材料,提高原始文件使用寿命,应将原始文件制作档案复制本,档案复制是档案使用过程中有效保护档案原件的最好管理办法。档案复制本的优点:扩大了档案的服务面,利用者可以长期、重复使用,保护了档案原件,延长了档案的使用寿命,扩大了档案工作的社会影响,提高了利用效率。但档案复制本也有它的局限性,利用者看不到档案原件,对这些凭证,往往觉得真实感不足。

在工匠精神下,档案工作者要坚持求真务实,指的是复制本必须和档案原件仔细核对,避免出现错处,影响利用者的使用,并在复制本目录备注档案原件来源,以方便利用者查阅使用。

档案利用服务工作是整个档案工作的中心环节,获得有关档案管理的反馈信息,能够比较客观地发现和了解档案工作各环节的工作质量。如收集的档案是否齐全、整理是否科学、鉴定是否准确、检索工具是否适用、保管是否安全等。从而促使我们强化责任担当意识,增强紧迫感,扎扎实实做好这个中心环节的工作,不断提高档案利用服务水平。

【参考文献】

[1]雷飞.兰台人也需要"工匠精神"[J].浙江档案,2016(03):32.

[2]陈小红.档案利用服务工作的完善与改进[J].统计与管理,2014(11):131-132.

[3]姜丰侠.新形势下档案利用服务工作的新举措[J].黑龙江档案,2012(05):93.

[4]岳文莉.创新服务理念提高档案工作水平[J].攀登,2008(05):166-167.

[5]王云庆,赵亚敏.论档案信息资源开发对传统档案利用的影响[J].山东档案,2006(06):22-23.endprint

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