医院重点工程项目档案管理工作实践

熊含艳

【摘要】本文结合医院迁建工程建设项目过程中档案管理的实践情况，为医院开展重大工程项目档案管理提供一些借鉴，共同探索更符合实际的工程项目档案管理方法。

【关键词】醫院；工程项目；档案管理

广西柳州市人民医院迁建工程是城市重点建设工程，是集医疗、保健、教学、科研、预防、康复等功能于一体的综合性现代化医院，是对城市的国民经济和社会发展具有影响的骨干工程，有利于城市卫生资源结构优化，满足不断增长的医疗服务需求。本文在利用项目档案成套性、同步性、现实性等普遍性特点的同时，结合迁建工程档案形成时间跨度大、数量大、利用实效久的新特点，加强了项目档案管理，为医院开展重大工程项目档案管理提供一些借鉴。

一、建设项目档案案卷组成概况

2008年11月底，医院迁建工程一、二期建设项目投入使用，三期及后续工程待建中。2017年，医院综合档案室完成竣工项目全过程文件材料的收集、分类、立卷归档工作，共收集整理项目档案共1148卷，其中工程准备阶段档案304卷，监理文件12卷，施工技术档案270卷，施工图140卷，竣工文件201卷，竣工图209卷，声像档案12卷。

建设项目档案的主要内容涵盖了设计、施工、监理、设备安装调试到竣工各过程的文件材料，综合档案室收集和整理好的归档文件主要有：1.项目立项报告、可行性研究报告的批准文件；2.选址申请及选址规划意见书；3.国有土地使用、建设用地许可的批准文件；4.关于征地拆迁补偿、人员安置的文件材料；5.项目初步设计、施工图设计的审批及说明；6.项目勘察、设计、施工、监理等招投标文件；7.开工审批、建设施工许可证的文件材料；8.反映项目工程质量、进度、资金使用控制情况的文件材料；9.工程监理规划、监理月报、监理日记、监理工作总结等文件材料；10.项目主要设备、材料采购合同、出厂质量合格证、装箱清单、开箱记录等文件材料；11.竣工备案表、整改通知书等文件材料。

二、建设项目档案管理的主要措施

（一）制度管理，做好前端控制。医院迁建工程项目参建单位数量众多，必须运用管理制度和标准来规范指导工作。医院综合档案室依据《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》修订了《柳州市人民医院项目档案管理规定》和《柳州市人民医院项目档案范围及保管期限表》。当参建单位确定时，立即将医院项目档案管理制度和归档范围以正式文件的形式下发，并召开由各参建单位专兼职档案人员参加的工程项目档案会议，并说明各自在项目档案管理中的职责以及具体要求等。在工程开工之前，提前介入，了解工程项目内容、涉及的部门和人员、工程进度安排等，根据实际情况进一步安排项目档案工作计划，做好前端控制，使建设项目档案工作得以有序开展。

（二）同步管理，做好全程控制。医院综合档案室制定了《档案管理“三参加”制度》《科技档案工作“四同步”管理制度》，在项目档案管理工作中，坚持在项目前期设计、施工、监理、竣工验收的全过程做到项目建设的档案材料形成、积累、归档与工程同步进行。档案管理人员在立项、设计、施工、验收等过程中，全程跟踪，进行指导、监督、检查，明确档案归档范围和质量。尤其在施工中的档案管理，深入施工现场，实地了解各施工单位档案资料的收集归档情况，切实履行督查指导职能。同时与监理单位多沟通，要求加强对项目档案的收集齐全工作。

（三）实行预立卷制度，做好质量管理。实行项目档案预立卷制度，“谁形成文件材料，谁立卷归档”，施工单位在工程承包的范围内负责编制，提交完整的竣工文件资料，要求收集齐全、内容准确、整理系统，质量符合管理要求。监理单位在负责监督各施工单位做好竣工档案资料工作同时也按质量要求移交整个项目管理工作形成的文件材料。实行预立卷制度，为医院建设项目的竣工文件材料的归档管理打下了良好的基础。

三、建议及对策

（一）进一步完善项目档案全程管理。运用管理理念，继续推行项目档案全程管理，定期学习研究国家制定的档案管理制度和法规，根据医院实际情况，及时制定符合项目档案工作自身发展规律的档案规章制度，并结合工程建设实践，不断完善建设项目档案全程管理，确保工程项目档案的完整与齐全。

（二）完善工程项目档案管理人员培训制度。工程项目档案管理是一项综合性工作，档案管理人员不仅要有扎实的工程项目管理的基础知识，还要有档案管理技能。在重大建设工程中需要专业复合型的人才就必须完善培训制度，采用定期性、阶段性、专题性不同的培训方式来提升档案管理人员对工程项目的档案管理专业技能。有助于档案管理人员了解工程动态，确保档案材料收集齐全、完整、准确。

（三）进一步加强沟通能力。项目档案工作仅凭档案人员的专业知识和工作热情是不够的，在工程项目档案管理的各个阶段，要与施工单位的工程技术人员进行有效沟通。工程技术人员看重的是工程本身的质量和进度，容易忽视工程项目档案管理的重要性，档案管理人员要主动与工程技术人员沟通，使归档文件符合归档要求。同时，与监理、项目部门加强沟通，充分利用他们的行政力量，层层把关，才能确保工程项目档案的合格率、准确率。

（四）加强项目档案管理信息化。档案管理信息化，涉及档案数字化、档案材料载体转换、存储、检索方式研究设计、软件平台功能设置等众多问。医院目前正处于信息技术与传统的档案管理相衔接的过渡时期，因此我们要从多方面进行思考、改进，档案管理信息化建设迫在眉睫。

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