科技期刊稿件在线处理系统财务模块应用探析

琚彤军　杨继涛

摘 要：本文针对不同期刊社的情况，有效利用期刊采编系统的财务模块。独立法人期刊社可以直接应用财务管理模块，非独立法人期刊社可以和上级主管部门做到采编系统和其财务系统的有效对接，提高编辑的工作效率。经过整合采编系统的财务模块和上级主管部门的财务模块，可以有效提高编辑的工作效率，把编辑从这些辅助的工作中解放出来。专心做好期刊的编辑审稿校对工作。最后分析了非独立法人期刊社如何有效利用财务管理模块存在的问题并提出自己的进一步设想。能实现两种财务模块的有效整合，将会大大提高编辑部的工作效率。

关键词：科技期刊；在线处理系统；财务模块；应用

中图分类号：G213 文献标识码：A 文章编号：1672-8122（2017）12-0113-02

一、现状分析

随着网络技术的不断更新发展，借助计算机技术和网络平台，实现期刊组稿，审稿，编辑加工到发排全过程的计算机网络化，已经成为目前期刊编辑出版的发展潮流，也是我国目前科技期刊编辑出版的发展方向[1]。目前大部分期刊已经采用稿件在线处理办公系统，目前国内主流采编系统有玛格泰克（Magtech）远程稿件处理系统，三才期刊采编系统、勤云远程稿件采编系统、腾云期刊协同采编系统、网刊通远程稿件采编系统。此外还有博科思网络技术（北京）公司开发的“期刊采编OA平台”、北大方正公司的“文采四溢全媒体期刊采编系统”等[2]。国内应用玛格泰克的系统在全国大概有1600多家杂志社、十几家出版社[3]，腾云期刊协同采编系统目前应用已经超过1500家[4]，勤云采编系统已经超过800家[5]。

在目前的文献中有不少文章针对采编系统应用中存在的问题进行了分析论述，曾婷[1]从国内现有期刊采编系统出版全流程数字化和对稿件评审智能化方面的问题进行分析，张瑞麟[2]分析了国内外的采编系统应用现状和采编系统的功能；杨琦[4]分析了国内稿件采编系统的功能特点，杨浦[6]针对腾云期刊协同采编系统优劣势进行了分析，但也仅仅限于其投稿、审稿等功能的分析。从现有文献分析的主要内容来看，目前都全部集中在应用采编系统的稿件的流程，稿件评审，学术不端检测系统，智能编辑，智能校對等模块方面，而对于对期刊在线采编系统的财务模块进行分析的文章几乎少有。

目前在国内期刊应用的所有采编系统中都设置有期刊财务管理模块。各个期刊编辑部的具体情况不同，财务管理系统在各个编辑部的应用也不相同，目前科技期刊的管理模式大致分为以下2类。具有独立法人资格的期刊社，非独立法人资格的期刊社，独立法人资格期刊社的财务管理归属于期刊出版单位，所以财务系统和采编系统统一为一体。一般直接应用采编系统中的财务管理模块进行日常期刊社的财务工作，比如审稿费、稿费的登记发放和作者版面费的收取等等，而对于非独立法人期刊社来说，在应用采编系统中，财务管理模块基本是形同虚设，非独立法人期刊社无独立的财务管理权限，财务归上级部门管理，但具体涉及到编辑部部分的财务工作则需要编辑部人员进行审稿费、稿费、版面费等费用的登记，然后再去财务主管部门进行再次登记，转交给学校财务人员进行下一步的后续工作，这样不但耗费编辑人员的精力，而且在转接的过程中经常会出现作者，审稿专家信息不全，缺失等问题，给非独立法人编辑部和上级主管财务部门都带来很多不必要的麻烦。因此对于非独立法人期刊来说，如何进行采编系统中财务管理模块的进一步探索应用则是目前存在的一个问题。

二、目前期刊管理模式所导致的财务管理模式

由于期刊管理模式不同，相应的其财务管理模式也不同，独立法人期刊直接应用采编系统的财务管理模块进行相应的财务管理就可以，目前应用的采编系统都有财务中心模块，其分为审理费管理、版面费管理、审稿费管理、稿费管理等等，对于独立法人期刊来说，这几个费用的信息就可以直接从采编系统里提取直接向作者开具相应的票据，向审稿专家、作者进行审稿费和稿费的发放和邮寄工作。而非独立法人往往是财务归上级主管部门管理，但期刊具体的财务工作却需要编辑部人员去完成，而编辑部人员又无财务权，所以很多相关财务的具体工作仍然采用人工的方式进行，首先需要从系统中分次分批提取作者、审稿专家的相关信息，把相关信息通过优盘或者存成word电子文档，通过邮件的形式发送到上级主管部门财务处专门负责票据的专职人员那里，也有的直接把相关纸质信息打印出来，送到上级主管财务部门，该部门专职财务人员对各编辑部送来的外审专家，作者的相关信息进行整理，然后再分别对审稿费，版面费，稿费等票据信息输入到财务票据管理系统进行操作，进行版面费的收取，审稿费的发放，发票的开具。

三、非独立法人的无独立财务期刊管理中存在的问题

目前，非法人独立单位期刊的这种财务管理状况对编辑部和主管单位财务部门带来了极大的不便。

非独立法人期刊目前基本归属的上级主管部门主要有，大专院校，研究所，各个科研机构，在这些主管单位中，期刊编辑部基本都属于从属辅助系列，由于种种现实存在的问题，各个编辑部基本属于人员缺编现象严重，编辑不但要负责稿件的审阅和编辑校对工作，还得兼职做编务和相应的财务工作，这样无形之中给编辑工作增加了不必要的负担，

另外。编辑部兼职财务人员每次都需要从采编系统里提取审稿专家，作者的相关信息，然后按财务要求进行整理归类，最后送交上级主管财务部门进行后期的财务票据开具和审稿费，稿费等发放工作，在这个过程中增加了很多中间环节，审稿专家，作者的信息在提取转存，整理排版的过程中难免会出现信息不完整或者错误的情况，这样就会给财务部门，审稿专家，作者等造成不必要的损失和麻烦，也增加了编辑部兼职财务和上级主管部门财务人员的工作量。

四、对 策

1.期刊采编系统和主管部门财务应用系统的开发单位就编辑部采编系统财务模块和上级财务管理系统如何对接进行技术交流，在这2种系统中分别开发集成一种模块，该模块可同时兼容采编系统和财务管理系统所需要的一切相关信息，主管部门财务系统各根据出版单位的工作需要随时随地从采编系统提取相关信息。各期刊主管部门采用的财务系统也不尽相同，编辑部采用的采编系统也有几种类型，因此，对于不同的采编系统和财务系统，双方开发人员有针对性的研制出各个应用单位的兼容模块。虽然，这种方式需要双方采编系统开发人员投入大量的人力物力，但一旦开发成功，对非独立法人单位采用该系统的单位会大大增加，无形也增加了开发单位的收益，属于一劳永逸的事情，对于非独立法人期刊和其上级主管部门来说也极大的减少了工作中很多不必要的环节。

2.在这2种系统之间可以尝试设置采编系统的财务管理模块与主管单位的期刊管理相关模块进行部门资源共享，在这种共享环境下，主管单位财务部门也可以很方便的提取作者，审稿专家的相关信息，进行费用的发放和票据的开具等工作。这样就完全减少了出版单位通过优盘，邮件形式单个提取信息，然后再发送的现状。

五、实现这两种模式的前提条件

1.投稿作者必须在系统进行稿件投稿注册的时候，需要完善所有的相关资料信息，如作者的单位系统、单位财务账户、身份证号，纳税人识别号，电话，务必要求准确无误，审稿专家在采编系统注册时也同样要求提供资料完整准确。

2.科技期刊应用的采编系统和上级主管部门的财务系统2家的研发人员首先得协作共同开发一种通用的模块，然后再根据不同出版单位的特殊要求进行小部门微调。这样才能最大限度降低开发成本，是实现这一模块的应用成为可能。

3.非独立法人期刊上级主管部门必须要有熟悉采编系统的专职财务人员进行此项工作。可以通过专门的培训或者学习采编系统财务应用模块。

参考文献：

[1] 曾婷.期刊稿件采编系统的发展现状及展望[J].江汉大学学报（自然科学版），2012，40（4）：101-104.

[2] 张瑞麟，吴益伟，袁醉敏.国内外期刊网络采编系统的应用分析[J].科技通报，2016，32（8）：247-250.

[3] http：//www.magtech.com.cn/CN/model/index.shtml.

[4] 杨琦，刘晓莉.国内外期刊稿件采编系统功能特点[J].长安大学学报（社会科学版），2015，17（2）：99-103.

[5] http：//www.e-tiller.com/ch/index.aspx.

[6] 杨浦.腾云采编系统使用问题及应对策略——以《河南师范大学学报（自然科学版）》为例[J].新闻研究导刊，2016，7（1）：205-206.

[责任编辑：传馨]endprint