浅议卫生监督机构档案管理

吴宁

摘 要：档案管理，无以伦比。在卫生监督机构，档案管理占据至关重要的重要。档案管理工作的有序和规范，直接关系到卫生监督管理工作的正常运行和稳定。在卫生监督机构中，要做好档案管理工作，除了要具备过硬的专业技能，还要经得起各种考验。

关键词：卫生计生监督；档案；规范有序

工作干得好，档案少不了。档案这项工作，是国家机关、企事单位、社会团体在正常运营中自然形成的、按照一定的规律保存、留档的信息载体。档案忠实记载、客观公正的记录了单位的史料，是总结单位成绩的重要的、不可或缺的参考资料，更是检查单位遵章执行政策方案的最好证明。尤其是对于卫生计生监督机构而言，身为法制化极强的职能部门，做好日常的档案管理工作显得尤为重要。

一、卫生计生监督部门的资料归档的专业性

当前，卫生计生监督机构的盖尔任务正在有条不紊的有序进行。卫生计生监督部门的档案管理工作，相比以前，有了很多压力。很多资料需要重新建档、归档，这在一定程度上加重了档案管理人员的工作量。纵观卫生计生监督部门的档案案例工作，继续做得好，又要做出成绩，档案从业人员，应该切实提高自身的专业素质和业务能力，为保障和促进卫生计生监督部门的健康有序发展做出应有的贡献。

在卫生计生监督部门，所有的档案资料都应该合理的归档，这是做好档案管理工作的最基础的责任。归档应该按照档案的日期和顺序、装订顺序、排列顺序规范操作执行。档案管理工作人员除了要熟练操作报表出力方法，还得按照月、季、年上报及归档。

除了归档，档案的安全存储和备份也显得尤为重要。尤其是卫生计生监督部门，更要严谨细致的做好这项工作。无论是档案划分的种类、保管的要求、保管的期限，都要运用科学的方法，遵循科学的原则进行存归档管理。与此同时，还要采取科技手段，进行安全备份管理，这样既有利于档案的保存，又方便于档案的查早，大大减少了档案损坏或者丢失的风险。

除了正常收录的档案，还有面临销毁的档案。有些档案期满，需要销毁的时候，必须严格执行档案管理规定，由档案部门提出销毁意见，严格审查把关，编纂档案销毁的清册和目录，同时还要标注档案的名称、卷号、册数、起始年度和到期年度。单位的相关负责人，还要在档案的销毁清册上签署具体的意见。在销毁档案的时候，档案机构和相关人员要委派专人监督，销毁前，认真清查盘点；销毁后，在销毁清册目录上签名盖章，并将销毁情况整理成书面文字，报告给本单位档案管理的负责人，另一份则归档备查。[1]

二、卫生计生监督部门的档案管理的安全性

无规矩，不成方圆。尤其是对于卫生计生监督部门的档案管理工作者而言，更要树立牢固的责任意识和安全意识，严格按照工作流程去开展日常的档案管理工作，不能有丝毫的粗心大意。

在日常管理档案的时候，对于单位的含有保密信息的资料要进行特别的管理，要注意严格的保密，就算有特殊的原因，也要遵守工作纪律，不能有丝毫的泄露。在档案书写的时候，必须按照档案有关规定班名，字迹工整清晰，不能涂抹，不能笔误，从源头上去减少安全隐患的存在。

卫生计生监督部门的档案管理人员，还应该树立牢固的安全意识和坚决的保密意识。在日常的工作中，确保档案的完整和档案的安全是档案管理工作的重中之重。身为管理人员，一定要不忘初心，牢记责任，始终把档案的安全工作和档案的保密工作放在首位，切实做到防微杜渐，警钟长鸣。[2]

同时，在日常的档案管理中，档案工作人员还应该经常加强安全教育和安全技能培训，在加大档案保管力度的同时，还要制定详细的档案安全管理预案和防范措施，理顺彼此之间的工作关系，认真落实档案管理所要面对的“防火、放盗、防潮、防有害气体、防虫、防尘、防霉、防光”等八防工作，切实提高自身的安全防范和应急处理能力。

三、卫生计生监督部门的档案管理的主观性

身为卫生计生监督部门的档案管理工作者，在日常的工作中，一定要不断加强现代化意识、法律意识和职业道德意识。作为档案的管理者，必须要认真维护档案的真实性和历史事实的本质。不能利用职务之便随意篡改和歪曲事实，也不能凭借个人喜好，主观臆断，肆意鉴别。要抵制来着各方面的诱惑和压力，老老实实做人，规规矩矩做事。

对于卫生计生监督部门的档案管理者而言，必须要具备的扎实的基本功和过硬的专业素质，在档案管理这个工作室，具备专业的鉴别技能和处理办公事务的能力，提升开发研究档案自愿的主观意识，驾驭专业技能，能够不断满足档案信息日益增长的需求。不拖后腿，不掉链子，让档案工作清晰明朗，有效运行。

人不学要落后，刀不磨要生锈。信息时代，互联网技术发展日新月异。身为档案管理人员，更应该充分利用高科技，提升专业能力，不断加强档案管理的信息化水平，更好的做好本职工作。在日常的过程中，还呀加强与各部门的沟通、协调，不要在自我的圈子里沾沾自喜，闭门造车，应该多走出去，去观摩，去学习，去取经，吸收先进的经验，利于自己在今后的工作中能够游刃有余。

除了要掌握信息，身为档案的管理工作者，在日常的工作中，还需要主动掌握一定的文史知识，毕竟，汉语言文学与档案的管理密不可分。如果档案管理工作者自身具备较强的语言表达能力和书写能力，对工作的顺利开展大有裨益。同时，还要认真研读现代管理学、图书馆学等专业知识，不断提升综合素质，主动适应档案发展的要求。[3]

四、当前档案管理工作面临的困惑

任何工作都不是一帆风顺的，档案管理也不例外。由于隔行如隔山的原因，很多时候，大多数人对档案管理工作抱有一定的偏见，总觉得档案管理无非就是简单的记录和日常是抄写，然后找个档案盒做好标记，认真分类就行了。正是有了这样先入为主的概念，有些单位对档案管理工作不够重视，随便找个人就能应付一下。这样的偏见，导致档案管理工作停滞不前，甚至无从下手。

平心而论，任何档案管理工作，并不只是单纯的把资料放到指定的位置就行。很多人，对档案管理抱有一定的偏见，在他们看来，档案管理工作做的再好，也不會给单位创造效益，更别提实现任何社会效益。正是有了这种偏见，导致有些单位的档案管理工作出现停滞不前、漏洞百出等问题。

档案管理工作，是单位工作有条不紊运行的根基和保障。通过现象看本质，一个单位的档案管理，详细记录了单位工作人员的基本情况和相关人员的详细资料，还忠实的记载了单位的相关数据和重要信息。由于对交接环节的疏忽，很容易导致档案的丢失和错乱，就算后期弥补，也是忙的手忙脚乱，无形之中加重了工作负担。[4]

有些单位的档案管理者，在档案工作的宣传管理上，显得太过轻松随意。他们很多并不是科班出身，缺少相应的专业知识，之所以干这项工作，很多只是上面压下来的人物，不得已而为之。由于管理者本人对档案缺乏最起码的重视，并没有长远的打算，从而导致在工作中粗心大意，经常凑活，这在无形之中埋下了隐患，不利于工作的顺利进行。

一直以来，纸质是档案管理的重要载体，除了电脑打印的之外，很多还是以手写的抄录为主要方式。在档案填写的时候，不但容易弄脏弄乱，而且容易丢失破损。这种陈旧的档案管理模式，不但耗费的很多人力、物力和精力，而且对于档案的及时归档整理也很被动，档案管理的安全性更是没有得到保障，这样的隐患，也必须防微杜渐。

五、档案管理工作的对策及思考

出现问题，不能逃避，想法解决应对才是上上策。对于卫生计生监督管理部门的档案管理者而言，在日常的档案管理过程中，要主动强化档案管理意识，自觉履行檔案管理程序，主动养成认真严谨的工作作风，办事雷厉风行，不虚以委蛇，不拖泥带水，不阴奉阳违，不危言耸听，无愧于初心，无愧于工作。

打铁尚需自身硬，在档案管理方面，相关的硬件设施也得想法完善起来。单位应当重视档案管理工作，并配备单独隐蔽的档案管理库房。库房内不但要有空调、除湿器等设施，还要配备相应的管理配件，做好日常检查和维护，真正做好八防工作，而不是只是在嘴上说说，不但要腿勤，更要求心细，做好维护工作。[5]

在档案交接的时候，一定要严格按照相关程序进行。交接工作需要严密的手续，不能嘻嘻哈哈，不当回事。因为交接工作事关重大，稍有马虎大意，就可能造成档案的流失或损毁。在交接的时候，身为当事人，一定要对个人所负责保管的档案进行全面整理，以高度认真负责的精神，确保档案交接工作滴水不漏，严丝合缝、规规矩矩。

同时，卫生计生监督管理部门档案负责人，还应该健全档案管理制度，所有事情，都要有规范的流程，尤其是档案管理的从业人员，更要具备较高的职业操守，确保日常的规范有序合理化操作，杜绝不该出现的瑕疵和漏洞。所制定的制度，必须具备可操作性，以便更好的 发挥规范指导作用，便于操作和实施，并收到事半功倍的效果。

六、结束语

总而言之，身为卫生计生监督部门的档案管理工作者，在日常的工作中，应该自觉肩负起责任，在工作上一丝不苟，始终把单位的利益放在前面，不断加强自身的文化水平和业务能力，努力完善档案管理的安全性，加强信心，拼搏进取，总结经验教训，提高业务能力。

参考文献：

[1]茹明霞.加强基建档案管理的思考[J].兰台世界，2008，（5）：25-26.

[2]许冬生. 安全文化建设是拯救人生命工程的重要保证[J]. 湖南安全与防灾，2006，（12）.

[3]刘焱华.企业安全生产是以人为本， 维护职工的最大利益[J]. 重庆劳动保障，2006， （9）.

[4]黄晓英. 建立“效益型”企业档案工作机制的思考[J]. 广东档案，2001，（2）

[5]汪翠萍.如何近一步规范事业单位会计档案管理.湖北档案，2006；增刊：113.