论加强事业单位声像档案的“藏”与“用”

周心宇

摘 要： 声像档案是事业单位全宗档案的重要组成部分，作为视听信息的集合，它忠实记录了历史，具有保存、研究价值，对单位的发展具有重要的镜鉴意义。如何加强声像档案的“藏”与“用”，成为摆在档案人面前一项重要的课题，本文就事业单位声像档案管理中普遍存在的问题和相应对策进行论述。

关键词： 事业单位；声像档案；藏与用

声像档案是指国家机构、社会组织以及个人从事政治、经济、科学、技术、文化等活动中形成的具有保存价值的影片、唱片、录音带、录像带等不同材料为载体，以声像为主，并辅以文字说明的历史记录，是形、声、文的有机整体，其所具有的真实、形象、鲜活等特性和优势是文书档案所不具备的。笔者在本单位声像档案管理的实践中，不断提高对声像档案重要作用的认识，注重加强声像档案的收集、整理及开发利用，藏用并重，充分挖掘其价值，单位于2013年获得“江苏省五星级档案工作”荣誉。多年来良好的声像档案管理工作给决策者在规划机构的发展上提供了有力的支持。下面围绕事业单位声像档案管理中实际存在的问题和相应对策进行论述，并就如何加强声像档案的“藏”与“用”进行探讨。

1事业单位声像档案管理中存在的问题

1.1长期分散管理，档案流失严重

事业单位声像档案主要产生于业务部门和单位专业摄录人员之手，长期分散管理现象普遍，未能交予单位综合档案室集中保存，导致很多原始声像资料散落在个人手中，一旦出现机构、人员的调整变动，就极易造成声像档案流失，更谈不上长久保护和开发利用[1]。

1.2说明文字缺失，声像沦为死档

声像档案具有较强实效性和特殊的归档要求，应在第一时间辅以文字说明，如不及时进行文字标注，写明时间、地点、人物、事件等信息，那么日后就算是摄录者本人也很难追忆齐全。更有甚者档案意识薄弱，认为声像原始资料拍摄好就算完成任务了，不需要标注、分类、归档，导致原本珍贵的声像资料沦为死档，失去其应有的价值。

1.3保管條件落后，造成安全隐患

声像档案的保管有严格的条件限制，保管上要做到专库、专柜存放，除有严格的温、湿度要求外，还须具备防磁、防光、防污染等多种保护措施。但是，大多数事业单位缺少声像档案专柜等保管设备，处于原始阶段，只是将声像资料大量堆积，进行仓储式管理，达不到恒温、恒湿、防磁等保存要求。保管条件落后，不利于声像档案的长久保存。

1.4藏用难以并重，服务价值缺失

目前各级事业单位对声像档案开发利用意识还很不够，很多具有开发利用价值的声像档案仅是接受次数较少的查阅，“重藏轻用”的现象，造成了档案服务价值的缺失。其实声像档案除了凭证、依据作用外，还能通过对其进行专题编研、开发，使之更加生动直观地展示历史的轨迹和文化的积淀。

1.5数字处理滞后，不利开发利用

随着大数据时代的到来，将传统声像档案采用计算机技术实现声像档案数字化，已是必然趋势。但目前大部分事业单位的声像档案现代化水平并不高，没有及时对传统声像档案进行数字化处理和翻制刻录，造成档案管理水平不能与单位发展同步，不利于声像档案的开发利用。

1.6专业人才缺乏，综合能力不足

声像档案的特殊性，决定了管理人员必须具有一专多能的综合能力。除了档案管理知识外，影像拍摄、采集编辑、计算机技术和文字写作能力都是必备技能。目前，事业单位的档案管理人才很缺乏，多为兼职，他们不仅缺乏系统的档案管理知识及专业技能，更缺乏对声像档案进行汇编和开发的能力。

2 加强事业单位声像档案管理的对策

2.1健全管理制度，实行集中管理

要想改变声像档案管理混乱的状况，建立一个健全的管理制度来规范此项工作很有必要。应从收集、归档到移交单位综合档案室统一管理，制定一套严格的制度，做到有章可循、责任到人，防止分散流失，杜绝归为己有。同时将档案管理工作纳入年度考核目标，以考核确保声像档案归档质量及数量。

2.2规范文字说明，科学分类编目

声像档案的整理、分类、编目以科学有效、便于利用为原则，应在全宗号下设立独立的声像档案编目，编目格式建议为：“全宗号-年度-保管期限代号-分类号-声像号-描述文字”，此格式比较合理，按照年度归档分类，前后一致，便于查阅。其中，文字说明必需及时标注，且要综合运用时间、地点、事由、人物、背景、拍摄者六要素，概括而全面地揭示声像档案反映的全部信息，且做到文字简练，语言通顺。

2.3努力创造条件，力求妥善保管

单位要根据声像档案介质的特殊性，建立符合保管要求的档案室，严格控制档案室的相对温、湿度，建立防盗、防火、防蛀、防磁、防光、防污染等多种保护措施。其次，声像档案一定要独立成卷，并使用声像专柜单独存放。照片、录影带、录像带、光盘、硬盘等要采取定期检查、倒带、清洁等保护措施。对于年代久远、使用率较高或检查中发现污损的声像档案要及时做好数字化转换及异地备份工作，力求妥善保管，延长其寿命。

2.4改变“重藏轻用”，合理开发价值

声像档案作为一种最直观、真实的历史记录，其利用价值是不言而喻的。本单位以良好的档案管理工作为依托，科学、丰富的室藏为基础，合理开发利用编制了材料50余件，建立史料陈列室200余平方米、建成专业类实物展示“病媒生物标本展示馆”250平方米，以丰富的档案编研开发利用有效助推了单位文化建设。

2.5实现数字管理，便于开发利用

传统声像档案的保存与利用存在诸多弊端，比如：介质载体不稳定、存放环境要求高、存放空间大、手工检索难等，所以提高声像档案管理现代化水平，实现数字化管理就显得十分必要，也是今后的必然趋势[2]。传统声像档案的数字化，是指借助信号数字化转换技术，将模拟信号转换成计算机可以识别的数字信号，然后提供利用的过程，主要包括：录像带、录音带等的数字化。

2.5.1视频档案数字化 视频档案数字化主要是利用计算机、视频采集卡、视频采集编辑软件将盒式录像带中的模拟信号转化为计算机可识别的数字信号，并将其直接导入声像档案资源库。首先，将录像机或放像设备与装有视频采集卡的计算机相连，然后可利用视频编辑软件实现数字化转换。现行的许多软件都可以轻松完成录像带数字化转换及后期剪辑。视频文件以MPEG及AVI格式较为通用，MPEG文件大小适中，对计算机配置要求不高，可用于编辑，AVI文件较大，无损无压缩，常用于重要视频资料的存档。但需注意的是，由于视频文件占用储存空间很大，应定期对其进行光盘刻录，以节约储存空间，增强保护。

2.5.2音频档案数字化 音频档案的数字化主要是利用计算机、录音机和声卡将录音带中模拟信号转化为计算机可识别的数字音频信号。软件方面较常用的有cool edit等。数字音频主要采用MP3和WAV格式进行储存。MP3格式大小适中，常用于预览和编辑。WAV为高保真格式，文件较大，但质量较高，常用于重要音频资料的存档。

2.6加强技术培训，提升综合能力

要改变声像档案管理人员综合能力不足的现状，可创造条件为其提供各种声像技术的培训学习机会，也可向专业档案馆或工作做得好的同行单位借鉴学习，交流经验，以此创造人才培养的环境，多途径提升综合能力。使其掌握声像拍摄、采集、编辑等专业技术。档案管理人员自身也要主动加强学习，增强档案意识，提高职业修养。

综上所述，声像档案是事业单位全宗档案的重要组成部分，作为视听信息的集合，它忠实记录了历史，具有保存、研究价值，对单位的发展有着重要的镜鉴意义。我们应从制度条例、保管条件、开发利用、数字转换、人员素质等方面重点强化，改“重藏轻用”为“藏用并重”，不断学习新知识、掌握新技能，使之发挥应有的作用。

参考文献

[1]高建华.声像档案管理面临的问题与对策.《浙江档案》.2013年第2期55-56页共2页.

[2]任广伟.陈丽.浅析医院声像档案的数字化管理.《中国实用医药》.2008年12月第3卷第34期245-246页共2页.