基于数字化的高校档案馆开展移动服务的策略分析

姚秀峰

摘 要：随着移动互联网的兴起与快速普及，人们越来越依赖移动设备获取信息，这为高校档案开发利用提供了新的方向。如何创新服务模式，如何拓展服务功能，是移动互联网环境下高校档案管理的工作重点。本文针对当前高校档案管理现状，从移动互联网视角构建移动共享服务体系，为高校档案管理提供支持。

关键词：高校档案；移动互联网；移动服务

1.高校档案开展移动服务的可行性

从技术保障层面来看，互联网和移动通讯的技术融合使得移动互联网被普及，以智能手机为代表的职能终端也已普及，这满足了用户层面的技术需求。而且高校档案馆有条件建立数字档案馆，开通网站，建立电子化的档案信息库。从物质保障层面来看，高校档案馆馆藏资源丰富，且具备成熟的档案信息资源产品服务开发能力。从人力保障层面来看，在高校档案数字化建设过程中，培养了很多业务熟练、热爱岗位的档案人才，而且也拥有一批计算机、移动互联网技术人才，满足开发档案移动服务的人才需求。从经验借鉴层面来看，国内外已有档案馆开展移动服务的案例，并积累了很多宝贵的经验，能够为高校档案馆开展移动服务提供经验借鉴。

2.高校档案馆开展移动服务的调查

（1）移动工具调查

从当前高校档案开展移动服务的模式来看，微博、微信、APP是三种主要工具。从微博服务形式来看，虽然有些高校档案馆开通了微博，但其维护与运行力度不强，微博发布内容缺乏针对性，而且更新不及时。微博名称与头像设计较有针对性，一般为“**大学档案馆”，这容易使用户检索到，而且也一目了然。微博活跃度的关键衡量要素是粉丝数量、粉丝活跃度、微博转发率，在这几个方面， 不同高校档案馆表现有较大的差异。

从微信服务方式来看，多数高校已经开通了微信平台，具体包括微信公众号、微信小程序、微信群等，而且微信认证情况良好，多数有自定义菜单和服务指南，能够有效的提升档案信息服务质量。微信名称多以“**大学档案馆”为主，能够提供的服务较多，服务范围也较广泛，而且还具备即时通讯、交流沟通功能。相比之下，微信的移动服务效果较为理想，而且开发潜力更大。调查中发现，高校档案馆微信所能提供的服务主要包括查档服务、档案文化宣传、工作动态发布、在线联系等，但个性化服务优势并未突出，这需要进一步减少发展。

从APP服务形式来看，高校自主开发档案服务APP软件较少，多数高校不具有独立的APP，即使有些高校自主开发了档案服务APP，但由于用户数量较少，也疏于维护和运营。现状来看，档案服务APP软件开发、运行、推广、宣传的难度较大，而且投资费用较高，以当前高校档案馆的实际情况，尚不具备推广的空间。

（2）存在的问题

高校档案微博服务方面，档案馆微博意识淡薄，重视程度不够，缺乏与用户有效的互动。微博账号的用户粉丝表现也不甚理想，用户影响力偏小，这说明互动性差，信息发布不足。受限于微博篇幅因素，微博难以满足公众需求，内容覆盖面偏小，一定程度上影响了用户活跃度。微信公众平台服务来看，微信平台的信息推送、信息发布、在线沟通等有待进一步加强，内容缺乏创新，导致用户关注档案微信号后，由于无法得到有效信息而取消关注。此外微信账号功能单一，自主服务功能需加强，推广宣传力度不足，缺乏特点特色。

3.高校档案开展移动服务的建议

（1）移动服务应对策略

高校及档案馆层面应充分认识各种移动服务方式对档案馆工作的利弊，结合自身情况认真选择移动服务方式，比如微信公众平台方式，增强重视，加大开发、宣传与推广力度，并对内容进行创新，突出馆藏特色，推出个性化服务和私人订制服务。档案馆应加强移动服务的精力投入，树立“以用户为中心”的意识，深入分析用户需求，并针对性的提供档案信息服务。档案馆还需将信息资源整合运营，建立共享体系，并树立一套对应的激励机制和操作规范，加强服务平台发布信息的内容管理，强化关于档案信息安全的服务意识。

（2）移动服务功能拓展

结合用户需求调查分析，高校档案移动服务功能应在原有基础上进一步拓展，提供给用户更丰富的服务种类。在微信公众号上增加提醒功能，通过微信号或短信及时通知用户档案查询、预约结果。也可通过微信向用户微信号发送各种档案展览、宣传、教育活动的信息。增加个性化推送服务，深入挖掘用户偏好，并将相关主题档案信息推送给用户。开发移动展览服务功能，档案馆特色馆藏资源信息通过移动设备呈献给用户，激发用户兴趣，使其主动寻求档案移动服务。此外还应注重互动咨询服务，提升互动咨询的效率，最大限度的满足用户需求。

（3）移动服务基础层级体系构想

以用户需求为导向，以先进技术为支持，高校档案馆应基于智能移动设备构建移动服务系统。在系统的基础层，分为应用层、服务层、数据层和网络层。应用层是高校档案馆建设的移动服务系统，用户借助自己的智能移动设备就能通过网络访问，所有信息资源能够在用户移动终端呈现。服务层主要负责信息获取、组织和整理，并结合用户需求分析结果向用户推送个性化信息，给用户带来更好的体验。数据层是高校档案移动服务系统的资源数据库，是实现移动服务方式共享体系的基础。

（4）移动服务共享体系构想

从高校档案移动服务的资源和用户层面，构建两种共享体系，一种是档案信息资源共享体系，另一种是用户信息即需求共享体系。在档案信息资源共享体系中，侧重档案服务人员与用户的互动交流，比如一对一咨询、个性化信息推送、私人订制信息沟通等。在用户信息及需求共享体系中各平台通过对用户信息的收集、分析、对比，总结出用户需求，并在档案管理系统中共享，以便开发更丰富的服务模式。档案馆不断要加强移动服务的建设，而且还应加强移动服务、网络服务与其他服务形式的融合，进而做到优势互补，取长补短，推动高校档案信息服务的发展。

参考文献：

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