计算机信息技术在现代办公自动化中的应用

李萍

摘要：信息化时代，计算机信息技术早已在各个行业的办公自动化中普及和应用，掌握先进的计算机信息技术，构建办公自动化平台，是提升办公效率，推动办公现代建设的关键，也是当前办公室工作人员们所承担的共同责任，本文就已计算机信息技术在现代办公自动化中的进行几点具体研究和分析。

关键词：计算机信息技术；现代办公自动化；应用引言

计算机在各行各业的普及，彻底改变了人们的生产与生活方式，计算机技术为人类提供了巨大的便利，颠覆了传统的工作方式，大大提高了工作效率和质量，人们更加依赖于计算机与计算机之间的交互，在现代办公工作中，计算机信息技术的作用是不容忽视的，它让办公室自动化成为可能，在很多领域都解放了人们的双手，实现人力资源与其他各种资源的优化配置，真正实现了人尽其才，物尽其用。

1.将计算机技术应用到办公自动化中的意义

1.1有效提升办公效率

在办公室工作中应用计算机信息技术，最大的优势就是在保障工作质量的前提下，大大提高了工作效率。传统办公室工作中涉及的书写、处理文字材料的部分，借助计算机设备以及相关软件，能够更加方便、快速的完成，资料、信息的载体也从纸质文件变成了电子文档，传输、保存和应用、修正都更加安全、便捷。另外，计算网络技术在现代办公室工作中的应用，实现了每个部门、每个工作环节的交互、交流，孤岛信息逐渐减少，部门之间的协作增强，接收、传输、使用信息的效率更高，部门之间的合作更加及时。

1.2优化办公室工作环境

与传统的企业办公相比，使用计算机技术之后所实现的企业自动化办公方式给企业带来很大的影响和变化。原本人们办公只是在一间屋子里，现在人们虽然同样是坐在一间屋子里，但是却可以和世界相沟通联系，人们不再是一个单独的个体工作者，能够借助网络找到一些相同工作者进行合作，进而实现人机一体化的办公网络系统，使得企业管理从传统的复杂变得简单，也使得企业的办公环境有所改善和提高。网络技术还能够为各个行业搭建一个很好的交流沟通桥梁，进而使得一些跨区域跨行业的企业能够在一起进行合作和交流。随着社会的发展，计算机技术已经帮助很多的企业实现自动化办公管理，进而优化企业的办公环境。

1.3降低企业管理成本

计算机技术在企业办公自动化中应用，带来很多信息和经济上的改革。企业在引入计算机技术来进行企业管理，使得企业在办公中能够大大的节约所需要的一些材料，并且还能够将传统办公中一些不具有重要意义的流程进行删减，最终不仅使得企业的办公管理效率能够有所提高，还能够减小企业的成本支出。企业中利用计算机实现办公自动化之后，还可以将企业中一些不必要的人力支出进行降低，同时还能够使得企业的效率和收益能够大大的提高。在全球中有很多这样的例子。

比如：微软公司，在实现全面的办公自动化之后，与之前没有引入计算机技术的相比，每年大概可以节约4000万美元，并且还能够节约一定人际关系事务处理的时间。由此，可以看出来，计算机技术在办公自动化中的应用，不仅能够降低企业的成本，还能够提高企业的经济效益。

1.4激发个体能力

企业引入计算机技术来实现办公自动化的相应管理，使得企业的办公能够更加流畅顺通，提高企业工作的自由化，实现企业管理的有序化，进而使得一些员工不再被繁琐的事务困扰，能够从原本枯燥的工作环境中解脱出来，最终个人的创造能力能够被充分的发挥出来，实现个体的创新能力。

作为企业的领导，不仅应该重视企业的未来发展方向还应该重视员工工作中所体现出来的创造力，使得员工的创造力能够在工作中发挥良好的作用，提供工作效率。虽然企业利用计算机实现办公自动化，但是对于员工的专业知识还是具有很严格的要求，所以每一个企业的工作人员都需要不断的提高自身的素质，进而能够在企业的办公自动化中发挥自己的创造力。

2.计算机技术在办公自动化中的综合应用

2.1计算機信息技术在办公室中的应用应用要素

计算机技术在办公自动化中的应用要素总结起来，可以分为五个部分：第一部分是办公人员。虽然是自动化办公，但是还是需要相应的人员来作为载体实现，所以办公人员是办公自动化中的一个最主要因素，办公人员又可以根据其工作性质不同分为四种，分别是专业人员、决策人员、管理人员和辅助人员。这四类人具有一个相同点，就是都需要对办公自动化的设备和功能都有一个明确的认识。第二部分是组织机构，企业的组织机构会对企业的办公模式产生很大的影响，所以，办公机构随着计算机技术的引入，也变的很灵活。第三部分是企业的办公制度。办公制度是对企业所进行的一些工作行为的管理机制，这是企业中每一个部门都需要遵守的规则，自动化办公系统能够在计算机的作用下，使得办公制度能够更加全面科学的实施。第四部分是技术工具。办公自动化系统能够利用计算机技术和通讯技术实现信息资源的共享，进而使得企业的办公效率被大大的提高。第五部分是办公信息通过计算机技术对办公信息进行处理，最终使得企业的综合管理水平能够有所提高。

2.2计算机信息技术在办公室中的应用类型

2.2.1办公自动化中的文字与数据处理技术

在企业中实现现代化办公管理的标志就是企业能够不断的加强定量分析能力，又因为数据作为定量分析的基础，所以数据分析处理是自动化办公所必备的一项基本功能，在一般情况下，企业中所进行的行政办公就是进行一些信息的处理工作，只要通过计算机中的数据库管理系统就可以实现这些信息的处理工作，利用这个数据库系统就可以将信息进行细致的分类和过滤，最终使得数据保持着独立性，能够为企业提供准确的信息。

企业传统的办公中，工作人员记录一些信息只能够依靠手写，这种手写的纸质版信息保存起来不容易，并且存在很高的信息丢失风险。当企业中引入计算机技术之后，企业中信息记录的方式增加了，工作人员可以利用Word、Excel等工具来将信息进行记录和存储，并且这些信息工具能够对信息进行相应的版式设计，将信息变得更加清晰明了，在提高办公效率的同时还能够使得加强信息的保护作用。企业中的员工们可以利用网络在内部进行各部门之间的沟通和联系，使得信息在企业内部进行顺畅的流通，既保护了企业信息的安全又提高工作人员的工作效率。

2.2.2办公自动化中的多媒体技术

多媒体技术展现形式多样，这项技术将文字、声音和图像进行组合表现；人们借助计算机设备，将文字、声音、视频和图片等组多媒体信息进行组合并展示就是所谓的多媒体技术。将多媒体技术与应用于办公系统中，可以丰富信言、的表现形式，使其更加直观生动；还可以简化信言。多媒体技术的应用颠覆了传统的办公模式，丰富了整体的办公系统，提高而整体的办公效率。在进行工作汇报时，充分利用多媒体技术，将展示内容以声音、视频、图片等多种形式汇报出来，灵活生动，方便快捷，易于理解。

2.2.3办公自动化中的网络技术

电子邮件沟通的广泛应用。各公司各部门都是独立而互相关联的，需要进行信言、间的传递交流，而电子邮件的应用正方便了这项需要。另外，电视会议的广泛应用。随着经济的迅速发展，全球化也在不断地深入。

以前开一个会议都需要提前做好准备，防止人员不能全部到场和出现一些问题；但是电视会议的应用就没有这么复杂，不需要长途跋涉，不需要花费大量地费用和精力，只要有台计算机，就可以通过网络技术将会议涉及的所有人员联系起来，进行讨论。

结束语

本文从两个部分对计算机信息技术在现代办公室工作中的应用进行了分析，通过本文的研究希望能够为当代办公室工作人员以及办公自动化的构建提供一些建议和参考。