论数字档案馆生态系统的健康管理

2018-01-13罗传祥

档案管理 2018年1期

罗传祥

摘要：数字档案馆生态系统的健康水平决定着数字档案馆可持续发展的高度。通过借鉴健康管理的基本模式，从健康风险评估、健康干预、健康预防三个方面改善数字档案馆生态系统的管理方式，确保数字档案馆生态系统的健康运行。

關键词：数字档案馆生态系统；健康评估；健康管理

Abstract： The health level of the digital archives ecosystem determines the level of sustainable development of digital archives. Based on the basic model of health management， this article improves the health status of the digital archives ecosystem from health risk assessment， health intervention and health prevention to ensure the healthy operation of digital archives ecosystem.

Key Words： Digital archives ecosystem Health assessment Health management

数字档案馆作为一种新型的数字档案资源管理组织，是由数字档案馆空间范围内的人与其生存环境相互作用而形成的信息生态系统，谋求该信息生态系统的平衡健康发展是我国数字档案馆建设事业的核心目标。因此，分析、研究当前数字档案馆生态系统的健康状况，运用健康学理论改善管理方式对推动数字档案馆生态系统的平衡发展有着重要意义。

1 当前我国数字档案馆生态系统的健康状况

1.1数字档案馆生态主体信息能力的缺失。一方面，由于信息技术的快速发展，我国档案教育难以跟上技术潮流，导致部分数字档案馆工作人员信息素养总体偏低、信息处理能力和互联网应用能力不足，无法有序高效地管理数字档案馆；另一方面，某些档案形成者难以正确认识到数字档案信息资源在国家信息资源中的重要地位，归档意识差，造成大量重要数字档案信息资源的丢失。同时，我国档案利用者的档案意识普遍偏低，未能充分认识到数字档案信息资源的多元价值，数字档案信息资源无法被广大用户所使用。档案形成者、档案管理者与档案利用者占据着不同的主体生态位，三者各自所承担的生态功能也无法有效匹配与整合，必然导致数字档案馆生态系统运转效率低下。

1.2数字档案馆核心生态因子分布不均。档案信息资源作为数字档案馆生态系统最重要的生态因子，其分布的均衡程度决定着生态系统的均衡与稳定。首先，我国数字档案信息资源分布有着明显的区域性特征，主要分布在东部沿海的发达地区，中部地区及中小城市档案馆所拥有的数字档案信息资源相对较少，且因技术不成熟等问题导致数字档案质量不高，不利于区域内部的档案资源整合[1]。其次，数字档案信息资源结构不均衡。一方面，由于我国民生档案建设事业起步较晚，馆藏民生档案资源有限，所以目前我国数字档案馆中档案信息资源仍以党政机关的公务档案为主，馆藏档案资源内容较单一；另一方面，随着社会信息化的深入，多媒体档案资源因其技术优势在社会发展中的作用越来越大，但根据《中国统计年鉴（2016）》显示，截止到2015年我国综合档案馆馆藏档案共计58641.7万卷，其中照片档案仅有2102.4万张，占比相当之低。可见，我国数字档案资源仍以文本为主，类型不够丰富，不利于数字时代下数字档案馆生态系统公共服务能力的实现。

1.3数字档案馆生态系统的成长缺乏肥沃的“信息环境土壤”。数字档案馆的生存与发展离不开客观环境尤其是信息环境的支撑，但当前我国的档案信息环境难以为数字档案馆生态系统的成长提供肥沃的“土壤”。第一，由于我国数字档案馆建设起步较晚，东西部地区数字档案馆数量差异大，同时数字档案馆建设缺乏整体协调，导致各数字档案馆中的信息资源无法得到有效的整合，各数字档案馆信息服务平台相对分散和狭小，难以形成国家层面统一的档案信息服务平台，影响数字档案馆生态系统服务功能的全面发挥。第二，数字档案馆信息安全问题非常严峻。信息时代下受限于技术的不成熟，完美无缺的信息系统尚未形成。目前各数字档案馆必然存在一些安全漏洞和缺陷，这就为馆藏机密档案埋下了安全隐患[2]。

2数字档案馆生态系统健康管理原则

2.1多样性原则。生态系统结构的复杂性和生物多样性决定生态系统的面貌，它是生态系统适应环境变化的基础，也是生态系统稳定和功能优化的基础。维护生物多样性是生态系统发展与演进过程中必不可缺的准则。在数字档案馆生态系统中，保证信息资源的多样性就是保证物种的多样性，这是系统健康成长的必要前提。

2.2动态性原则。生态系统总是随着时间而变化，并与周围环境及生态过程相联系。生态系统动态，在自然条件下，总是自动向物种多样性、结构复杂化和功能完善化的方向演替。因此，要用发展的眼光分析、研究数字档案馆生态系统的结构与功能，不仅要针对当前数字档案馆生态系统的健康状况采取相应的管理措施，更应该运用前瞻性、战略性的举措指导数字档案馆生态系统的成长与成熟，做到未病先防、已病早治[3]。

2.3人类是生态系统的组分原则。管理作为一种社会行为，是靠人去推动和执行的，其原理和过程各个环节的主体是人，人与人的行为是管理过程的核心。人的悟性和素质是决定管理质量的关键。档案形成者、档案管理者与档案利用者三者共同构成数字档案馆生态系统的主体，直接影响数字档案馆的发展方向。所以，在数字档案馆生态系统健康管理的过程中，要高度重视生态主体的地位与作用，积极培养、增强生态主体的悟性与素质，提高他们的健康意识[4]。

3数字档案馆生态系统健康管理规划endprint

3.1数字档案馆生态系统健康状况评估。构建评价体系首先要确定评价指标。笔者在对数字档案馆生态系统各生态因子以及反映系统健康的因素进行分析之后，将数字档案馆生态系统健康评价指标分为系统结构、系统环境以及系统服务力三部分，并建立以“结构—环境—服务力”为准则层的评价指标体系，其中系统结构主要通过人员结构和馆藏结构来衡量，系统环境主要分为直接环境和间接环境，系统服务力则用服务和管理两个指标来衡量[5]。其次，通过对评价指标体系的科学分析，在6个一级指标之下设置12个二级评价指标，并依据各评价指标在数字档案馆生态系统中的重要性赋予相应的量化分值，所有指标分值累计相加为100分。然后具体说明各项二级指标的评价内容，如，档案管理者指标，主要分析管理者的知识结构、管理能力、服务水平、信息素养、研究能力等；信息资源指标，重点考察数字档案资源的广度、深度、比重以及档案数字化程度；基础设施方面，全方位评价数字档案馆网络安全系统、计算机和服务器、数字化设备、电子文件管理系统以及多媒体设备等的齐全程度、安全等级和运行状态；服务方式及质量评价，具体是从数字档案资源利用技术手段、新技术的推广、数字档案馆网站应用情况以及利用数字档案资源所产生的经济效益与社会效益等方面出发，综合反映数字档案馆服务的方式、便捷程度与整体效益[6]。最后，根据综合评价的分数从高到低依次明确数字档案馆生态系统的健康等级：90<非常健康≤100；75≤健康≤90；60≤亚健康<75；0≤疾病<60。在明确数字档案馆生态系统的健康等级后，根据指标的具体评分情况，凡得分低于取值范围中间值的二级指标均已经威胁了数字档案馆生态系统的平衡与健康，将其确定为健康危险因素，要对其有针对性地制定健康干预措施，并实时进行效果评价。

3.2数字档案馆生态系统健康干预。

3.2.1优化生态主体因子。管理问题的症结在于人的悟性、人的素质，既包括所有社会成员，更重要的是领导层、决策层成员[7]。所以对数字档案馆生态系统来说，优化生态主体因子是生态系统健康管理的关键手段。

档案管理者作为数字档案馆生态系统中极其重要的生态主体，加强档案管理者的综合素养是优化生态主体因子的重中之重。首先，应对在职档案管理者进行专业知识、信息管理理论、技术与方法的再教育，鼓励工作人员运用新型信息技术有针对性地解决数字档案馆生态系统运行和发展过程中的一系列问题，提高档案管理者的创新能力。其次，档案专业高等教育进行升级换代。档案学专业教育者应结合时代背景和技术发展状况，实时更新教学内容，逐步完善课程体系，积极推动档案学与其他学科的交叉融合，以便为数字档案馆建设储蓄优秀、充足的后备力量。最后，管理数字档案馆是一项技术含量高、专业性较强的工作，必须通过计算机技术、多媒体技术、数字化技术等才能实现数字档案信息资源的组织、加工和开发，所以数字档案馆领导层应改变人员需求，集聚多方面人才，尤其是管理人才、技术人才，丰富管理层的人员构成，从而加强档案管理者的专业技能和信息素养[8]。

档案形成者是数字档案馆生态系统中的生产者，档案利用者则是数字档案馆存在和发展的基石，两者的受教育水平、职业道德、文化素养等决定着他们对数字档案馆及其地位、作用的认知程度，直接影响整个数字档案馆的建设与发展。因此，培育社会档案意识、增强数字档案地位是优化数字档案馆生态主体的重要举措。一方面，档案部门设立专门机构负责组织、协调档案形成机构的归档工作，增强档案形成者的责任意识，减少有价值的电子文件、影像、资料等的流失。另一方面，档案部门应利用多媒体渠道及时向社会公布档案信息、宣传档案汇编成果、举办数字档案专题展览，加深档案事业在社会各领域的渗透，提高社会各界对档案信息资源价值的认知，逐步增强档案及档案事业的社会存在感，为数字档案馆服务功能的发挥提供相对良好的社会环境[9]。

3.2.2培育核心生态因子。数字档案资源类型、内容的多样化决定着数字档案馆生态系统的整体面貌，培育数字档案资源、维护档案的多样性是数字档案馆生态系统发展与演进的必然要求。第一，加强数字档案资源建设。按照“存量数字化、增量电子化”的建设路线，各数字档案馆有计划、有目的地加快传统档案数字化工作，规范外包流程，保证数字化档案的数量与质量；建立电子文件管理中心，积极与政府网站、各专业数据库等进行合作，实时捕获网络信息资源，丰富数字档案内容，并及时对本单位内的电子文件进行归档、移交。第二，丰富多媒体档案资源。长期以来，我国档案馆馆藏的主要成分是文字单媒体档案，多媒体档案所占比例相对较少。各数字档案馆应制定多媒体档案收集计划，加强对多媒体、互联网信息的采集与捕获，并建立区域多媒体档案数据库，集中整合区域内的照片档案、音像档案等数字档案，进行专门整理、保管与利用。第三，全面开展民生档案资源建设。各地档案馆应依循“三个体系”的建设要求，积极开展前端控制管理，指导、监督公共服务机构以及企事业单位重点部门民生档案资源的归档。同时，改良民生档案收集范围，加大與公民生活密切相关的社会保障、房屋产权、婚姻状况等方面档案资源的收集力度，并不断丰富民生档案的内容，优化馆藏资源结构[10]。

3.2.3完善生存环境。完善数字档案馆生态系统的生存环境，为各生态因子营造更好的生态氛围，对推动数字档案馆快速、健康发展有着重要作用。制度环境层面，由于数字档案馆的性质、职责、权力、利用等相关规范仍缺少足够的法律依据，导致实践过程中知识产权纠纷、隐私权保护、电子文件证据力效用等问题难以有效解决。国家应在《档案法》中明确数字档案馆的作用和意义，积极研究、探索解决数字档案馆运行困境的办法，并将其纳入档案法规中，完善档案法律制度[11]。安全环境层面，首先要加强制度建设，建设多层次、全方位的数字档案资源安全法律体系，并进一步补充数字档案安全相关标准和技术规范；其次，建立权责分明、可行性较强的数字档案管理制度，细化数字档案资源的归档、整理、保管、鉴定、开放与利用等业务流程要求；最后，加强信息系统安全防护措施，强化管理与审计手段，增强数字档案馆的抗风险能力，同时建立灾难恢复机制，制定详细、操作性强的应急预案，提高数字档案馆的应急处理能力[12]。文化环境层面，全体档案管理者应总结管理实践经验，结合档案事业发展的长远目标形成具有档案特色的档案文化核心价值观，并拓展对外宣传、合作渠道，提高全社会对档案及档案事业的认知度；同时正确利用信息技术，精心打造更具吸引力的档案文化产品，以线上产品充实档案网站栏目与内容，建设“线下—线上”相结合的档案文化传播模式。endprint

3.3数字档案馆生态系统健康预防。健康管理理念的核心是未病先防、已病早治，强调预防为主，关口前移，通过对危险因素的控制实现未病先防、既病防变。数字档案馆生态系统作为不断发展的动态系统，所面临的健康危险因素也不是持久不变的，健康预防必然贯穿数字档案馆生态系统管理的全过程，科学的健康预防对于预防和阻止某些危险因素的产生和发展、降低数字档案馆的健康消耗和健康保障成本有着重要意义。一方面，积极开展健康教育活动。档案行政管理机构要大力开展面向社会和机构的有计划、有组织的健康教育活动，传播数字档案馆生态系统健康的概念和内涵，提升档案形成者、管理者和利用者的健康意识，促使个人或群体改变不健康的档案管理或利用行为。另一方面，完善数字档案馆合作机制。各数字档案馆在数字档案馆建设和运行过程中应保持良好的交流与沟通，定期召开有关数字档案馆生态系统健康发展的经验交流会，就数字档案馆生态系统所遭遇的健康问题进行探讨、分析和研究，在發现、总结常见危险因素解决办法的同时，促使各数字档案馆重视尚未发生在自身的潜在健康危险因素，积极吸取他人的健康管理经验，阻止潜在疾病的形成。

参考文献：

[1]张东华，鲁志华.数字档案馆信息生态平衡及其策略研究[J].湖北档案，2010（08）：12-14.

[2]祝晓琴.信息生态环境下数字档案馆信息资源开发利用研究[D].湘潭大学，2015.

[3]张开金.健康管理理论与实践[M].南京东南大学出版社，2011.1.

[4]蔡晓明.生态系统生态学[M].北京科学出版社，2000.305-306.

[5]薛卫双.高校数字图书馆信息生态系统健康评价研究[J].情报科学，2014（05）：97-101.

[6]金波.数字档案馆生态系统研究[M].北京学习出版社，2014.380-383.

[7]中国21世纪议程编制组编写：《中国21世纪议程——中国21世纪人口、环境与发展白皮书》，中国环境科学出版社，1994.

[8]倪代川，金波.论数字档案馆生态系统的功能[J]. 档案学研究，2013（04）：64-69.

[9]倪代川，金波.数字档案馆生态系统培育探析[J]. 档案与建设，2013（03）：10-13.

[10]张林华，刘欣璇.论民生档案资源建设及利用[J]. 档案学通讯，2009（05）：80-83.

[11]薛四新，朱莉.数字档案馆制度体系的构建[J]. 北京档案，2012，（09）：10-13.