合同管理信息系统的设计与实现

郭皓

摘 要 采用信息技术管理合同是企事业单位急需解决的问题，合同管理信息系统具备提高履约率、缩短合同周期、监管进度等职能，从而为企业带来直接和间接的效益。技术方面，MVC架构设计保证開发模型的稳定，JSON规范数据格式，ExtJs开发控件提升用户体验度，AJAX无刷新使信息联动更为快速便捷。本文结合国内外合同管理模式、调研企事业单位对合同管理要求和实际状况为研究依据，开发合同管理信息系统做支撑，进行深入研究。

关键词 合同；信息系统；B/S架构；接口

中图分类号 TP3 文献标识码 A 文章编号 1674-6708（2017）199-0135-02

合同是事业单位、企业重要契约凭证，可有效保证双方合法权益。鉴于合同频繁签订、合同数量多、合同状态跟踪起来会有很大的工作量并且归档统计都需要更高的精准度。因此各单位对合同新签、续签、终止、进程监管等环节要求很高，维护信息量非常庞大等问题日益严峻，开发合同管理信息系统迫在眉睫，单位需要开发一款适合自身实际情况的合同管理信息系统对合同信息和状态进行维护、归档及监控。

1 背景

国外合同管理在60年前就有管理方法，自1959美国就成立了合同管理协会NCMA，专门为企业做依据和参考。早期合同状态分为7个部分：1）合同执行，即准备、分析、合同类型、付款、合同执行文件、执行计划；2）合同日常执行；3）合同变更，即变更基础、加个变更、主题名称变更及协议；4）转包合同和权利义务分配；5）纠纷解决；6）合同效力补救和终止；7）合同结束。

国内合同主要研究关注点大多是建筑工程、劳动合同、项目合同、招投标等。随着网络技术、软件技术的不断发展，对合同信息化管理日趋凸显，另外企事业单位注重人才使用、各类工程建设飞速发展引起合同数量日益增加，通过开发合同信息管理平台，能够对合同准确、及时的管理和跟踪从而为管理者提供决策依据，最终提高单位工作效率，已成为各类企业生存发展的必要条件。

2 开发思路

为保障合同信息完整性、满足部门间信息协同、数据一致性、审核及时性等特点，达到合同信息与财务、资产、项目进展整体关联，是减少人员因沟通不畅、流程环节未形成闭环造成工作效率降低、影响公司效益的重要因素。

鉴于客户功能需求，本系统采用B/S架构，浏览器访问为客户降低了维护成本、安装成本。针对客户体验度，AJAX异步脚本技术无刷新页面在显示时间、下拉框信息联动功能上发挥重要作用，JSON数据格式使得数据传递和交互更加标准。ExtJs技术在多层部门关系的基础上采用树形控件、友好型弹出框、统计图形上更提供新的页面风格。MVC架构设计保证开发模型的稳定，并提供HTML、CSS、JAVASCRIPT的完全控制，核心技术、功能设计以及技术实现企业所要求的功能，从开发角度出发，MVC 三层对于管理复杂的程序设计，工程师可以分工明确、汇总工程便捷。可以在不依赖业务逻辑的情况下专注于视图设计。同时也让应用程序的测试更加容易，图1为整体信息化建设系统架构图。

3 功能需求及设计实现

3.1 权限要求

管理员具有最高级别权限，能够开设、新增普通合同用户，管理能够对所有合同信息、包含新增处理、变更处理、违约处理等，对于删除合同信息请谨慎使用，删除时提示2次是否确认，同意后合同即被删除；部门管理权限，对企业部门进行信息维护；合同类型维护，由于合同具有不同类型，且可以自定义类型，定义后普通用户在新增合同的时候即可以选择合同类型；付款方式维护，为规范付款方式，管理员对该信息字段进行维护，定义后普通用户在进行合同结款的时候选择付款方式。

普通用户能够对合同进行正常维护，具有新增功能、变更功能、违约功能、续签功能；进入合同系统后，在首页能够掌握合同基本数据信息，如合同总数、正常进行合同数、结束合同数量、延期合同数量等；合同起始需新增信息，编写合同开头编码、合同编号、名称、类型签署部门、合同项目、金额、生效日期、终止日期等合同信息；新增合同乙方联系人、联系方式等信息；合同信息较多，用户在使用的过程中需要各种查询功能，为此，该系统应提供合同编号、合同名称、乙方名称、进展情况、终止日期、结束日期、使用部门、签署部门、付款方式、是否预提的组合查询，并且支持模糊搜索；针对合同信息量较大，在生成查询结果后，导出excel存档；预提合同，在合同维护里有预提合同维护，该维护里有预提资金记录，此功能模块针对合同未签署前的资金流动。

3.2 客户管理

客户为创建合同时的必选对象，基本资料共有两个部分：客户资料和关联信息。基本信息包含客户基本信息、开票信息、联系人、客户备忘、客户附件等。

关联信息有多项内容，含合同信息、合同标的、审批信息等；对于客户的基本资料和关联信息此处设置必要的打印和查询关联。

对客户基本信息进行增、删、改、查功能；查询条件：客户名称、客户编号、开票名称、行业等。

4 非功能需求

4.1 合同信息安全

合同信息属于二级保密信息，里面涉及项目金额、款项、报价等信息，采购部门需对此信息进行安全防护。高长度账号、密码仅能对账号登陆进行保密，从系统角度应采取关键合同文档加密，文档不以附件形式存放在服务器，本系统将文档以二进制流格式存放到数据库中，来提高合同文档的安全性。

4.2 u-key加密与保护

系统中使用人员根据不同权限登录时需插入u-key（数字证书）进行权限核对，从而达到多身份认证方式和提升安全为目的。u-key中存在权限密钥，实现原理是将权限编码与用户账号统一进行加密，密钥64位长度来增强破解难度。u-key同时具备写入功能，在用户权限或用户名发生变化时由管理员重新写入加密信息生成新u-key。

4.3 接口

本系统还具有在实际环境部署中与各单位门户平台集成的特点，使用单位建立数据中心，将合同关键信息提醒、合同流程提醒、项目验收提醒等数据抓取到数据中心后，分发给用户首页面显示，本系统采用LDAP认证方式实现门户单点登录。

5 结论

合同管理信息系统适合于各类单位，应用功能较为广泛，用户依赖性强。

综合很多企业的使用中也存在一些问题需要解决，比如合同信息项目繁多、分类复杂，需要字段维护功能，接口方面于数据中心对接有响应要求等。

参考文献

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