浅谈集团财务公司账户管理电子化的实施

陈静心

摘要：随着金融企业信息化的快速发展，金融行业管理模式也发生着改变，互联网金融的强势崛起对银行的支付、吸收存款、融资、数据挖掘、资产管理等领域都产生了不可小觑的影响。企业集团财务公司作为集团的“内部银行”，在经营管理上的转变势在必行，基于提高客户服务能力，简便业务流程的前提，如何优化集团财务公司账户管理的问题，提出建立相应的创新解决策略。

关键词：财务公司；电子化；账户管理

一、实施背景

随着信息化发展，金融电子化发展迅速，促使全客户、全业务的档案管理电子化形成必行趋势。

（一）内在需求

1.集团成员单位的需求。即开展电子化管理的核心需求，集团成员单位的基本需求目前包括以下几个方面：（1）提高业务效率；（2）加速资金周转；（3）操作过程快捷（4）防范资料泄露的风险。

2.财务公司管理方面的需求。此类需求可以概括为：提高效率，节约成本，控制管理风险，提高服务水平及客户满意度。

3.其他方面的需求。其主要指档案资料传递、上级机构监管和调取信息效率等方面的需求，基本都可以概括为节约成本、提高效率、满足监管统计和客户需求。

（二）外在条件

1.人民银行账户管理的情况。基于Adobe Acrobat及Adobe PDF的中国人民银行电子档案系统使中国人民银行各项工作中形成的应归档保存的文件材料可以自动转为PDF文件，并及时归入档案库。有效地提高了查寻档案的运作效率，业务运作的安全性和准确性得到了显著的提升。

2.银行業金融机构管理方面的情况。目前，国内银行均已建立网上银行系统或电子银行系统，内部建立了授信审批无纸化系统、客户信用评级系统等；既满足人民银行严格账户管理的需求及反洗钱监测与分析的需求，又满足信息共享的时代发展。

3.政策导向。《中国人民银行会计档案管理规定》中明确提出：“银行应改善保管设施，采用先进技术，实现会计档案管理现代化。”

二、问题阐述

（一）开立账户的档案资料传递时效长

开立账户档案资料的传递，由沟通开立账户的档案资料开始，到收到完整的开户资料、开户审批等流程后，交由前台人员开立账户。整个过程要经过多次沟通、跟踪信息、确认资料。整个开户业务时效主要浪费在资料传递上；同时，传递过程中遗失，存在成员单位资料外泄或盗用的可能性。

（二）开立账户档案资料的保管压力大

按照《中国人民银行会计档案管理规定》的要求，保管场所应具备防盗、防火、防潮、防尘、防有害生物、防日光和防其他毁损等条件。因此开立账户档案资料的保管部门需要保证资料保管环境、专人保管、独立保存，还要保证在资料调阅的过程中资料不能丢失与损毁。

（三）查阅及清理效率低，隐藏管理风险

纸质档案的调阅需要专人查找翻阅。在资料变更不及时或登记不完整的情况下查阅或梳理变更开户档案资料更是耗时费力。而且，内外部检查时该部分档案资料还隐藏缺失风险，检查效果受影响。

此外根据《人民币银行业务账户管理办法》第六十一条：“银行应明确专人负责业务账户的开立、使用和撤销的审查和管理，负责对存款人开户申请资料的审查，并按照本办法的规定及时报送存款人开销户信息资料，建立健全开销户登记制度，建立银行业务账户管理档案，按会计档案进行管理。银行业务账户管理档案的保管期限为银行业务账户撤销后10年。”因此，按照现行制度销户后10年进行清理销毁，这么长的保管时限隐藏管理风险。

三、实施方案

（一）开立账户档案资料由业务部门统一保管，由保管部门设置单位开户（资料变更）申请书的电子制式表格、法人授权书电子制式表格、印鉴卡片电子制式表格，并回收电子档案，其中印鉴卡是盖有开户单位公章和财务预留印鉴、的卡片，它与单位开户（资料变更）申请书均具有法律效力，需要回收原件。

（二）成员单位上传开立账户档案资料PDF版扫描件，其中法人身份证复印件增加法人签字或盖章，法人授权书制定制式模板，电子资料不认可电子签字及复印件的复刻版。开立账户电子资料完整后业务经办岗即可开展开户审批流程，由业务复核审核材料的真实性、正确性，并完成开户业务。业务经办岗将电子档案交至部门档案管理员，部门档案管理员建立账户档案资料登记台账，对电子资料进行加密管理。成员单位原件资料及工行返回的授权函由业务经办岗督促收集并独立保管。

（三）协同完善借阅审批，审批流程完成后，由业务部档案管理员陪同，实行账户档案资料的现场借阅。禁止通过网络手段传输客户资料，避免网络风险。

（四）根据人民银行印发的《银行会计档案管理办法》（银发[2002]374号）第十条：“当年形成的会计档案，在会计年度终了后可暂由会计部门保管1年，期满后由会计部门移交本单位档案管理部门统一保管。未设立档案管理部门的，由会计部门指定专人保管。”及公司电子档案管理要求，部门专人保管每年年底形成电子档案，按照制度进行统一归档。

（五）账户档案资料变更信息，由业务经办岗直接交接部门档案管理员，由部门档案管理员更新电子档案，并在账户档案资料登记台账登记。如有涉及印章变更，账户档案资料视同新开账户档案资料进行管理。

四、风险防控

针对网络安全及《银行会计档案管理办法》（银发[2002]374号）第十二条：“银行应严格会计档案调阅管理，防止会计档案丢失和泄密。内部查阅会计档案，应由调阅人提出申请，并经会计部门和档案管理部门负责人批准。采用网络形式查阅的，应严格有关控制制度。…在银行专人陪同下查阅。查阅人可以抄录、照相、复印或复制，但不得将会计档案拆封和借出。银行会计档案保管部门应对查阅情况进行记录，并由查阅人签字确认。”

具体措施如下：

（一）通过网络传输开立账户档案资料时，采取保密、认证等安全措施。

（二）根据公司档案借阅管理要求设置授权审批、档案资料保管部门专人陪同，实行账户档案资料现场借阅并登记台账。

五、预期成果

如果上述改进方案得以实施，对于财务公司：有利于档案整理保管的安全，节省人工压力，同时为公司今后数据信息采集提供直观依据。对于客户：快捷方便，加快业务办理时效，避免快递丢失造成公司信息外泄或盗用的风险。这项管理创新将是财务公司建设电子化服务的新进程，必将全面提高财务公司的服务质量和服务品质，实时快速地响应客户需求，减轻客户办理相关业务的时效，推动财务公司迈向电子化办公的目标。