医院档案管理中电子档案系统的应用

王慧荣

摘要：医院档案管理工作涉及多方面内容，需要工作人员掌握大量信息和资料。当前医院档案管理工作包括病历档案、财务档案等多种类别的档案，工作量巨大且操作比较复杂。通过使用电子档案可以减轻工作人员的负担，提高工作效率。本文主要就医院档案管理中电子档案系统应用展开研究。

关键词：医院档案管理；电子档案系统；应用分析

医院档案记录了医院的发展历程和重大决策，对医院長远发展具有重要意义。但是不可否认的是，当今医院在档案管理建设方面仍存在许多问题，影响了医院的长远发展。通过引入电子档案这一新型档案管理模式，可以推动档案管理工作转型，进而提高档案管理工作效率。

一、医院档案管理信息化的必要性

随着信息技术的不断发展，信息技术的应用范围逐渐扩大，在工作中应用信息化工具已经成为当今工作的主流。医院在发展建设过程中积累了大量档案，但是档案管理工作人员有限，因而其档案收集整理的效率一直不高。通过在医院档案管理工作中引入电子档案，可以通过分类查询整理等方式对相关档案进行合理归类，继而打造医院的电子档案库，通过设置具体权限等，方便电子档案的存储和查询，提高电子档案的使用效率。同时，在引入电子档案形式之后，可以设置相关数据记录电子档案的取用等情况，便于工作人员及时进行档案的收集、整理以及取回等工作，避免档案出现丢失等问题，有效提高了档案管理人员的工作效率。信息技术在医院的应用范围不断扩大，在档案管理工作中引入电子档案是时代发展的必然趋势，必须加强对电子档案的重视，通过安排专人管理，组织档案管理人员培训等，加快电子档案的普及速度，推动电子档案管理工作顺利进行。

二、医院档案管理中的问题

1.档案保存难度大

随着医院的不断发展，病历档案、会议档案以及其它类型的档案的数量也会逐渐增多。纸质档案、磁带等不可避免地会占用许多存储空间，但是医院提供的档案存储空间是有限的，这就导致档案在存储等过程中需要投入较多的精力来归纳。同时，不同的存储介质的保存条件也存在差异，但是医院在档案管理方面能够提供的资源是有限的，在有效的空间内进行档案存储，相对较为久远的档案等不可避免地会出现损坏等问题，这就导致医院的档案资料并不能长久储存，档案缺失等现象较为常见。

2.档案管理查询难度大

人工管理医院档案的缺点是工作人员的工作效率相对较低，即使使用了相对新型的档案管理模式，受到工作人员数量等的影响，档案管理工作进展仍然相对较慢。医院档案包括多种形式，不同的档案应当使用的存储和管理方法也会存在一定的差异。不同部门的工作特点不同，向档案管理部门递交档案的时间以及数量等也会出现差别，这也无形中增加了医院工作人员档案管理的难度。同时，在档案查询过程中，档案管理人员需要按照流程对查询人员进行登记，通过其提供的信息，结合档案分类逐层查找，才能顺利找到相关人员所需要的档案。该类方式需要考虑多项内容，其中涉及多个步骤，过程较为繁琐。档案检索存在一定的滞后性，导致相关工作不能及时完成，影响了医院档案工作开展的效率。

3.档案利用效率低下

在医院档案管理存储中，纸质档案是较为常见的一种档案形式。但是纸质档案的保存难度相对较大，在没有完善的保存措施支持的情况下，纸质档案很容易随时间发展出现受潮、发霉等现象。医院在比例以及用药处方等方面的要求相当严格，这就对档案资料的正确性以及档案查询管理工作提出了更高的要求。但是纸质档案的储存和管理都存在许多问题，很多工作人员出于避免麻烦等心理，不愿意主动到档案管理部门查询档案，导致档案的利用效率逐渐降低。在档案管理人数不足的情况下，档案管理人员很容易在档案管理过程中出现问题，影响相关档案的正确性，不利于医院的长远发展经营。

三、电子档案系统的应用效果

1.有效保存档案

通过电子档案系统，可以将原有的纸质档案、磁带、CD等形式的储存工具通过计算机展示出来，其归类的速度也明显加快。医院通过引入适合医院发展建设的数据库，借助互联网将不同部门的不同工作档案收集起来，不仅加快了档案的存储管理速度，也有效解决了当今较为常见的档案存储空间不足问题。在档案总存储空间支持的情况下，各类档案可以被及时归类，储存效果明显提高。另一方面，电子档案系统的引入使得档案加密等的难度明显降低，通过设置不同类型的档案存储条件，可以实现有条件存储档案信息，有效保护了电子档案的私密性。通过对档案进行公开和隐秘等的分类，医院档案存储的效率明显提高。借助电子档案系统的网络备份，即使出现意外情况，也可以借助网络中存储的数据资料进行档案还原，档案保存的质量明显提高。

2.方便档案查询管理

传统的档案管理方式影响了档案查询的质量。在引入电子档案系统后，可以对电子档案的存储顺序、存储种类以及存储步骤等进行规范化设计，同时还可借助相关程序语言设置纠错系统，有效降低了档案管理过程中的出错率。在电子档案的管理方式逐渐完善后，医院工作人员可以借助互联网即时查询工作所需要的档案，档案提取的时间明显缩短，方便了工作人员取用。在电子档案的帮助下，医院档案查询工作不再是费时费力的大工程，工作人员对档案管理工作人员的态度也逐渐转变，有利于档案管理后续工作的顺利开展。

3.提高档案利用率

在电子档案系统的影响下，档案查询所需要的时间明显缩短。医院对医生写病历、开处方等的要求相对较高，需要医生结合相关档案等进行对比判断。电子档案缩短了查询时间，工作人员进行档案查询等的次数明显增多，档案查询的效率也明显提高。在规范化程序应用的支持下，档案管理人员的工作量明显减少，工作人员可以将自身精力更多应用到进一步提高医院档案管理的效率等领域，提高了工作人员的工作质量。

四、电子档案系统具体应用

1.文书档案

传统档案管理工作开展过程中，文书档案主要通过纸质形式存储，需要工作人员手动进行分门别类的整理和档案入库，同时还要采取维护措施对其进行维护，档案管理工作人员的工作量明显增加。通过应用电子档案系统，可以将文书档案以文本等形式记录下来，同时结合存储位置等进行分门别类的整理，方便档案的存储和调阅。当前，电子档案在文书类档案的管理和查询中仍存在一些问题，档案管理工作人员要加强重视，通过对外学习等，研究恰当的方式解决文书档案储存过程中存在的问题。同时，电子档案存储过程中不能忽视检察环节，通过工作人员相互合作来对文书内容进行检查，可降低文书档案存储的失误率。

2.病历档案

医院工作的主要对象就是病人，记录病人病情发展情况和医院用药情况的病历是医院的重要组成部分，对记录医院发展历史，提供科研资料等具有重要意义。另一方面，医院在遇到法律纠纷和其他问题时，使用病历可以有效调节彼此的矛盾。为促进病历档案的合理使用，电子档案系统一般对病历档案采用加密等形式，只向固定工作人员提供病历档案，该类方法既保证了医院档案的有效利用，也保护了医院资源，对促进医院发展具有重要意义。

3.影像档案

影像档案记录了有关医院发展决策的相关会议内容，更多记录医生手术过程，对医生培训等工作顺利开展具有重要意义。同时，影像资料中还包含病人的身体检查报告等内容，这都是医学研究的重要资源，对推动医院长远发展具有重要意义。在未引入电子档案系统之前，医院主要使用胶卷等进行影像收集保存，该类方式对档案存储等的要求相对较高，同时也增加了档案存储管理工作的难度。通过引入电子档案系统，可以借助现代信息技术系统对影像资料进行收集保存，不仅保证了影像资料的存储质量，也方便后续的查询调用，对推动相关工作顺利开展具有重要意义。

五、电子档案系统应用的注意事项

电子档案系统是顺应信息时代发展出现的，并且会随着信息技术的发展不断发展。医院管理人员以及档案管理人员要加强对档案管理更新发展的重视，通过定期对档案管理人员进行培训等，使其掌握正确的档案存储管理方法，及时学习新的档案存储管理方式，推动电子档案系统发展更新。医院要加强对电子档案系统建设所需设备的重视，通过拨款、聘请专业技术人员指导等，推动电子档案系统进一步发展完善。

六、结语

医院档案管理中使用电子档案是顺应时代发展的必然结果。医院管理人员以及档案工作人员要加强对电子档案系统建设发展的重视，分析电子档案的特点和注意事项，采用合理方式，推动电子档案系统实现新发展。