大数据时代高校档案管理工作探析

张明

摘 要：档案行业以各类档案的有效管理、整理、保管以及检索等工作为主要工作内容，具有工作量大、任务重等特点，而在当前大数据时代背景下，高校档案管理工作也必将发生变革，档案数据的信息化将是必然趋势。为了适应这一变革，高校档案管理需要解决好人员水平提升、设备更新换代、档案数据安全等问题，做好基础档案材料的收集、开发先进实用的档案数据系统、加强相关制度建设等工作，以提高高校档案管理工作的效率和科学性。

关键词：大数据时代 档案管理 信息化

中图分类号：G25 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2018）11-00-01

信息通信技术的发展和日益成熟，使大数据和云计算围绕个人和组织的行为构筑了一个与物质世界相平行的数字世界。大数据对社会经济生活产生了深刻影响，推动了决策行为和组织管理模式的变革，为管理者提高管理效率、工作效率和工作精准度提供了前所未有的工具[1]。档案工作以其工作量大、任务重为特点，传统的档案管理方式，缺点是管理效率较低，并且耗费大量的人工成本和时间成本[2]。大数据时代，如何基于数据分析加强档案管理，提升工作效率和档案管理的科学性，是十分值得探究的课题。

一、大数据时代对档案工作的影响

1.促进档案信息数据化的实现

大数据为档案管理带来了全新的发展契机。 依靠大数据，不仅可以建立“大档案”体系，形成一个规模较大、信息量齐全的数字化档案库；而且，可以发挥大数据的预测、研判功能，能够及时发现、准确理解档案信息内容，以及信息与信息之间的某种关联性，从而实现档案信息的数据化。信息的数字化和信息的数据化是两个不同的概念，具体来说，扫描那些纸质的书籍，以图片形式呈现出来，制成电子书，是信息的数字化；而信息数据化是在充分利用数字图像的光学字符识别软件的基础上，识别电子书的字、词等。有专家指出，在一定程度上，档案信息资料数据化的实现，是大数据背景下高校需要完成的首要任务，这将使档案信息资料能够更方便、更快捷、更准确地被检索、统计、分析、应用，能够真正发挥其自身具有的价值[3]。

2.促进现代档案数据资源利用和服务水平的提升

大数据背景下，档案的数据处理范围、方式、对象等都将发生巨大的变化。同时，传统的档案业务也发生变化，将向数据分析、数据挖掘方向转移，对海量数据的分析与处理将成为档案馆的主要业务内容[4]。换言之，大数据更新了传统档案数据资源， 激活了原有的数据， 进而提高了档案资源质量，可以有效提升档案资源的价值，扩大档案服务的范围和广度。可以说， 大数据对于档案服务的提升起到了关键性的作用，深度挖掘档案资源的潜在价值、存在规律，将很好地提升档案服务水平。

二、大数据时代档案管理需要注意的问题

大数据时代，档案管理的信息化是必然趋势，而档案的信息化建设需要一定资金与技术人员的支持，同时还要重视档案信息的安全，这些都是需要注意的问题。

1.档案管理人员问题

大数据时代的到来，给现代档案管理工作人员的从业理念和从业素质提出了较以往更高的要求[5]。因此，首先，有必要对现有的档案管理人员进行培训，宣传大数据背景下档案管理的新理念、新要求，努力将档案管理人员从传统的那种繁重的档案管理手工劳动中解放出来，扭转其从业观念，树立正确的从业观、职业观；同时，开展技能培训，使档案管理人员学会应用现代信息技术手段，更好地从事档案管理工作，培养出专业型、复合型档案管理人才。其次，要创造条件引进新型的档案管理现代人才，以提高档案管理从业人员的整体素质，积极应对大数据给当代档案管理所带来的挑战。

2.经费投入问题

档案管理的信息化需要更新一些必需的设备，这就需要一定的资金支持。除了传统的档案管理设备外，还需要配备新型的档案管理设施，如分类别的数据库软件系统和硬件设备等。设备更新缓慢，不利于高校档案管理的规范化建设与科学化建设。高校管理者应从新时代供给侧结构性改革的要求出发，从适应大数据时代档案管理的信息化需要入手，充分论证和决策档案管理的信息化建设，把档案管理信息化纳入全校信息化建设规划，不惜经费投入，稳步推进档案管理信息化，以满足大数据信息化的管理需求。

3.档案数据安全问题

大数据的产生使数据分析与应用更加复杂，也面临数据安全问题。各类安全事件已经敲醒了警钟。档案数据同样面临着安全方面的问题。如果一些机密档案泄露，很可能造成无法挽回的后果。对于档案数据安全问题，必须引起高度重视，不仅要加强档案管理从业人员的职业道德教育，更要从技术层面入手，通过设置必要的程序来堵塞漏洞，防范安全隐患，切实保障档案数据资源的保密性、客观性、可靠性、真实性。

三、大数据时代档案管理信息化建设的策略

1.做好基础档案材料的收集

大数据时代档案信息化建设是不可逆转的趋势，而档案信息化建设是一项系统性工程，决不能急于求成。只有遵循事物既有的发展规律，循序渐进，顺势而为，才能实现档案信息化建设的稳步推进。我们应该清晰地认识到原始数据对于信息化建设的重要性，档案管理工作人员在收集整理数据时必须树立责任意识，最大限度搜集原始数据资料，严格审核，积极鉴别材料的真伪，确保原始数据的真实与丰富，这也是档案信息化建设的前提。还有一个基本要求，就是：档案管理工作人员在录入基础信息后，根据档案栏目分类编目进行统一要求，做好材料名称及形成时间的分条录入，确保从目录中清晰地了解档案全貌，基于定位迅速查阅到对应内容。

2.开发先进、实用的档案数据系统

大数据无法使用单台计算机进行操作和处理，必须采用分布式架构技术等，其也必然和云计算的有关分布式处理、云存储以及虚拟技术等密不可分，因此，要想在大数据时代优化和提升档案管理工作，就要把大数据技术和档案管理的实际工作紧密结合起来，积极寻求和有关大数据公司或者机构合作开发档案数据系统。要把这些公司或机构“请进来”，让他们熟悉和了解院校特点和管理模式，针对各类档案需求，如人事档案、财务档案、公文档案、学生档案、基建档案等，开发出真正适合档案管理和先进、实用的档案管理工具。同时，为了适应档案管理的信息化，还要对档案管理设备及时进行更新换代，引进先进的档案管理设备和管理技术，将档案管理工作从传统管理模式逐渐过渡升级到信息化水平，从而有效提升档案管理质量[6]。

3.加强档案管理的准入和监管制度建设

如前所述，由于大数据时代各类档案信息的更加开放和多样，因此各种档案信息和数据的安全性风险同样也在增大，因此，除了从技术层面来保障档案数据的安全外，还要加强制度建设，尤其是要建立和完善有关档案信息的准入制度和档案管理的日常监管制度，并且严格执行这些制度，严把档案管理、整理、保管、检索、调阅等各环节，加大对各类档案信息和数据的保护，有效降低各类档案信息和数据的泄露、丢失的风险，以更好地保护档案信息和数据的安全。

档案最大的功能就是保存信息和提供信息服务，利用大数据技术能完美地将这个功能发挥出来。身处这个“未来”的世界，高校档案管理人员一定要与时俱进，勇于创新，大胆作为，把互联网、大数据等高新技术应用到档案管理实际工作中，为高校的事业发展做出积极的贡献。

参考文献

[1]荊巍.大数据时代背景下档案管理探讨[J].中国校外教育，2015（27）：26.

[2]黎英.“互联网+”环境下人事档案管理存在的问题[J].经营与管理，2018，25（5）：212-213.

[3]宋本玉.大数据时代下高校档案管理相关问题的探讨[J].管理观察，2015（13）：125-126.

[4]任南竹.大数据时代下的高校人事档案管理信息化建设探讨[J].劳动保障世界，2017（03）：51+53.

[5]薛强.大数据时代下的高校人事档案管理中的挑战及应对途径分析[J].陕西档案，2016（03）：26-27.

[6]王莹.信息化条件下发展档案管理工作探讨[J].现代商贸工业，2018（15）：117-118