人事档案管理问题及创新思考

摘 要：本文主要结合人事档案管理实际情况，首先阐述了人事档案管理的重要性，接着指出了当前人事档案管理存在的主要问题，最后对提升人事档案管理水平给出了几点创新性思考策略，以供相关部门参考借鉴。

关键词：人事档案；管理问题；创新思考；策略

随着社会经济的迅猛发展，社会各行各业对人才的需求以及要求也愈来愈大，人事档案也逐渐得到了重视，这为有效开展人事档案管理工作奠定了基础。人事档案是由国家机构以及社会组织在人事管理活动中直接产生的，其具有全面性、真实性、流动性以及机密性四大特征，对个人活动、学识水平、工作表现等都进行了详细记录，以个人为单位集中保存起来的以方便用人单位等进行考核利用的历史记录。人事档案管理工作的完整性以及有效性对于个人以及用人单位均十分重要。伴随着科技的进步以信息化大数据时代的到来，传统的人事档案管理模式已经无法适应新形势的要求。因此，必须要根据人事档案问题，思考探索出人事管理的创新性策略，以期进一步提升人事档案管理水平。

1 人事档案管理工作的重要性

人事档案可以映射出各种人才的专业、研究方向以及个人的特长。做好人事档案管理工作有利于人才的合理配置。一是通过人事档案管理能够有效挑选出优秀的人才，并结合单位实际情况以及未来的发展方向，有针对性的制定出培养人才的计划，充分挖掘工作人员潜能，使优秀人才脱颖而出，从而推动单位事业的发展。二是人事档案是单位进行选拔、考察以及任用人才的第一手资料，通过人事档案管理有利于单位对工作人员的职位进行科学合理分配。三是通过人事档案管理可以实现信息共享，科学预测出人力资源的需求，不断优化人力资源配置。

2 人事档案管理存在的主要问题

2.1 旧的人事档案管理方式太过繁琐

以往的人事档案管理属于纸质管理，对于档案的收集、整理、鑒别、装订、保管、录入、查询等各个环节均需要凭借档案管理工作人员手工去完成，不但特别繁琐、复杂、低效，容易出现差错，并且需要耗费人力以及大量的时间才能够较好的完成。假如碰到比较少的信息需求的时候借助于人工查阅还可以从容应对，若碰到大批量的档案信息需求，那么凭借手工对档案进行检索、提取、查阅、摘录等事项将会是一个特别复杂的工程，给档案人员增加极大的劳动强度，且时常会出现一些错误，给工作带来了一定的阻碍。在具体的档案查询过程中，程序复杂、繁琐，要求查阅登记以及检索等诸多要求，这在很大程度上影响了办事的时效性。

2.2 人事档案受人为影响较大

在人事档案中经常会出现一些造假现象。有些档案管理人员的素质欠缺，当前社会的诱惑力比较大，假如档案管理人员经受不了外界的诱惑，往往会直接将某些重要的人事档案信息泄露，直接影响到人事档案的保密性。虽说我国近年来强化了人事档案管理的力度，但是受人为篡改的现象依然屡禁不绝，如某些人为了满足一己私欲以及自身目的对人事档案信息进行冒充别人或者是凭借人事档案管理漏洞伪造材料，对我国的人事档案管理制度构成了极大威胁。

2.3 人事档案质量较低

当前，人事档案内容编制中雷同、有关资料信息单一的特点特别明显，如此人事档案信息很难找出个人的特点、专业以及擅长的领域，很难有让人耳目一新的感觉。这种人事档案根本无法较好的反映出人尽其才的人事档案管理理念，用人单位在进行人才选拔和晋升的过程中都需要通过人事档案中记录的内容进行参考，一旦出现内容雷同、资料单一的人事资料会对个人前途产生严重影响，无法充分发挥出个人的价值。

2.4 人事档案管理信息化水平较低

伴随着科学技术的不断发展，人事档案信息管理系统开展得到广泛应用，但是技术还不够成熟，有些单位依然采取手工操作的方式来替代计算机信息化的档案管理方式，这种管理方式不利于人事档案管理信息化发展以及管理管理效率的提升。

3 人事档案管理创新性策略

3.1 不断完善人事档案管理制度

人事档案管理属于一项复杂的工作，需要对有关制度进行不断完善才可以确保各项业务的顺利开展。所以对人事档案管理制度进行逐步优化，才能确保人事档案管理水平的提升。在构建人事档案管理制度时应该将社会具体去求以及相关理论进行有机融合，确保制度的有效实施。尤其对材料的收集以及管理进行严格执行，对人事档案内的虚假资料要及时筛选，有效做到确保人事档案的真实有效性。此外，要对人事档案整理工作的工作职责以及要求进行不断完善，确保人事档案卷宗的整理更为合理、全面、科学，确保单位用人制度的有效性。

3.2 逐步提高档案管理人员的综合素质

随着社会现代化水平的不断提高，旧的人事档案管理模式已经远远不能适应现代化的管理需求。必须要加强档案管理工作人员队伍的建设，凭借业务培训活动不断提高人事档案管理人员的专业水平。首先，要向高等院校以及社会等多途径、多渠道引进专业档案管理人员；其次，现有档案管理工作人员自身必须要转变传统的管理模式，不断调整档案管理的方法以及手段，平时要多强化计算机、信息管理等专业知识的学习，逐步提高升人事档案管理，迅速适应现代化人事档案管理的需求；最后，要不断培养人事档案管理人员的服务意识，加强与各部门之间的合作交流，不断更新个人档案信息，确保人事档案内容的完整性以及丰富性，从而更好为人力资源合理配置提供有效服务。

3.3 强化社会公众的档案信息化意识的培养

针对人事档案管理的涉密性以及隐蔽性，广大群众普遍认为档案管理的内容就是报备人事材料以及提供相关的信息查阅，其潜在的意义以及价值是社会公众并没有过多的关注，这就在一定程度上忽略了人事档案管理在人才选拔以及人才培养中所发挥的重要作用。人们对于人事档案管理信息化的意识均比较低。在计算机信息时代的环境下，需要采取有效的方式进行宣传教育，不断激发社会公众的档案信息意识，凭借宣传教育不断更新人们的理念，引导大家深入的认识人事档案管理工作的重要性，更加关注人事档案管理的信息化建设。人事档案信息化管理并不完全是单纯的信息累积以及信息技术操作，更应该是充分应用信息技术的有利条件，实现信息资源的共享，促进社会发展进步以及经济转型的科技力量。

3.4 不断提升人事档案管理的信息化水平

如今是计算机信息化以及网络化的社会，人事档案的信息化管理属于社会发展趋势。在信息化时代大背景的促进下，需要积极引入现代化的科技手段，对人事档案管理实现自动化、网络化以及文档化一体化的管理模式，各个单位可以把每名员工的档案资料输入到计算机内，从而形成数据化的档案资料。借助于计算机进行及时且快速地进行收集、整理、分类、归档、保存，那么干部人员的电子档案的作用将会等到有效的发挥。此外，可以不断拓宽人事档案的容量，对人事信息资源进行合理分类，为用户的检索、查询以及实现信息共享提供极大便利，使档案管理由单一、被动、封闭的服务层次，不断向全面、主动、开放的层次发展，确保人事档案的系统性、完整性以及准确性，为领导干部以及社会公众提供更加便利、有效的服务。

参考文献

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[2]郑建红.人事档案管理中存在的问题及创新措施[J].中国高新技术企业.2015（36）.

[3]陈铭.关于信息化技术对人事档案管理影响的探究[J].科技传播，2015（12）：42-43。

作者简介

邓明明（1976-），女，汉族，湖南省邵阳市人，本科学历，助理工程师，从事人事档案工作。endprint