浅谈电子档案管理的内容和价值

摘 要：电子档案和档案的数字化管理，是档案工作中的一个新课题，是档案工作开发和利用的新契机。随着现化化进程的不断深入和大数据时代的来临，档案管理软件系统的不断开发，电子文件档案的管理将在现代的档案管理工作中发挥越来越重要的作用。

关键词：电子档案管理

伴随办公自动化和自动化工程设计日益普及，作为办公自动化重要组成部分的档案工作也在进行一场革命，电子档案应运而生，电子档案的管理随之提上议事日程。

1 电子档案建设的重要性和必要性

档案是社会组织或个人在社会活动中形成的、有意识地借助多种形式和载体保存下来的备查的数据、信息和知识痕迹的历史记录。历史性、备用性和便捷性是档案管理的意义所在。传统的纸质文本的档案是将“有形的信息资源”汇集在特定的场所供需求者查阅使用，因为受时间和空间限制，利用起来有诸多不便。电子档案则是由数字电子计算机处理的档案，打破了纸质档案“有形”的观念，使一份文件在同一个时间和不同的地点被不同的需要者利用，从而提高了档案的利用效率和查阅者工作效率。

随着办公自动化进程的不断深入和大数据时代的来临，运用有形的纸质的载体记录历史痕迹的机会越来越少，相应的利用IT技术生成的文本越来越多，电子档案应运而生。电子档案、档案数字化、档案信息网络化延伸了传统档案的内涵，成了档案家族的新成员。电子档案与生俱来的操作简便、使用成本低、工作效率高等优点越来越受到管理者和使用者的青睐，其先进的管理系统应该成为各行各业信息化建设的重要组成部分。目前电脑越来越普及，电子文件大量产生，生成铺天盖地的“未来档案”，但是对这些“未来档案”管理的技术手段尚没有同步跟进，影响了档案信息化进程和服务的高效率。因此，加强电子档案研究，开发电子档案管理技术，发挥电子档案作用显得尤为必要和重要。

首先是服务建设法制国家和改革开放的需要。法制国家是一个契约型、效率型的社会。档案的历史性和备用性功能满足了契约型社会所要求的法律效力凭证的需要，电子档案的快捷性则满足法制国家效率型的要求。改革和开放必须了解历史、继承传统、借鉴经验、吸取教训，在此基础上深化改革、扩大开放，才能把握社会前进的规律，使我们事业立于不败之地。所以要安全快捷地满足社会发展的需要，高效率地服务建设法制国家和深化改革、扩大开放的需要，必须紧跟信息时代的步伐，转换传统档案载体，将档案数字化；培育与之相适应的档案管理手段，建立健全电子档案管理体系。

其次是信息化和办公自动化的需要。随着大数据时代的到来，数据应用产生了大量的电子文件，它是有别于传统纸介质档案的新的档案类型，使档案管理部门管理档案的内容丰富了，外延扩大化了。如何将这些应用成果进行有效地归档、管理和利用，是摆在档案管理者面前的一个紧迫的问题，因此与其相应的管理职能也必须调整，档案人员的业务素质也必须适应这一变革。使用电子档案管理系统后，档案部门内部可以甩掉管理台帐，对外可以利用网络为领导层决策提供依据，为改革开放和经济社会发展服务。只有利用这些先进的技术手段，才可能全面的掌握各种信息，让档案部门成为社会的信息中心之一，实现档案资源的有效共享，从而更好地服务于社会的管理和建设。

2 电子档案建立与管理的基本内容

首先，对流程实行全程控制 要实现电子档案的规范化管理，使电子文件的归档和管理制度化、规范化，必须检查现有管理模式与规范化管理的差距。在管理过程中要像纸质文件的管理那样从电子文件产生到永久保存或销毁的整个生命周期进行全程管理，就是通过过程控制实现结果控制。由于过程的可控性强，过程控制的反馈周期短，因此，从电子文件形成就开始进行控制，将形成、流转、收集、整理、保管和利用等每一项具体管理内容施行过程监控；管理的切入点提前至电子文件的前期形成阶段，按照统一的规范和标准进行业务和流程重组，从而使文件流程与业务有机地融合在一起。

在对电子文件进行全程管理的过程中应对机构内部各个部门产生的电子文件进行统一的归口登记，并对文件进行分类；还要注意，电子文件管理系统应支持本机构的文件管理和业务流程，在确保电子文件完整、安全、准确、系统的同时，保证文件运转和业务流程的安全、畅通和高效。

其次，要加强软件和硬件的设施建设 “工欲善其事必先利其器”。强化电子档案的信息化管理，基础设施建设必不可少。

一要加强电子档案管理系统软件建设。电子文件实行集中统一管理。档案馆（室）要配备与业务部门兼容的计算机系统，使归档的电子文件能有效机读。电子档案管理系统软件是系统的核心，主要包含数据录入系统、权限管理系统、系统设置系统、查询系统等基本模块，要能通过局域网处理档案部门所有的档案管理业务，完成对档案的数字化加工、数字档案的采集、处理、存储、归档、组织、发布和利用等全过程。一个正常运转的电子档案管理系统，上述软件不可或缺。只有这样才能体现电子档案的优势，给社会提供高效、安全、系统的信息服务。

二要健全输入设备。主要是对馆藏档案进行数字化处理，包括工程图纸扫描仪、文档高速扫描仪和普通平板扫描仪等，分别完成图纸、文件和照片等档案的数字化处理工作。提高工作效率，健全和完善档案的数字化，配置输入设备势在必行。

三要完善输出设备。主要是完成档案的打印输出工作，包括绘图仪、激光打印机等。只有必要的基础设施完备后，才能形成完整、有效的电子档案管理系统。

第三，加强电子档案管理的制度化建设 为了适应数字资源多样性、满足数字资源长期保存、安全共享的需要，有必要建立健全电子档案管理制度，力求从管理和技术上保证电子文件的真实性、完整性、有效性和安全性。档案人员应忠于职守，熟练地掌握计算机系统的使用技能，组织编制归档电子文件的各种检索工具，积极主动提供服务，充分发挥归档电子文件的作用。

第四，重视档案系统数字资源的建设 档案系统资源的建设是指现行应用系统归档文件的收集和馆藏档案的数字化两部分内容。现行应用系统产生的归档文件一般是通过数据的接口实现归档文件的自动流转，即文档一体化和归档一体化。接口程序一般是一次性开发完成，可以保证档案数据与应用系统最终版本的数据同步。归档后的电子文件存放于文件服务器中，也可以存入数据库中。馆藏档案的数字化，即利用专用扫描设备如文档高速扫瞄仪等设备对馆藏的文档、声像、图纸等档案进行扫描和处理等工作，从而实现纸质档案向电子文件的转变。

加强电子档案管理，建立档案信息数字化体系，实现了档案管理从收集到管理和利用的自动化，提高了工作效率。但是在使用电子档案管理系统的过程中，对档案管理的各个环节必须加以规范尤其是安全要规范，必须制订和完善电子档案管理制度，还需要通过辅助编研等技术手段，对档案数据进行有效地组织和挖掘，这是一项长期而复杂的工作任务。

3 結束语

总之，电子档案和档案的数字化管理或者说档案信息数字化，是档案工作中的一个新课题，是档案工作开发和利用的新契机。电子档案的管理，在档案现代化管理中不仅减轻了劳动程度，而且极大地提高了工作效率，随着现化化进程的不断深入，档案管理软件系统的不断开发，电子档案和档案的数字化或者说档案信息数字化的步伐必将越来越快，电子档案的管理必将会越来越受到重视和开发，融入办公自动化的时代潮流，为自身发展和社会进步做出更大的贡献。

作者简介

韩丽（1969-），女，汉族，河南洛阳市人，河南省陆浑水库管理局馆员，主要从事档案管理工作和研究。endprint