现代电子档案管理存在的问题及解决措施探讨

李晓峰

摘 要：随着计算机信息技术的发展，互联网对社会各个行业的发展起到了革命性的促进作用，使现代档案管理工作进入电子时代；但与此同时，现代电子档案管理在发展中也出现一些亟待解决的问题。基于此，本文就现代电子档案管理存在的问题及解决措施进行探究，通过对现代电子档案管理发展中存在问题的分析，提出一些切实有效的办法，帮助电子档案管理工作顺应时代，健康发展。

关键词：现代电子档案管理；信息技术；办公自动化

随着互联网的兴起，人类社会逐渐进入信息化时代，社会各个行业都对信息化技术进行有效地应用，使工作模式向信息化和智能化转变。如今社会发展和进步速度飞快，海量信息对档案信息管理提出更高的要求，因此档案信息管理进入电子智能时代。虽然现代电子档案管理的发展已经取得一定的进展，但是仍然存在很多亟待解决的问题，因此探究现代电子档案管理存在的问题及解决措施是很有必要的。

1 现代电子档案管理工作的转变

现代电子档案管理工作的转变主要体现在以下三个方面。一是对档案的分类做出调整。传统档案管理工作中，档案一般被人工进行分类，按照档案的不同类型，按照时间顺序进行规整，这种方法不仅会花费较长时间，而且还要投入大量的人力资源。现代电子档案管理工作将档案的类型转变为电子模块，经过计算机程序设置，可以对档案的不同类型进行自动归档。由于电子操作，工作人员可以随时根据工作目标的变化对档案的类别进行转换。另外，利用电子档案管理可以使档案的分类更加的精细化。二是档案的载体发生变化。传统的档案都是纸质档案，很容易随着时间的变化发生遗失或者破坏的现象。电子档案管理收录电子文件可以加快办公自动化的进程，让工作人员在查找档案时更加高效。三是档案的接受和保管发生变化。由于电子档案管理接收的都是电子文件，因此需要在接收是对文件的真实性和安全性做全面准确的鉴定工作，从而保障电子档案管理工作的安全性。

2 现代电子档案管理发展中的问题

2.1 电子档案管理的真实性缺乏保证

首先，由于电子档案管理工作接受到的都是电子文件，因此文件的真实性需要得到有力的监督。其次，电子文件与纸质文件不同，很容易通过电脑进行篡改或者删除，而且很难留下证据，导致电子文件在归档时的真实性受到严重的威胁。再次，一些纸质文件通过计算机形成电子文件时，文件的作者无法在电子文件中留下具有标志性和代表性的签名，导致文件的真实性和权威性无法得到保证，严重制约到未来对文件的利用。

2.2 电子档案管理的安全性缺乏保证

如今网络信息技术的发展迅速，虽然给电子档案管理工作带来诸多便利，但是由于网络信息技术自身存在安全漏洞，导致电子档案的安全性缺乏保证。首先，一些需要保密的电子档案在电子设备中存储后，有网络其他终端设备依然能够很轻易地获取这些被加密存储的文件，而且同一个网络终端的电子文件可以同时发送给其他终端，使电子文件的安全性受到严重的威胁[1]。其次，计算机网络自身存在安全性威胁，例如电脑病毒、网络黑客等，一些电脑病毒会潜藏在电脑中的文件或者应用程序中，一旦触发这些文件或者电脑设备，就有可能对电脑造成致命的威胁，从而导致电子文件被销毁的情况发生。

2.3 管理工作人员整体素质不高

电子档案管理工作需要一批具有较强专业技能的工作人员，不仅能够熟练掌握计算机技术，而且能够对档案进行专业化管理。但是就目前电子档案管理的情况来看，大多数管理人员的专业技能并不能得到保障，对于管理中出现的一些问题不能进行有效的解决。不仅如此，电子档案管理工作人员应该具有较强的责任意识。档案管理工作对于事业单位或社会企业的发展具有至关重要的作用，因此管理人员必须具备责任意识，但是当前大多数管理人员自身素质不高，甚至会出现一些工作人员利用电子档案进行利益交换的行为，严重威胁档案的保密性和安全性。

3 应对现代电子档案管理发展中存在问题的解决措施

3.1 培养现代电子档案管理先进人才

应对当前现代电子档案管理发展中存在的问题，必须培养现代电子档案管理先进人才。相关档案部门应该从以下两方面着手进行解决。一方面要加强对这种复合型先进人才的招考，通过制定严格的人才招聘制度，从源头上解决档案管理部门的人才稀缺问题，从而营造出良好的档案管理工作氛围，使电子档案信息管理工作步入正轨。另一方面要加强对档案部门内部工作人员的培训力度。以社会某企业档案部门为例，该企业对档案管理工作的重视程度較高，在企业内部制定系列培训措施培养高素质的电子档案管理人才，通过聘请社会电子档案管理工作的先进人才进行讲座，还通过研讨会的方式促进管理人员对工作进行探讨和交流，促进管理工作的有效开展，企业还对内部管理人员进行考核选拔，制定激励机制对具有优秀管理能力的工作人员进行奖励，从而促进整体管理部门管理能力的提升[2]。

3.2 建立健全电子档案管理安全法规

应对当前现代电子档案管理发展中存在的问题，必须建立健全电子档案管理安全法规。随着电子信息技术的不断发展，社会各行业都进入办公自动化的模式中，充分利用计算机进行无纸化办公，这种办公模式虽然极大程度上提高了工作人员的办公效率。但是由于一些工作信息都被储存在计算机网络中，因此一旦网络出现被攻击或者瘫痪的情况，工作就无法正常进行，还极有可能导致相关文件的遗失，使电子档案的保存期限受到严重威胁。因此必须制定相关的安全法规，以法律的形式规范电子档案管理工作，防止一些恶意事件的发生。

3.3 制定合理电子档案管理工作制度

应对当前现代电子档案管理发展中存在的问题，必须制定合理的电子档案管理工作制度。如今办公自动化的模式下，每天都会产生大量的电子文件，因此工作量较大，很容易发生失误。档案部门必须制定科学合理的工作制度，规范电子档案管理的工作流程。以某企业为例，该企业档案部门在公司制度中明确规定档案管理工作中电子文件在存档前的鉴定责任制度，规定档案管理人员在接收档案时对档案的真实性做有效鉴别，如果发生档案被篡改删除或者无效现象便追究相关人员的责任[3]。

3.4 开发先进电子档案管理相关软件

应对当前现代电子档案管理发展中存在的问题，必须开发先进电子档案管理的相关软件。随着信息时代的到来，档案管理工作的电子化和智能化已经成为时代发展的必然趋势，因此对相关管理软件的开发能够极大程度上促进电子档案管理工作的实效性，并且大大增强电子档案管理的安全性。技术人员应该加大相关软件的开发力度，将电子档案管理工作中的各个方面纳入到软件的功能中，真正实现档案管理的智能化。以远光软件SMB事业部为例，该事业部在电子档案的管理领域投入大量人才，以“电子档案管理新思路”为主题，利用“平台加插件”的方式研发出先进的“远光电子档案管理系统”，帮助企业解决电子档案管理中的诸多难题。这种新型的电子档案管理系统充分结合了当前云计算、移动互联和大数据的特点，极大程度上促进了企业的可持续发展。

4 结论

综上所述，针对现代电子档案管理存在的问题及解决措施的探究是非常必要的。本文针对现代电子档案管理发展中存在问题的分析，提出一些切实有效的办法。研究可得，培养现代档案管理先进人才、建立健全电子档案管理安全法规、制定合理的电子档案管理制度、开发先进电子档案管理相关软件能够有效提升电子档案管理工作的水平。希望本文可以为研究现代电子档案管理存在的问题及解决措施的相关人员提供参考。

参考文献

[1]李晓龙.现代电子档案管理存在的问题及解决方法[J].兰台内外，2017，（01）：66.

[2]杨静月.医院电子档案建设与管理存在的问题及解决措施[J].管理观察，2017，（05）：115-117.

[3]李南.浅谈电子档案管理中的安全问题及解决措施[J].黑龙江科技信息，2016，（03）：35.endprint