电子文件与传统文件档案在保管利用上的比较探究

摘 要：由于档案形式的差异性，电子文件与传统文件档案在保管、利用方面，存在明显的区别，着重以电子文件与传统文件档案为研究主体，对两者的档案保管、利用进行比较性分析，有助于电子文件、传统文件档案的综合发展，同时具有较为鲜明的研究价值。

关键词：电子文件；传统文件档案；档案保管；档案利用

1 在保管上的比较

何种形式的档案，都需要长期妥善的保管，并在可利用的期限内，为档案需求者随时提供有效的档案保管服务。作为不同的档案形式，电子文件与传统文件档案在保管载体、保管技术、保管环境上都有明显的区别、不同。

（一）保管载体

电子文件与传统文件档案在保管载体上的区别、比较，具体表现如下：为暂时保管载体。与此相比，传统文件档案的保管，经过了甲骨、石刻、羊皮等不同载体的变更，形成了以纸质、照片、录音为载体的档案保管形式。

（二）保管技术

电子文件的保管技术与互联网信息技术息息相关，而计算机存储技术、网络备份技术等，为电子文件的长期有效保管，提供了必要的技术支撑。与之相比，传统文件档案保管技术仍然趋于传统，虽然已经逐步引入了档案信息管理系统，但是仍然只能作为从属地位存在。

（三）保管环境

由于两种档案形式在很多方面都存在着鲜明差异性，使得电子文件与传统文件档案的保管环境，也存在明显的不同。

各地档案管理机构电子文件的保管环境，一直都是计算机虚拟环境与实际保管环境并重，并且，存储、保管电子文件的计算机、光盘、磁盘的虚拟环境良好，即：不受到木马、病毒等侵袭，才能为电子文件的良好保管形成必要的虚拟保障，另外，存放用于存储电子文件的计算机、光盘、磁盘的实际环境，同样重要，需要专人维护。与此相比，传统文件档案的保管，主要依托实际保管环境，而实际保管环境的维系，主要从防虫咬、防霉变、防光线直射、防盗等几方面进行维护、衡量。

2 在档案利用上的比较

档案本身的价值，主要在于档案利用的充分体现上，而电子文件与传统文件档案，在利用途径、利用效果、利用价值上都有所区别，需要对其进行逐一比较、阐述。

（一）利用途径

由于各地档案管理机构存储方式的多元化、网络化，使得电子文件在档案利用方面，不断形成了更多形式的利用途径，不仅可以为档案需求者提供现场查阅方式，还可以利用互联网平台，为异地档案需求者提供远程查询途径，也可以由不同的档案管理机构，针对不同的电子文件进行共享与利用。与电子文件的利用途径多样化相比，传统文件档案的利用途径相对单一，只能由档案需求者亲自前往存储有传统文件档案的管理机构，进行现场翻阅与查询，才能获取档案有效信息。

（二）利用效果

电子文件在档案利用效果方面，与传统文件档案相比，有着不同层次上的差异。

对于各地档案管理机构电子文件的利用效果来说，由于这一档案形式具有鲜明的利用途径多样化优势，使得异地档案需求者可以通过不同的网络平台，对相应的电子文件进行查询、利用，节省了档案需求者的查询时间成本，能够使得电子文件依托不断完善的互联网技术，形成更为鲜明的远程利用效果。与电子文件的利用效果相比，传统文件档案主要集中于，现场利用效果的彰显上，传统文件档案的现场利用，能够给予档案信息需求者最为真实的档案查询体验，其身临其境的利用效果，是经过文件扫描、存储的电子文件所不能比拟的。

（三）利用价值

电子文件与传统文件档案在档案利用价值方面，同样具有鲜明的差异性，具体比较分析情况见下表。

各地档案管理机构电子文件在档案利用价值的体现上，不断形成了诸如：远程利用价值、文件共享价值、电子存储利用价值在内的一系列价值，利用价值多元化趋势不断彰显。与电子文件相比，传统文件档案的利用价值，主要集中在原始价值、现场实用价值的并重上。

3 依托比较结果形成的档案保管利用对策

电子文件与传统文件档案，在档案保管、档案利用等相关方面，各有各的特点。不同的档案管理机构，需要根据不同的档案形式，分别形成对电子文件、传统文件档案的保管、利用有效对策。

（一）电子文件

对电子文件的保管、利用，需要各地档案管理机构一方面不断地加强网络、计算机安全，强化现有电子文件保管机制，另一方面，促使电子文件利用逐步实现“多元化+精准化”有机融合。

1.加强网络、计算机安全，强化电子文件保管机制

档案管理机构在保管电子文件的过程中，需要不断加强网络环境安全、计算机安全，强化电子文件保管机制。一方面，营造电子文件良好的安全保管环境。各地档案管理机构所有用于保管电子文件的计算机，都要定时进行网络木马、网络病毒查杀，并形成具体记录，另外，对所有计算机硬件、软件也要进行定时巡查，超过一定年限的计算机硬件设备都要进行更新换代处理，计算机软件也需要进行定时更新、维护。

另一方面，以加强网络、计算机安全为基础，不断形成、强化电子文件保管机制，各地档案管理机构安排专职保管人员，制定明确的电子文件保管制度，所有电子文件保管全部落实到人，以制度管理代替传统的人情管理。

2.促使电子文件利用“多元化+精准化”相融合

各地档案管理机构对电子文件的利用，应实现“多元化+精准化”的逐步融合。电子文件的利用效果较多、利用范围广泛，利用多元化的实现，需要各地档案管理机构结合现场查阅、远程查阅等不同的利用途径，赋予电子文件不同的利用功能。

利用精准化的实现，需要各地档案管理机构依托现有的电子文件利用功能多元化，根据每一个档案需求者的档案检索利用需要，形成有针对性地内容检索范围，使得档案需求者可以获得更为精准的电子文件。

（二）传统文件档案

各地档案管理机构对传统文件档案的保管、利用，更多地需要以坚守、完善传统方法为基准，适当地加入一定比例的档案保管、利用创新方法，促使传统文件档案保管更加严谨化，并不断依托利用价值，拓展传统文件档案利用途径。

1.促使档案保管严谨化、标准化

传统文件档案保管需要形成更为严谨的档案保管标准，依托防虫咬、防霉变、防光线直射、防盗等不同的档案保管要点，形成数值化标准，各地档案管理机构的管理人员在对传统文件档案进行档案保管时，必须要根据不断数值化的保管细则，将保管工作的具体操作不断细化。另外，档案管理机构也可以将远程监控系统、数值检测系统等引入传统文件档案保管，由专职工作人员进行24小时监管，用科技化手段弥补传统文件檔案的保管短板。

2.依托利用价值，拓展传统文件档案利用途径

相关的档案管理机构可以依托传统文件档案现有的利用价值，不断拓展这一类型档案形式的利用途径。现有的传统文件档案利用途径，只局限于现场利用，利用范围较窄，利用价值较为单一，本文认为，可以将一定比例的先进技术引入传统文件档案利用过程，另外，各地档案管理机构可以将保管年份较低的传统文件档案，通过公开展览等公众活动，向更为广泛的档案需求者提供更多的档案查阅、利用活动环境。

4 结语

电子文件、传统文件档案等不同的档案形式，在档案保管与利用方面，具有明显的差异性。对电子文件与传统文件档案的保管、利用进行比较性分析，探索两者在保管载体、保管技术、保管环境，利用途径、利用效果、利用价值等层面的区别，从而分别为电子文件、传统文件档案的保管利用形成必要的应对对策。

参考文献

[1]戚翠霞.高校电子文件档案管理的研究[J].淄博师专学报，2010，01：21-25.

[2]田欣.电子文件的档案化管理分析[J].实验技术与管理，2010，08：197-200.

作者简介

陈萍（1971-），女，汉，辽宁省大连市，副研究馆员，档案学，大连大学。endprint