社区档案管理工作常见问题及对策

李洁贞

摘 要：社区是当前社会最基本的组成部分，是宏观社会的缩影，是一个由社会上若干群体和社会组织聚集在某一个区域所形成的与生活上相关联的大集体。社区管理工作作为社区建设的日常，做好社区管理工作是完善社区建设、提高社区服务质量及成员生活水平、维护社会稳定、全面建成小康社会等的基础，是一种目前国际上普遍采用的较为规范且可行的城市管理新模式。而社区档案管理工作记录着社区建设和发展点点滴滴，是政府实现对社区管理工作的重要依据。因此，做好社区档案管理工作兼具实时意义和长远眼见。本文就社区档案管理的重要性进行阐述，剖析社区档案管理的常见问题，并探讨相应的解决之策。

关键字：社区；档案管理；问题；对策

社区档案是档案工作中一个重要和全新的领域，也是政府工作更好的服务人民群众的重要举措，有助于居民信息的归类和查询，有助于国家政策、法律、法规的宣贯，有助于社会问题的调研并促进国家建设和发展，是政府在社区建设中不可缺少的一部分，是社会实现化整为零管理的有效手段。

1 社区档案管理工作的重要性

1.社会发展的必然要求

自十六大以来和谐社会的科学提出，建设社会主义和谐社会登上历史舞台。再加上近几年城市化进程的快速推进，国家经济形势的转变和社会的发展需要，使城市人口不断飙升，更为和谐社会的建设提出了新的要求。社区作为社会的基本组成单元，欲实现社会稳定和和谐发展，就需各个击破从每个单元做起。社区的管理涉及的方面繁多，内容复杂，政府如何做好对社区的建设和管理工作、使每件事务有序进行，建立完整的、系统的社区档案工作是重中之重。社区档案管理工作的有序进行，不仅可以维护社区的安定，为居民排忧解难，为社区居委会有针对性的开展工作、解决邻里矛盾和突发性事件的重要依托，更是政府管理有序化进行的根本保障，是社会和谐发展的基石和必然要求。

2.提高人民生活水平和生活质量

社区档案工作的进行，可以更好的反映每个居民的真实情况，比如低收入者、五保户等，有助于政府有针对性的进行帮扶和人文关怀，解决民众的难题，提高人民的生活水平。同时，还可以根据以往的档案资源及反馈意见，开展各种各样的文娱活动，如植树节开展科普讲座、端午节比赛包粽子等，不仅可以促进邻里和谐，增添了社区的人文气息，引导人们积极健康向上的生活态度，更有助于政府实现对人民精神文明的建设，提高人们的生活知识水平，促进社区和谐稳定发展，宣扬和继承中国博大精深传统文化，增强我国文化软实力，也是“十三五”计划的重要组成部分，是实现全面建成小康社会的必然过程。

3.有利于民主政治的建设

社区是党和人民群众交流和沟通的一座桥梁。党和政府既然可以通过社区了解广大人民的生活状况和精神诉求，同样的，国家也可以借助社区这个窗口对基层人民进行民主政治建设。社区档案资源的整理，有利于政府的政务公开，有利于国家政策法律法规的宣贯，有助于民主政治的推进，增加民众的参与度，增强民众的民主建设意识，从而起到自我管理、自我教育、自我服务、自我监督的作用，为社区的良性机制的运行提供保障。

2 社区档案管理工作的常见问题

1.档案管理工作不受重视，档案严重缺失

一般人们说起档案管理工作，就会认为只是存储、分类资料，很琐碎、繁杂、浪费空间、被用到的可能性很低甚至可以说可有可无等等，因而很容易被人忽视，不受人待见。社区的档案管理工作更是如此，其涉及的内容关系着每个居民的方方面面，工作量庞大，领导也常疏于监管，致使很多工作都没有落到实处，档案中的许多资料都不完整或者缺失，一旦出现问题，需要相关资料，就找不到资源，这个时候才发现档案管理的用途，但“亡羊补牢，为时晚矣”。

2.档案管理体系不够完善

做档案管理这种类型的工作，讲究的是有序存储和分类明确。比如存放的次序、封面的目录标题、时间的先后等。因此，一套完善的管理体系是至关重要的，不然会因为资料的繁复多样，导致“剪不断，理还乱”，失去了档案管理的根本意义，还浪费了人力物力财力。

3.档案管理重形式，轻利用

由于人们对档案管理工作认识的偏颇，仅仅局限于对其字面意思的理解，对档案管理工作缺少远见意识，从而没有萌发对档案信息进行利用的观念，认为档案管理工作只是形式上的一种管理，导致档案资源没有得到充分的利用，失去了档案管理和存储的意义，这也是档案管理工作为什么不受待见和停滞不前的原因。

4.档案管理人手不足

由于档案工作从上到下的不受重视，档案任务的繁重，再加上专业管理人员的匮乏，使得长期的人手不足和人员配备的不到位，而且许多社区的档案管理人员都由社区的一般员工担当，有些规模较小的社区更是用一般员工临时替代，这就更使得社区的档案管理工作缺少应有的规范，很多任务没有足够的人力去认真对待，因此，也给政府的社区管理工作带来了难度。

3 应对策略

1.提高档案管理的意识并落实到位

社区档案管理工作落实不到位，从根本上讲就是对档案管理的认识不到位。社会意识决定社会形态，只有提高了认识，才能从根本上解决档案管理不受重视的情况。因此，政府应当大力宣贯档案管理的重要性，特别是对社区工作人员，除此之外，上层领导的关注也极为重要，领导的关注会使下边的工作人员感受到领导的重视，并会迎合领导的需要，一层层下来，潜意识里就会让大家形成档案管理很重要的思想，起到了牵头的作用，从而提高了大家对档案管理重要性的意识。提高了意识，后续的落实工作也就依次跟进了。

2.完善档案管理的相关体系

俗话说得好，“磨刀不误砍柴工”。社区档案管理工作由于其工作量大，内容众多，稍不注意就混乱不堪，容易为以后工作带来隐患，诸如分类无序、内容缺失、查阅不到等，降低了工作效率。因此，好的档案管理机制的践行，不仅可以节约时间，还可以使得档案的保存井然有序、查阅简单方便、内容完整无缺，有助于政府条理性的管理社区，甚至有时达到事半功倍的效果。

3.发挥档案管理的价值

做任何事情都要让其行之有效，实现其价值，而不是为了做而做，国家对每件的推广和实施，都是有理有据的。比如，政府可以从社区居民的档案中了解每个人的家庭情况，对家庭境遇不好的或者失独老人等進行关心，并予以帮助，让其感受政府的温暖，国家的关怀，积极努力的生活。再如，政府可以针对档案中居民提出的相关意见进行合理化的解决，如老鼠横行，政府可以拨款安排相关社区工作人员定期对每个单元进行老鼠药的投放工作，并加强环境卫生的治理工作等，使得社区档案管理真正为居民所用，为政府所用，为社会发展、为和谐社会的构建创造价值。

4.加强专职人员的配备和相关培训

档案管理工作说简单简单，说难亦难。但常言道“术业有专攻”，专职人员的配备工作必不可少，其一是因为专职的人员有更好的档案管理知识架构，能够清楚明白的如何对不同类型的档案合理地进行归建档，其二专职人员工作内容明确，有更多的精力和时间专注于社区档案工作的建设，其三专职人员明白档案建设工作的意义和重要性，在对待工作的时候就更为用心。此外，每隔一段时间，应当对相关人员进行培训学习，加强其在档案管理方面的专业素养，科学规范地建档，为更好的进行档案管理工作提供知识储备，并通过培训让其感受到档案建设的价值，调动工作的积极性。

4 结语

社区档案工作的践行，是以服务人民群众为出发点，是政府和人民之间沟通的纽带，是政府实现为人民群众解难、帮扶弱势群体、解决民众之间的矛盾、努力完成人民诉求的重要依据，是社区和谐稳定发展的重要资源。因此，政府欲实现对社区工作的宏观调控和实时管理，促进社区又快又稳的建设，就必须把提高人们对档案建设工作的认识作为突破口，完善社区档案管理运行机制，发挥档案管理的优势和价值。

参考文献

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