探究档案数字化建设中的质量控制

赵晓麒

摘 要：加强档案数字化建设中的质量控制对于档案利用率的提升、档案管理效率的增强具有重要作用，本文首先对档案数字化建设的意义予以说明，然后对档案数字化建设中存在的问题进行分析，最后结合实例，提出几点档案数字化建设中的质量控制策略。

关键词：档案数字化建设；质量控制；安全管理工作

随着网络技术与计算机技术的发展，档案管理工作中的信息化技术也越来越重要。档案管理工作和产品管理、图书管理存在着明显差异，在档案保密、档案分类等方面具有明显特点。加强档案数字化建设中的质量控制，会让档案数据库建设整体水平得到提升。

1 档案数字化建设的意义

档案数字化建设的意义主要体现在三个方面：（1）提高办公效率。数字化档案管理可以让资料归档更为及时，可以让资料查询更为便捷，档案库的功能不再仅仅局限于文件保管，更是信息提供的中心。（2）提升经济效益。粗放型模式下的档案管理工作有着较高的管理成本，而数字化管理的档案，其载体发生了变化，从而不仅节省了保管费用，也减少了占地空间。（3）增强原件保护。档案数字化建设可以让部分档案篡改的行为得到避免，也可以让使用原件的次数减少。特别是对于历史较长的档案来说，数字化处理更让其保护性得到增强。

2 档案数字化建设中存在的问题

2.1 档案部门开展数字化的基础存在差异

档案数字化建设工程本身相对复杂，尤其需要一定设备、场所的支撑。目前，数字化建设单位自身的基础存在差异，拥有经费水平也有所不同，这就使得各单位各系统数字化水平存在明显差异。现阶段，有的单位部门已经完全实现了档案数字化，具有较高的档案数字化水平；但还有一些单位部门的数字化水平依然较低，没有足够的基础条件来支持档案数字化建设工作。

2.2 档案数字化从业人员能力问题

随着档案数字化的不断发展，对档案管理人员的专业能力和计算机能力提出了更高的要求。目前，经过系统培训的档案从业人员数量相对较少，部分档案从业人员的能力与素质还不能满足档案数字化建设发展的需要。有些档案管理人员从事档案工作时间短，档案管理专业能力不能保障；还有一些档案管理人员虽然经验较为丰富，但掌握档案管理新技术的速度相对较慢。这些都是当前存在的一定问题。

2.3 档案数字化建设安全管理问题

档案既具有一定的秘级限制，也具有保管年限和保密期限的限制。随着网络技术和计算机技术的发展，一些网络公开行为将会对数字化档案的安全造成严重威胁，使得档案泄露的风险大大增加。档案管理人员就需要对数字化下的档案保密工作予以重新认识和高度重视。

3 档案数字化建设中的质量控制策略

3.1 制定详细的档案数字化运作方案

档案数字化推进的过程中，可能会因为各个单位之间联系性较弱、工作水平有差异等问题而受到影响，对档案资源的共享造成阻碍。所以，在档案数字化建设中应该制定详细的数字化运作方案，各个单位需要结合自身实际情况，考虑到上下级单位、兄弟单位的档案工作情况，参照我国关于档案信息管理的相关规定和规范，对数字化进程中的系统参数、数据格式以及数据库规模进行科学设定，并且制定相关的检查、验收与监督的工作程序，为日后的档案工作顺利开展奠定基础[1]。

3.2 保障档案数字化建设的基础设施

档案数字化的建设离不开硬件设备的支撑，虽然不同地区、单位的档案管理部门条件存在差异，但还是要想方设法地保障档案数字化建设的基础设施。档案部门应该对档案事业宣传力度予以加大，明确档案管理工作的重要性，让各级领导部门对档案数字化建设的重视程度得到提升；依照国家发展需要，国家相关部门需要对单位档案管理经费进行科学调整，可以将其占总单位经费硬性指标适当提升；相关部门应该定期对档案管理工作进行检查，确保检查的全面性和评估的科学性，同时，可以对市场化运作竞争机制予以引入，档案既是一种需要存储的信息资料，也是一种潜在的生产力，这种引入可以让档案部门资金状况得到有效缓解。

3.3 加强档案从业人员培训工作

档案数字化建设工作、档案管理工作质量会受到档案从业人员素质和能力的影响，因此，需要对档案从业人员培训工作予以加强。上级管理部门需要针对档案从业人员的当前状态制定较为详细的培训计划，可以采用非脱产、脱产、网络教育等多种方法，在培训内容的选择上，需要对档案从业人员职业道德教育予以重视，让档案从业人员的使命感与责任心得到增强，重视档案从业人员的素质培训。档案数字化建设会不断地引进很多新的技术和管理方法，因此，就需要从业人员不断地学习专业知识，提高专业技能，适应档案数字化建设的发展。

3.4 完善档案数字化建设相关制度

在国家关于档案管理的相关规范基础上，各个部门需要对档案数字化建设相关制度予以完善，该制度需要紧密联系实际情况与具体需要。可以对相关部门起到指导作用。如在制度中，就应该明确不同类型档案数据化格式规格和内容保存的方式，明确图片保存的方法，与图片所要求的分辨率等，并对编制工作日志方法、档案传输的范围进行规定。各地档案局应积极指导各单位档案部门，在档案数字化工作中，制定出科学严密的档案管理制度；要求各单位档案设置必须做到科学分类、排列、编目；在档案数字化转移过程中，对传统档案进行定期核对，如果发现问题需要进行及时报告[2]。

3.5 做好档案安全管理工作

在档案管理工作中，既需要做好档案利用、档案公开工作，也需要做好档案的保密安全工作。应用现代化技术，实现档案数字化的同时让档案安全管理带来新的隐患。在档案数字化建设过程中，一些传统的纸质资料可能会在扫描、录入过程中遭到损坏，可能会在转移过程中丟失。而因为网络开放性，档案数字化建设过程中可能会遭到黑客的有意入侵。为加强档案数字化安全管理，首先需要制定较为严格的档案使用工作制度以及严格的档案交接制度；其次；需要在档案数字化建设中选拔业务素质强、责任心较高的工作人员，确保不会因为工作人员而让档案安全出现问题；然后，还需要对计算机安全管理、网络安全管理予以加强，利用高技术手段使计算机局域网和外网物理断开，让黑客攻击得到有效避免，同时对病毒检查与日志备份工作予以加强，必须采用杀毒软件、防火墙技术；最后，利用计算机与每份档案的随机验证，可以让档案安全得到保证。

4 结论

综上所述，针对档案数字化建设中存在的基础差异、人员能力等问题，通过制定详细的档案数字化运作方案、保障档案数字化建设的基础设施、加强档案从业人员培训工作、完善档案数字化建设相关制度和做好档案安全管理工作的策略可以对问题予以有效解决，进而让档案数字化建设中的质量控制得到加强。

参考文献

[1]林丽君.档案数字化及安全保密控制[J].纳税，2017，（24）：81+84.

[2]王辰.城建档案数字化过程中质量控制的重要性[J].经营管理者，2017，（01）：283.endprint