流动人员人事档案数字化加工技术

袁园

摘 要：随着社会主义市场经济的发展，我国人口流动量越来越大，这使公共就业和人才服务机构人事档案管理难度增大。为了提高流动人员人事档案数字化管理，本文对流动人员人事档案数字化加工技术的研究，以本人所在的公共就业和人才服务机构为例，从目前流动人员档案管理呈现的现状入手，进一步提出优化流动人员人事档案数字信息化管理对策，为公共就业和人才服务机构档案数字化管理提供一定的帮助，对服务流动人员与城市发展具有重要的现实意义。

关键词：流动人员人事档案；档案管理；数字化

《档学词典》对人事档案的解释为：人事档案是专门档案的一种，是人事、组织、劳资关系等部门在对人员的考核管理活动中形成的档案。记述和反映个人经历和德才表现，以个人为单位整理、集中保存。主要有干部档案、工人档案、学生档案三种。1996年，随着流动人员异军突起，国家中组部、人事部根据这一情况颁布了《流动人员人事档案暂行条例》，并对流动人员的概念作出了明确的规定。随着网络信息技术的发展，流动人员人事档案管理打破传统的人工管理，开始向数字化、信息化、电子化档案管理阶段转变。由于流动人员人事档案可反映流动人员参与社会的真实情况，但如今，城市流动人员数量的增加，利用流动人员人事档案依法维护自身的权益人员相应增多，这就需要我们有效解决流动人员人事档案管理，完善其数字化加工技术，从而加强流动人员人事档案管理建设，进而提高管理水平。

1 流动人员人事档案管理呈现的现状

（一）管理体机制落后

人社部[2014]90号文件规定：健全流动人员人事档案管理体制。流动人员人事档案管理实行集中统一、归口管理的管理体制，主管部门政府人力资源社会保障部门，接受同级党委组织部门的监督和指导。流动人员人事档案具体由县级以上（含县级）公共就业和人才服务机构以及经人力资源社会保障部门授权的单位管理，其他单位未经授权不得管理流动人员人事档案。严禁个人保管本人或他人档案。跨地区流动人员的人事档案，可由其户籍所在地或现工作单位所在地的公共就业和人才服务机构管理。但根据相关的调查，流动人员人事档案管理体制仍然存在不少问题。一是多头管理严重。由于历史和体制的原因，现在很多部门都在公开或私下管理人事档案。二是管理内容和方式陈旧。人事档案管理主要针对人事档案内容和材料的管理。在传统的人事档案中材料包括履历、自传、鉴定考核材料、学历、党团材料、政审材料、就业等材料。但随着时代的发展，档案材料的收集并不那么及时、规范和完整，档案内的这些材料远远不能反映个人发展经历，也不能满足企业对人才的评判。三是管理对象长期处于被动状态。在计划经济时代，人事档案对个人保密，绝大多数人一辈子都无法看到档案内容。信息不对称对个人来说极为不利。

（二）硬件与软件不达标

现阶段，省市级人力资源公共服务中介机构已基本具备人事档案数字化管理，但大多数区县（市）级的公共就业和人才服务机构，缺乏数字化档案管理设备，流动人员人事档案管理不规范，一些公共就业和人才服务机构没有对应的防潮、防盗等管理对策，甚至有些服务中心档案室存在堆积物的现象，使流动人员人事档案数字化管理与现实使用严重脱节。

（三）数字化管理标准缺乏

俗话说“没有规矩不成方圆”，这句话应用到数字化管理中就是标准，标准是对重复性事物和概念所做的统一规定。在信息化社会，数字化管理的标准是实现互联互通，资源共享、业务协同的基石。由于信息化管理人事档案的手段并未完全普及，对于流动人员人事档案检索，目前处于手工检索阶段，还没有全部实现自动化检索，这在一定程度上增加了管理人员的档案查阅工作量，影响了流动人员人事档案信息系统检索的准确率与速度，大大降低了流动人员人事档案管理工作的效率。比如，一些人事信息，由于在各个单位所储存的信息不一，这给人事档案管理人员在信息录入时，带来不必要的困扰与麻烦。另外，有些公共就业和人才服务机构虽然有自身的人事档案信息管理系统，但是低运行速度，无法满足新时期流动人员人事档案管理。

（四）档案管理人员综合素质问题

人社部[2014]90号通知要求公共就业和人才服务机构要加强流动人员人事档案管理服务人员队伍建设，选配政治可靠、作风正派、责任心强、业务素质好的中共党员从事档案管理工作。但大部分的公共就业和人才服务机构对人事档案管理人员缺乏业务培训，很多员工没有经过培训直接上任的情况也不乏存在。

2 流动人员人事档案数字化管理对策

人事档案数字化管理是指对人事档案应用系统的管理，包括电子档案转换系统、人事档案管理信息系统、数据库系统、安全保障系统等。

（一）确立人事档案数字化管理的建设模式。树立全国一盘棋的思想，从全国数字化管理思路出发。加强各级人事档案公共就业好人才服务机构的信息互通互动，处理好局部和整体之间的数据联系，防止各自为政的局面。

（二）创建数字化档案管理信息系统

随着网络信息技术的發展，社会各方面对数字化技术的应用，使流动人员人事档案管理提供了条件。对于加强流动人员人事档案数字化信息管理，其牵涉的内容比较多，因此，这就需要相关服务机构，根据市场人员流动的实际情况，结合自身管理优势，创建数字化档案管理信息系统，坚持“标准开放、安全可靠”的原则，档案数字化的目的是实现信息资源的共享，而共享是以标准化为前提的，在开放式的网络体系中建立标准化。

（三）提高档案管理效率

1、提升档案管理能力

对于数字化档案管理信息，我们可以凭借光纤与磁盘的连接阵列，以此升级档案管理进系统。另外通过增加系统内部的储存量，充分发挥其优势，从而提高流动人员人事单位电子信息化档案管理的质量和效率。另外，还可以通过增加系统内部的储存量，从而对流动人员人事资源的信息补充创造空间。

2、强化档案管理的可靠性

对档案管理的可靠性强化，这需要严格要求数字化流动人员人事档案系统的设计，依据严格的标准，这增强了数字化流动人员人事档案系统管理效率。另外，加强保护数字化流动人员人事档案信息级别，这对流动人员人事档案相关使用者提供了方便，而保障系统功能，可使流动人员数字化档案管理信息数据更加安全。

3、档案管理使用性能提升

流动人员人事档案数字化管理，需选择使用光纤磁盘的阵列产品，这对系统性能的维护具有优势，可以使系统呈现开放性，保证了相关人员对档案资源的调取和查阅，从而使流动人员人事档案信息具有更强大的发挥空间，这有利于人事资源的高效利用。

（四）提升人才队伍的建设

历史和现实证明，人员是技术的掌握者和运用者。流动人员人事档案数字化管理，除了设备更新与系统升级，还需要不断提升人才队伍的建设，这对档案管理工作的质量具有一定的影响。首先，采用多元化的管理方式，提升流动人员人事档案管理人员的综合素质。通过加强老员工学习流动人员人事档案管理内容，提升他们的工作技能。

3 结束语

综上所述，本文对流动人员人事档案数字化加工技术的研究，了解了流动人员人事档案管理呈现的问题，对流动人员人事档案数字化管理，提出了提高管理人员的保密与管理意识、创建电子信息化的数字档案管理系统、提高电子信息化的管理效率及提升人事档案管理人员的素质的对策，为公共就业和人才服务机构档案数字化管理提供帮助，这对服务流动人员与城市发展具有重要的现实意义。

参考文献

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