完善会计档案管理工作的作用和意义

◎吕娜 孙凯敏 袁文艳

完善会计档案管理工作的作用和意义

◎吕娜 孙凯敏 袁文艳

会计档案不仅是重要的经济档案，也是企业档案的重要组成部分。因此，会计档案的科学管理对已步入信息时代的当今社会具有重要的现实意义。本文主要阐述会计档案工作管理目的及意义，分析会计档案管理，揭示现行档案管理体制自身的不足及存在的问题，通过探索研究按照市场化、法制化、现代化的发展方向,完善会计档案管理的措施，逐步建立起与企业发展相适应的会计档案管理体制。

会计档案管理的目的及意义

会计档案是指会计凭证、会计账簿和会计报表以及其他会计资料等会计核算的专业材料，它是记录和反映经济业务的重要历史资料和证据。会计凭证和账簿可以全面、连续、系统地记录各项经济业务完整的业务轨迹，并由此分析其所产生的收益、在公司总体业务中的重要性等等。而完整的会计档案能将会计凭证和账簿的连续性得到保证，也确保公司决策层对历年战略、经营数据等方面可以有效地回顾，能够分析总结经验，对现有和未来的发展战略和具体的经营决策进行很好的部署，避免“盲人过河”式的盲目制订决策而对企业造成重大损失。二是妥善、完整保管的会计档案还使得公司可以便捷、准确、快速地查找以前各期发生的事项及其具体金额和业务细节，便于处理与相关业务单位可能产生的各种异议，做到“有凭有据”、“以事实为依托”，从而在问题的处理中处于主动、有利的地位。三是会计档案更是企业经济业务活动的纪实和史料，是企业档案的重要组成部分，是企业经济发展的重要资料，充分利用好会计档案将为企业经济发展带来不可估量的利益，能够提高公司内各单位、各部门对会计档案的利用效率，也为公司领导决策提供更好的依据和服务。

存在的问题

首先是传统纸质档案的保存和查阅质量不高。目前，公司档案室所保存的档案材料，大部分是纸质档案。传统的档案管理模式占用存放空间大，保管成本高，易磨损，并且检索利用效率低，难以满足各单位、各部门日渐增大的对信息资源的渴求。同时，纸张在生产使用保管过程受环境或自然因素影响其色泽强度，弹性等性能发生逆变耐久性减弱，给档案的保护保管修复等工作带来一些新问题。

其二是企业对会计档案管理工作认识不够,由于企业的会计人员具有不固定性，也未设置专职的档案管理人员，在素质和责任心方面也参差不齐，很多企业不能按照《会计档案管理办法》的规定管理会计档案，不能按时整理、装订、归档，甚至出现丢失的情况，真正需要查证时费时、费力。

第三是会计档案的管理不完善、不规范。会计档案整理、装订、归档是财务工作基本要求，也是企业档案管理的需要。但我们企业在实际操作中对会计档案的管理存在不完善、不规范的问题。有些只整理、装订，并不归档，若干年的会计档案全部放在会计人员那里保管存放，多年来也不进行鉴定，更不能按年限规定进行销毁，遗留的各种原因使得会计档案的销毁工作很难开展，影响了会计档案管理工作的质量和效果。

完善会计档案管理措施

一是创新建立电子信息数字化会计档案。在信息化时代，随着互联网技术的飞速发展，电子信息数字化会计资料正逐步取代纸质会计资料，在会计核算和财务管理中发挥着日益重要的作用，也大大降低了档案的管理成本。通过对纸质档案的数字化处理，利用电子档案替代原件使用，实现了对档案原件的有效保护。数字化档案也可以副本异地保存，这样可使这些档案资料在出现天灾人祸的情况下不致于遭到毁灭性的破坏。档案数字化能改善档案的利用方式，使档案的利用不再受“孤本”的限制，一份文件可以同时提供给所有需要它的人共享，扩大了档案的利用空间，提高工作效率。

二是建立健全会计电算化条件下档案保管方式。会计电算化给会计工作带来了极大的方便，一定程度上减轻了会计工作者的工作量。但是在会计电算化档案资料的储存上同样存在的很大的风险，面临着病毒侵袭、设备损坏、失密等问题。因此我们在享受便捷操作的同时要做好会计电子档案的保管，如加大后台服务器的投入，选用安全稳定服务系统，采用磁性介质保存会计档案，要定期进行检查，定期进行备份；防磁、防火、防潮和防尘，重要的会计档案应有备份，存放在两个不同的地点。

三是加强会计档案工作人员的全面培训。档案管理是一门学问，需要会计人员去认真学习、去积极探索。会计档案资料具有专业性、广泛性、严密性的特点，不能视同企业的一般档案，应按照专门档案管理进行专业化培训。要求会计人员能够熟练使用现代化的管理手段，运用现代化管理软件。才能达到提高会计档案质量要求。会计人员是会计档案管理的第一责任人，会计人员对会计档案规范化整理、装订、归档能力决定了会计档案质量的高低。在此方面企业应该加强对会计人员的全面培训，通过学习和探索提高会计人员的业务技能和自身综合素质。

四是要定期对会计档案资料鉴定、销毁。《会计档案管理办法》第十条对保管期满的会计档案的销毁程序作了明确规定。企业会计档案人员要同相关监管部门，搞好会计档案的鉴定工作，有用的完好保管，无用的按照保存期限及时销毁。对于到了保管期限、还遗留的债权债务和其它未了原始凭证不能销毁，应重新登记注明，也在销毁清册的备注栏和保管清册注明原因，并加强对涉及此账款原始凭据的保管和关注，及时做好后续的清结工作。

企业在会计档案的管理过程中，如果档案管理人员能够在思想上高度重视，保持强烈的责任意识，坚持科学管理和创新管理，则可以有效地防范会计档案管理工作中出现的诸多问题，从而使会计档案信息在确保工作的质量上、效率上都会得到很大提升，进而对企业增强活力、竞争力，适应市场经济的发展起到至关重要的作用。

（作者单位：陕西省烟草公司宝鸡市公司）