助力民品产业发展 提高办公室管理水平

钱月红

摘 要：围绕我所“主业领军 产业领先”的中长期目标，以改革为动力、以市场为导向、以集团化管理为路径，打造经济高质量发展、员工与企业共同成长的干事创业平台，建设“百亿嘉科”的宏伟目标，结合本人所在业务主管部门的工作实际，就如何提高办公室管理水平浅谈几点认识。

关键词：提升 办公室 管理水平

办公室理论上的概念就是处理一种特定事务的地方或提供服务的地方，在管理系统中就是担负着上下沟通，内外联系，左右协调的枢纽作用。实际工作中办公室的设置又根据单位的规模、组织架构、部门职责及业态、产业特点的不同，它又可细分为纵向不同层级的办公室和横向不同工作类型的办公室。可以用综合办公室、科研办公室、产业管理办公室等名称大致来区分。我所民品业态主管部门的产业管理办公室要助力好民品产业的发展，就应该不断提升办公室管理水平。

1.设立健全的内设机构

按照我所“上接集团、外适军改、内提效率”的原则；民品产业围绕“智慧”与“安全”，基于“互联网+”思维，打造海洋电子、生态环境监测、新型智慧城市建设、新能源等军民融合的业务架构。遵循民品产业要精准发力，逐步聚焦，形成支撑民品产业做强做大的主打产业和拳头产品的发展思路；民品产业主管部门对照自身主管业态经营管理，业务规划布局、运行机制改革、综合协调调度，指标分解考核等相关工作的职责对部门内部设立健全的内设机构。以此为基础设置和配备更符合内设机构职责的岗位和人员，让分工更明确、业务更聚焦、服务更精准、员工更专业。

2.明确岗位定位

（1）明确岗位职责，避免工作扯皮，打造精准化对接服务，提高办公管理水平。根据部门职责明确办公室各个处室及人员的职责权限，使每一个人各司其职、各尽其职。

（2）设置好岗位A/B角确保办公室工作协调有序开展，提高工作效率，实现工作无缝对接，办公室成员之间实行工作补位制度。

（3）规划好办公室的各类职种的岗位晋升通道，让员工有目标和心里预期。办公室工作人员科研成果少，评职称难度较大，收入待遇不易提高，为有效提高工作积极性，办公室在规划各类职种岗位时，应该留有岗位晋升通道。

3.用制度管人、用流程管事

要带出高效执行力的办公室团队，首先应该明确管理本质，即“管人”和“管事”。管好人，厘清事，就是要依靠制度和流程，即“用制度管人，用流程管事”。

（1）用制度管人：有规矩，才有方圓，对于企业来说，有了规章制度，管起人来就会有据可依。员工该干什么，该怎么干，遇到问题该怎样处理，才会有章可循。管理就能够走向规范化，流程化，严谨化，公正化。这就要求产业管理办公室在制定适合本部门业务特点的制度时，要深入考察和研究，善于利用企业现有的制度，合理制定适合本部门业务特点又能促进高效开展业务的制度，同时，也要随着企业制度的修订不断的完善，避免制度的重复化和无效化。

（2）用流程管事：流程是企业运作的基础，企业所有的业务都要流程来驱动。将工作规范形成科学合理、简单实用的流程，能够将办公室人员从繁琐的事务中解放出来，也有助于办公室人员在执行过程中明确自己在正确的时间做正确的事情，明确工作的顺序和急需要达到的标准。

办公室用制度约定管人，用流程来约定做事。让员工明白什么事情应该做，什么事情不应该做。让员工知道事情按照什么顺序和标准做。

4.提高服务意识

办公室人员要对办公室工作的重要性有一定的认识，要紧跟民品产业的发展和变革，赋予自己工作热情。转变思想观念和思维方式，放下机关作风，避免自我意识过高。在坚持搞好事务性、日常性工作的同时，应有自觉地服务意识和大局意识。紧跟产业发展、紧随领导步伐、紧密联系民品产业相关部门和单位，要从民品产业的发展、方向、布局等方面着眼开展工作。提高工作效率，不能在办公室繁杂材料和琐碎事务中得过且过，对政策和文件精神要进行深入理解，分析和研究，能起到参谋和助手的作用。

5.提高综合素质、打造优秀办公团队

办公室人员综合素质的高低，直接影响到办公室工作的质量和效率。因此打造一支思想素质硬、业务能力强、职业道德高的优秀办公团队才能匹配我民品产业不断发展和优化的良好趋势。

（1）思想素质

办公室人员必须要了解企业的背景，在政治上保持清醒和坚定，有高度的政治责任感和敏锐性，这是做好国企背景下产业管理办公室工作的基本前提。

办公室工作中涉及到日常的沟通、协调、对外交流、行政事务及党建、发展规划、政策研究、统计分析、机制改革、计划制定、经营目标统计分析、规划政策研究等诸多方面的工作，不仅繁琐，有些还有较强的政治性这就要求办公室人员必须不断提高思想政治素质，严守政治组织纪律，处理日常工作和对外交流中，讲奉献、讲原则、做事周到、待人谦逊、热情，态度亲切文明礼貌。要从政治大局的高度去认识、思考和处理工作中遇到的各种问题，以高度的政治责任感做好每一项工作。

（2）业务能力

办公室的工作纷繁复杂、综合性强，工作要求高。这就要求办公室人员具备较强的综合分析能力，组织协调能力、文字表达能力和交际能力、办事能力，才能适应办公室的工作。要根据我们实际工作提高业务能力和管理水平。一是要牢固树立“细节决定成败”的工作责任感，凡事要做出周密的安排，不留漏洞，尤其不能因为小小的失误造成不可弥补的损失。要以求真的态度，对业务多思考、多钻研，把每件小事做好。二是拓宽自己的知识面、充实自己的知识结构、提高文化水平。与时俱进的更新管理知识，文秘知识、计算机知识、网络知识，熟练运用办公管理软件等。另外还要具备处理紧急和突发事件的应变能力。大胆创新，不断探索工作的新思路，新途径，以应对新形势管理工作的需要。

（3）职业道德

要有良好的职业道德和认真负责的工作态度。要爱岗敬业恪守职责，脚踏实地的做好每项工作。办公室工作涉及面广，工作节奏快，责任大且任务繁重。要经常处理紧急或突发事件，难免压力大，因此敢于面对困难、受得住委屈和考验，处事冷静、谨慎，保持平和的心态，饱满的工作热情和积极的人生态度。树立良好的精神面貌和形象。

6.站位高、谋大局

作为民品业态主管部门，不仅是民品产业业态负责单位，负责民品产业全局、全面、全业务的经营管理工作，行使制度权、调度权、考核权、分配权。也是所里的行政机关部门。作为民品业态主管部门的产业管理办公室不仅对所和控股公司的相关政策、组织架构、工作流程、规章制度，改革发展等做好上传下达的纽带作用，更要结合部门职责组织、协调各公司与所内外业务交际部门和单位的工作交流和对接，监督和助力各公司的经营管理，促进公司健康可持续的发展。

（1）办公室人员要增强全局观念，坚持从民品发展的全局上、从领导的角度和政治高度去思考、策划和处理问题，要从服务民品业态的工作实际出发，抓大事，抓重点工作，抓热点、难点问题。

（2）做事要有中心，民品业务主管部门的产业管理办公室就是要以服务民品、助力民品发展为中心任务开展工作，围绕这个中心去考虑、筹划和安排，充分发挥参谋助手的作用。同时还要善于总结，从总结中发现问题和经验，做到胸中有数。这样不但可以提高服务水平，还能及时有效的推动工作的落实。

（3）應积极主动地为领导决策服务，尤其是民品业态发展相关的重要决策。要及时吃透并认真研究决策，领会领导意图，理清决策思路，特别围绕民品业态关注的焦点、热点、难点问题，及时提供有关方面的新情况，准确反映工作中的成绩和不足、措施和建议，提出决策预案，供领导借鉴和参考。重大决策后，立即分解任务、安排落实并及时跟踪执行情况，特别是决策落实过程中遇到的问题和困难，促进决策在民品业态的全面贯彻落实。

总之，按照我所经营发展的大方向，围绕我民品产业的布局和发展的中心任务，结合我民品业态主管部门的实际工作和职责，我产业管理办公室在健全的内设机构、明确的岗位职责、完善的制度流程、自觉的服务意识、高素质的办公团队、站的高看得远的谋大局意识等方面做好努力、下足功夫，必然能不断提升我产业管理办公室的管理水平，从而助我所民品产业的健康和持续发展的一臂之力。

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