浅谈人事档案的意义及作用

李娟

[摘要]在中国每个人身份信息的界定都依赖于档案、户籍和单位。其中人事档案体现了单位组织和上级领导对个人进行全方位的跟踪监督，相伴终身。有的官员干部为了仕途不惜冒着违规违纪的处罚篡改档案内的材料；而流动人员则视档案为无物，死党弃档日益增多。为什么不同的人群看待人事档案会有这么大的差异？这就需要我们了解档案是什么及起什么作用的问题上来，下面我们一起来探讨探讨。

[关键词]人事档案 意义 作用

一、人事档案的由来

按照早前制度的设计，单位组织和上级领导可以依据人事档案对个人进行全方位的跟踪监督，并相伴终身。据说中国现今的人事档案制度始于干部审查制度，也就是对每个干部进行审查，主要是审查他的过去经历、思想觉悟、品质能力、社会关系等等，看他是否“纯洁”。审查结果要写成组织鉴定，与个人交代材料等一起，共同构成干部人事档案的最初基本内容，慢慢地就形成了中国的人事档案制度，并沿用至今。也正是因为这些特性，人事档案总是与机密联系在一起——你的档案，组织可以调阅，而你自己却不能看。

（一）人事档案装入了哪些材料

我们自己都不能看的档案内装入了哪些材料呢？根据相关法律法规的规定，会将以下材料归入本人档案：履历材料，自传材料，鉴定、考核、考察材料，学历和评聘专业技术职务材料（包括学历、学位、学绩、培训结业成绩表和评聘专业技术职务、考绩、审批材料），政治历史情况的审查材料（包括甄别、复查材料和依据材料，党籍、参加工作时间等问题的审查材料），参加中国共产党、共青团及民主党派的材料，奖励材料（包括科学技术和业务奖励、英雄模范先进事迹），处分材料（包括甄别、复查材料，免于处分的处理意见），录用、任免、聘用、转业、工资、待遇、出国、退（离）休、退职材料及各种代表会代表登记表等材料，以及其他可供组织上参考的材料等，几乎涵盖了个人全部信息。

（二）不同的群体对人事档案的不同态度

“公务员的命根，流动者的鸡肋有人这样评价人事档案。

就官员干部来说，人事档案异常重要。其履历、工作业绩、能力、获奖或被处分的情况等等，都通过档案呈现在组织部门眼中，更不用提最基本的申报职称、工龄计算、退休审批等20项事物。组织会根据政策规定对准备提拔的人员的人事档案进行查阅，如不充分考虑“德才水平、工作实绩”，只要干部达到一定年龄界限就不再予以提拔、甚至必须“退居二线”，只有具备一定学历文凭，才能获得提拔重用。于是，“年龄、学历”往往成为最易引发干部造假冲动的关键档案信息，因此档案造假在一些被查处干部中屡见不鲜。

形成鲜明对比的是，流动人员却视档案如同鸡肋。早在2002年人事部全国人才流动中心以及各省市人才交流服务中心就做过一项不完全统计，全国至少有60万“弃档族”。如今，这样的弃档族越来越多。上世纪90年代初期开始，大批企业关、停、并、转，新的用工制度逐渐建立，这导致人员流动性增加，职工的档案管理逐渐与企业分离。这意味着“单位人”开始向“社会人”转变。加之，1997年，国务院下发《关于建立统一的企业职工基本养老保险制度的决定》，开始在全国建立统一的城镇企业职工基本养老保险制度，办理退休以及养老保险也开始与人事档案脱钩。在1998年6月以后上社会保险的部分人群，可以基本上脱离档案的束缚，即在退休时，不需审查档案，无需依据档案中记载内容确定保险利益。

“没有档案，医保、社保也能交，换工作很容易。我上班十多年，连档案在哪都不知道，也没影响。只要不考公务员，档案没啥用。”一位受访者大学毕业后也没过问过档案的事情。

二、档案的作用

（一）档案对国家任人选拔的作用

干部人事档案是一面镜子，能够清晰地展示干部的基本信息和成长经历，是选任干部的基本凭证和重要依据。然而，个别地方和单位出现的干部档案材料短缺、信息失真乃至涂改造假等问题，使这面镜子蒙上了灰尘。影响了干部选拔任用的严肃性，也影响了党和政府在群众心目中的良好形象，给一些别有用心的人钻了空子，因此各级党委对在职干部档案“体检”，防止干部“生病”档案误导干部的选拔任用，这是很有必要的。

很长一段时间以来，有关领导干部“三龄两历一身份”丑闻时有曝光，前几年，身份、年龄、履历、档案均涉嫌造假的石家庄团市委原副书记王亚丽，就曾经让媒体和大众将目光聚焦于干部的“三龄两历一身份”信息真实上；今年一名“假党员、假干部、假学历”的“三假”干部魏崇金，居然成为国务院下属事业单位，中国国际扶贫中心副主任，成了一名炙手可热的处级干部。随着事件的曝光，再一次将大家的视线集中到了干部的档案上，到底现任干部队伍中，还有多少个王亚丽、魏崇金混在干部队伍里，确实值得各级党委高度重视。

因此，对现任领导干部的“三龄两历一身份”进行严肃的“体检”，甄别那些虚假的领导干部信息，确保每一个领导干部的干部档案真實可信，并且坚决实行干部任前档案审核制度，坚持档案有问题的不提拔、缓提拔，确保从源头上防止干部“带病提拔”，这对塑造干部选拔任用的严肃性，确保干部的选拔和任用工作风清气正，让群众满意，让社会满意，无疑是很有必要的。

干部的选拔任用，事关党的宏图伟业，其重要性无与伦比，因此对在职干部档案“体检”，这对确保干部选拔任用的严肃性、准确性都是很有必要的。

（二）档案对用人单位的作用

对于用人单位来说，档案的作用主要体现在为单位人事部门提供依据。档案是历史的真实记录，通过利用档案，可以清楚地了解员工过去的工作轨迹，总结经验教训，为领导科学决策和科学管理提供重要的参考和依据。现代企业为了做到知人善任、选贤举能，将尽可能全面、准确地了解员工，通常会将考察现状与查阅档案材料中的思想言行、业务水平、个人素质、历史情况等原始材料有机结合。尤其会将档案中的学业成绩及思想表现情况作为接收毕业生的重要依据。而在用人过程中形成的定级、调资、任免、晋升、奖惩等方面的呈报、审批材料都会汇总，归入本人档案，作为考核依据。因此用人单位在人员录用、晋级、考核时，都会经常使用档案，考察其德、能、勤、绩等情况，从而全面准确地了解个人的情况，为人力资源的正确选拔和配置起到了重要参考作用。特别是在新的《劳动合同法》实施以后，单位用人更加谨慎，严把人才进口关成为单位降低劳动成本、减少劳动风险的首选防范措施。

（三）档案对个人的作用

现阶段，在档案的凭证、参考等诸多作用中，普通公民还是主要利用档案的凭证作用。由于档案具有其真实性、原始性，具有其它任何材料不可替代的依据和凭证作用，所以它有极强的法律效益。人事档案不仅为单位用人、选人及人力资源科研、教学和管理等工作服务，同时也为个人切身利益服务，帮助解决没有档案就无法解决的问题。对于个人来说，无论是就业、考研、公招、公考、出国政审还是职称评审、社会保险、入党入团、退休手续办理以及各项证明的出具等等手续都将以档案材料的审核为重要依据。

例如学籍档案可以为各类在校生、毕业生的就业、留学或毕业证书丢失的同学出示成绩证明、学历证明、姓名更正、参加工作时间等有关证明。在职人员在申报技术职称时，档案可以提供所需材料，如申报人目前拥有的职称资格文件、您获得的优秀教学成果奖、科技进步奖、主持参加的科研课题、您在本项目中所起的作用、各种奖励、申报人所起草的文件及完成某项重大任务的任务书等材料。可以说每个人都在以自己的实践活动谱写着自己的历史，同时将其转化为文字在档案中不断补充、不断添入新内容。所以说人事档案将伴随每个人的一生并发挥着重要的作用。

根据国家规定，有人事档案管理权限的机构可以统一保管本单位员工档案，也可委托县以上（含县）政府人事部门所属人才服务机构统一保管；没有人事档案管理权限的单位不得擅自管理员工档案，可委托政府人事部门所属人才服务机构统一保管，严禁私人保管或放到没有人事档案管理权限的单位。

在各级政府人事部门人才流动服务机构保存人事关系及档案的人员，人才中心将保障其合法权益和应有的社会、政治待遇，如保留原有身份、调整档案工资、办理转正定级、人才引进、党团关系管理，代办职称评审、计划生育指标、出具以档案为依据的各种证明等等。如果流动人员违反规定把人事档案放到其他部门或机构，各级人事部门将不承认其原有身份，必然损害其自身利益，使其应享受的上述待遇得不到应有保障。