中职学校档案管理信息化建设

赵吉鹏��

摘要：在进入二十一世纪以来，信息化建设不断地延伸到生活的方方面面。现阶段中职学校档案繁杂，整理任务严峻，占用人数众多，整理档案占用的时间较长。无法跟上中职教学档案应用的脚步，使档案管理成为中职教学的短板。中职学校档案信息化有利于解决这些问题，因此中职学校档案管理信息化建设刻不容缓。

關键词：中职学校档案；学校档案管理；信息化建设

中职学校档案囊括学生升学档案和学生毕业档案，当遇到学生毕业问题时假如中职学校档案管理出现延误，这样就会影响学生升学，耽误学生的前途。档案信息化相对于传统的中职档案管理来说，管理起来更加的科学有效，节省传统档案管理中的耗材，信息的交换与更新更加的便捷。因此中职学校档案管理应当主动改变以往的管理方式，积极地采用档案信息化，提高工作效率。加快信息化进程，顺应时代的潮流，积极地为更加美好的现代化中职院校建设而努力！

一、 中职学校档案建设现状

中职学校档案一般采用纸质材料进行记录，由于所要记录的信息量比较大，所以记录时间长，耗费大量的纸张，占用的人力较多。而且在记录之后不易更改，操作难度大，纸质档案进行传输的过程中容易造成档案的错乱与丢失。档案的保存与整理也是一个比较严峻的问题，由于档案基数大不利于移动和整理，储存也会占用较大的地方，保存也需要注意很多的储存方面的问题，比如潮湿问题，档案转运的过程中容易造成丢失。档案储存时间较长的话容易造成纸质的氧化，造成档案的损坏。现代中职档案关系着学校教职工的方方面面，学校档案的缺失会影响学生的求学与教职工的教学评优。现代中职学校档案管理依旧比较落后，因此需要引起学校管理人员的注意，引进新型的档案信息管理系统，改变现代中职学校管理档案的问题。现代中职院校有一些已经采用了先进的信息技术，效果显著有效，值得在大多数的中职院校中进行推广。应当改变现代落后的技术，积极地改变现状，改变现代中职学校建设中的缺陷，为创建现代化信息化的中职院校努力地进行改变着。

二、 学校档案管理

学校档案管理目前需要大量的人员进行管理，工作人员需要对档案的信息进行收集、整理、保存以及进行利用，各个环节的繁杂劳动影响着档案管理。因为现在的档案材质主要是纸质和实物，不利于进行查找和管理，影响着学校档案管理。由于现在档案管理过程比较复杂，所以档案管理方面的专业型人才比较难以寻找。再就是由于现代学校档案管理长期使用传统的方式进行管理，所以依旧采用从前的档案管理方式，从前落后的思想没有改变，不会进行改革和创新，制约着档案管理的信息化进程。

学校档案问题制约着学校发展进程，由于学校档案管理的问题造成学校管理出现了各种状况，信息查询的不及时，造成纰漏。严谨的学校档案管理也是对学校学生的负责，因为当学生升学时需要查出自己的档案时，不再像曾经那样需要耗费大量的时间进行查找，管理信息化能够节省大量的时间，搜集出的档案也比较完善和准确，不会因为档案的缺失而影响学生的升学问题。而且当遇到需要查询大量学生的档案问题时也会比较便捷，不会造成档案的混乱丢失。

三、 信息化建设

信息化是一种新型的管理方式，信息化具有信息储存无纸化，信息传输便捷性，操作方式简单化和储存信息庞大化的特点。有利于改变曾经采用纸质档案材料的现状，档案可以进行数字化，储存占用的地方小，有利于节省空间。由于信息传输的便捷性，有利于信息的传输与互动，学生的升学和毕业的信息的传输快速便捷，这样就不会给学生造成恶劣影响。使用现代化设施进行整理和储存操作简单易行对于整理人员的要求也不会太高。只需要对从前的档案管理人员进行简单的培训就可以进行操作，节省了人力、财力、物力。

现代信息化建设有利于提升中职档案管理的便捷性，因此学校应当积极采用建立档案管理信息建设的制度，设立专门的部门进行管理，确保学校档案管理信息化顺利的推进。还应当制定相应的规章制度确保档案信息化工作规范化操作，使工作变得规范化。学校还应当落实学校档案信息化的设施设备，加快学校档案信息化的进程，使学校纸质储存的现状不断地进行改变。对纸质档案进行数字化，确保档案信息不再流失。建立校园局域网，有利于学校档案资源的传输与利用，使学校档案的价值充分的发挥出来。建立数据库使学校档案进行数字化储存，不断对数据进行整理细化，防止信息的缺失。虽然信息化操作相对于从前的纸质档案的整理与操作来说变得简单易行易于操作，但是依旧需要进行简单的培训来提高管理人员的素质。

四、 总结

随着时代的发展，信息化建设不断深入到生活中的方方面面，让过去费事费力的事情变得简单方便，提高了工作效率。档案信息化管理有利于中职学院管理充分发挥信息化的优势提高工作效率，节省时间，更好地服务师生，提高学校的工作水平。

参考文献：

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[2]王先珍.中职学校档案信息化建设问题探究[J].新教育时代电子杂志（教师版），2014，（33）.

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