分析房产档案的数字化管理

2017-12-27张瑛宜兴市住房保障和房产管理局

新商务周刊 2017年6期

关键词：数字化档案管理信息

文/张瑛，宜兴市住房保障和房产管理局

分析房产档案的数字化管理

文/张瑛，宜兴市住房保障和房产管理局

数字化管理是房产档案工作发展的重点内容，以现阶段房产档案工作发展情况为基础，结合近年来数字化管理应用的特点，分析房产档案工作中应用数字化管理的内容和方案。

房产档案；数字化；管理；方案

二十一世纪是一个经济发展速度非常迅猛的时代，也是一个信息数量不断增加的时代。在这一背景下，各行各业都充斥着大量的信息资源，房地产行业也是如此。为了可以正确管理这些信息资源，为房地产行业提供更为有效的服务，就需要应用现代化的管理技术，从而达到房地产档案的数字化管理。本文主要是从档案管理的特点以及数字化管理理念的应用等情况进行分析，以此提出正确的应用方案。

1 房产档案管理的特点

在出现房产行业之后，就出现了房产档案。房产档案与人们的现实生活存在紧密的关联，其真实展现了社会群体的生活状态。特别是在现阶段，房产问题更是受到了大范围的关注，这样促使房地产档案管理工作中出现新的挑战和机遇。

其主要分为几点内容：第一，在房产档案管理工作中，因为现阶段所处的社会背景是信息技术不断优化的时代，这样促使房产档案管理工作开始向着信息化管理的理念发展，也就是管理工作者在整合、转移、归档信息的过程中，不再完全依据手工进行整合，而是可以应用网络技术完成这一工作，以此有效提升档案管理工作的效率和质量。并且，这一管理形式也在引导房地产档案管理工作向着数字化的方向发展，其中与档案管理工作相关的设施、信息系统、软件等产品也被正确应用到房地产档案管理工作中。第二，在房地产档案管理工作中，网络的推广也为档案信息资源共享化的发展提供了依据，以此促使房产档案服务应用现代化的社会服务效率得到了有效的提升，应用者只要依据网络就可以正确依据档案网络查询相关信息。并且，也为房产档案服务的多样化发展提供了便捷，房地产单位可以设计相关的网站，与应用者进行信息的沟通，以此为应用者提供更为便利的服务。

2 房产档案数字化管理的应用

2.1 实现房产档案信息的多样化查阅

例如在电子图中找到一个房屋，就可以知道这一座房屋的层次、面积、构成等相关信息，同时也可以获取这一棟房屋的产权人信息、多少面积、分户图等内容。相反，也可以结合房屋所处位置、产权人等相应信息的查阅明确其所在的电子位置和周边设施。同时也可以依据商品房预售证明、商品房备案合同编号获取其所在位置和销售的相关信息等。

2.2 优化图上查阅统计功能

例如在基础地形图中划分相关范围，就可以获取这一区域中整体房产信息的综合查询、统一打印最终结果，同时也可以进行图形输出打印和制图制作和输出。结合这一特点可以对一个物业小区中的房屋特点进行整合分析，并且以此为基础对房屋实施物业管理、拆迁管理等工作。

2.3 展现数字档案和档案元件彼此管理的特点

系统可以依据计算机数码成像技术，构建三维虚拟档案库房档案系统，从而对数字化方案和档案元件实施相对的管理。在电脑虚拟系统中，随意打开一个档案架，就可以动态展现档案。系统会自主实施碰撞检测，提供有关导航的图标，指导操作人员打开档案鬼，从而快速获取相关信息，获取档案，并且具备显示和打印等服务功能。同时，对档案查找提出有关的权限管理约束，保障档案信息和电子信息的安全性。

2.4 有助于对档案的应用情况进行管理

系统对每一个档案的应用情况都会进行记录，其中包含了借阅者、借阅的时间、信息内容以及归还的时间等，这些信息可以依据时间段来整合管理档案的应用情况。

3 房地产档案数字化管理的优化方案分析

其主要分为以下内容：第一，科学设计数字化建设方案。在设计过程中，需要全面分析部门发展过程中遗留下来的历史问题，以及现阶段新增加的房产档案信息，之后对其未来的发展提供科学的工作方案，以及发展中需要关注的问题，同时在设计方案的过程中需要以现阶段发展为基础不断优化方案，例如对于新增加的档案，需要在不影响登记发证等日常工作的背景下，可以在发证之后与实物归档前期间实施建档工作。结合实际库存档案信息，为了有效展现出数字化档案系统的应用价值，可以对现阶段应用效率高的房地产信息构建档案系统，之后解决剩余的档案库存等问题。第二，优化数字化管理要求。全面的房产档案信息是达到数字化管理的重要基础内容，这样在构建档案信息的过程中，需要确保信息的科学性、连续性以及全面性，其中包含了产权源头、身份证、姓名、房产类型、房屋面积、应用时间、产权变化以及证明等各种类型的房产信息。同时，也要确保信息的字迹清楚明了，设计序列是正确的，图像和数据信息都是正确的，从而确保房产产权都是科学、有效的。我国房产档案信息化管理设计最重要的工作就是设计房产档案数字化管理工作的标准，这一标准是以应用价值、安全保密等因素为基础进行设计的，从而引导各个区域的房产数字化建设工作不断推广，整合相关的信息资源，提升整体房地产档案管理工作的质量和效率。第三，加大基础设备和人才团队的建设。结合房产档案数字化管理工作的需求，其在优化档案数字化管理系统时，一定要全面分析基础设备的建设工作，其中包含了符合工作的机房，确保机房中的整体布线、安全预防、温湿度以及防潮、尘土、雷电等设施的有效性。同时也要具备有效的信息整合设施，例如高效的扫描仪等。除此之外，与房地产档案管理工作有关的工作者就是档案工作者，若是这一类工作者的素质过低，将难以提升房产档案管理工作质量和效率。这就需要在实际发展过程中，需要加大培训强度，确保每一位档案管理工作者都可以认识到档案管理工作的必要性，并且拥有强烈的安全保护观念，认识到自身的责任，保障信息档案的安全性和全面性。