单位档案管理工作优化策略

2017-12-27郭栋商水县卫生和计划生育委员会

新商务周刊 2017年6期

关键词：单位档案管理优化

文/郭栋，商水县卫生和计划生育委员会

单位档案管理工作优化策略

文/郭栋，商水县卫生和计划生育委员会

档案汇集单位所有工作者及工作的资料，只有做好档案管理工作，才能为我国单位管理打下坚实的基础。本次研究在深入分析单位档案管理不足指出基础上，提出一系列改进建议，以期为类似研究提供一定指导。

单位；档案管理；优化策略

档案管理是一项较为系统性的工作，在社会飞速发展的今天，各行各业的发展都离不开工作人员的档案管理。档案管理主要包含人事、劳资等部门在培养、选用人才活动中形成的宝贵材料，详细记录每个人在不同时期、不同阶段的发展情况，单位发展中出现的各种资料，有助于了解单位的整个发展历程。因此，做好对档案管理工作，不仅能提升该单位档案管理水平，也能为单位发展等提供依据。

1 单位档案管理工作现状

1.1 管理意识比较淡薄

众所周知，档案管理属于默默无闻的工作形式，不容易引起他人的注意，也不易获得重大的突破。长时期以来，单位中的工作者，包含领导人员对档案工作的重视程度不足，认为这项工作仅仅是简单的抄写或记录信息，将档案保管好即可。他们并未意识到做好档案管理对员工产生的影响。加之，由于历史的原因，《档案法》长时间搁置，不重视档案管理的决定，其在单位中发挥重要的作用比较模糊[1]。因此，多数单位极易忽视档案管理工作，普遍存在应付对待档案管理工作的情况，而档案在选拔人事人员中的作用并未发挥出来。

1.2 管理机制不够完善

单位开展的档案管理是一项复杂的工作，主要包括收集、识别、存储、统计等内容。因此，人事单位必须创建完善的档案管理制度，例如：系统人员岗位责任制，文件安全存储系统等，确保档案管理工作的顺利进行。但部分单位并未建立相应的档案管理制度，导致档案收集的数据不完整，文件管理质量和数量相当缺乏。加之，少数人事单位并未设立专门的组织，人事变动会带来一些随机、盲目性的档案管理。

1.3 缺少先进的管理设备

档案管理过程中，部分单位设施简陋，将档案办公、收纳放在一个办公室内，而办公室并未设计铁门、铁窗等措施实施保护。加之，对档案的防火、防潮等仅采用最基本的方法，管理水平及层次较低[2]。此外，有些单位管理手段落后，调阅档案等还依赖手工寻找方法，如果档案反复使用、阳光照射等会导致档案字出现迹不清晰、发黄等情况，直接威胁档案的安全。此外，单位从事档案管理的人在理论知识、专业素养和文化程度上参差不齐，档案管理员大都是从其他岗位上转岗来的，档案管理专业出身的人员少之又少。即便是出身于档案专业人员，其专业知识也比较老化，知识面较为狭窄，学历比较低等，这些因素导致其难以与新形势下档案管理事业发展相适应。

2 单位档案管理的优化策略

2.1 提升档案管理意识

单位领导干部必须高度重视档案管理工作，将这项工作与干部队伍建设放在同等重要的位置。大力宣传《档案法》的学习，确保管理人员认识到档案工作的重要性。虽然档案仅是企单位业务管理中的辅助内容，但却是这些管理层制定决定的依据，也是这些单位引入优秀人才的信息源，能保障单位档案管理工作顺利展开[3]。在单位应组建专门的管理小组，定期对档案信息实施归档、整理等操作，发现问题及时给予纠正和处理。此外，单位要对档案管理创建相应的考核制度，定期巡视、检查档案管理工作，推动档案管理制度化、规范化发展。

2.2 完善档案管理机制

档案管理是一项复杂、琐碎的工作，单位要依据社会现实及本单位实际情况，不断完善档案管理制度，以适应档案管理的需要，提升档案管理水平。尤其是建立必备的安全保障体系，对档案实行安全管理具体内容如下：（1）档案室不存放易燃材料，材料必须应避光保存，并保持一定的温度。（2）建立计算机辅助管理相关制度，严格规范档案收集、归档、转出等操作[4]。此外，为档案工作建立相应的领导小组，强化责任分工，明确各级责任，促进档案事业的可持续发展。

2.3 配置先进的档案管理设施

单位管理人员要注重档案管理基础设施建设，为档案管理提供基础保障。档案管理者在发现管理设备存在问题时，要及时上报给领导，双方共同加强档案管理基础设备建设。同时，为档案资料建立专门的管理库房,并做好相应的防火、防潮、防盗等操作，如：在库房内配置灭火设施、设计铁质防盗柜等。此外，还必须设计相应的防盗、防火等自动监控或报警设施，利用现代化管理设备和技术满足新时期档案管理需求。运用现代化手段管理档案信息，也就是依托计算机开展各项管理工作。档案管理员是档案管理的执行者和操作者，其对档案管理工作的质量具有一定的影响[5]。因此，单位要采用多元化的方法，不断提升档案管理人员的综合素质。例如，组织老员工学习现代化设备，针对新型档案管理设备进行相关的培训工作，提升他们的工作技能。同时，还可以建立相关的激励机制，鼓励档案管理人员对自身素质提升，以保证工作的发展需求，更好地为档案管理工作服务。