浅谈交通运输部门档案管理中的信息化建设

2017-12-27张宇昆孝义市市乡公路养护管理中心

新商务周刊 2017年6期

文/张宇昆，孝义市市乡公路养护管理中心

浅谈交通运输部门档案管理中的信息化建设

文/张宇昆，孝义市市乡公路养护管理中心

从某种程度上讲，交通档案属于交通事业中的重要组成部分，其管理工作水平的高低直接关系到交通事业的发展。档案管理向信息化发展,是时代的必然,信息化技术的应用给繁杂的交通运输部门档案管理提供了许多方便,节省成本,减少工作量。因此，在新形势下，我们必须抓住机遇,勇于挑战，借助信息化技术强化交通档案管理。

人员素质；信息化建设；档案管理

随着时代的发展，科学技术的进步，信息化时代应运而来。近年来，档案部门大力推进档案管理信息化建设，在档案管理过程中全面应用现代化信息技术，利用计算机技术和网络技术对档案信息资源进行处置、传递和管理，以其方便快捷的方式，服务于社会，服务于民生。

1 交通运输部门档案管理实现信息化的必要性

交通运输部门档案的信息化建设，积极推进了交通档案的数字化进程，加快了交通档案管理工作的标准化步伐，同时建立起了交通运输档案信息化的一整套完备的安全机制。在这种情况下，社会信息的输送、保存等环节为了适应信息量的迅速增多，需要作出相应的调节与适应。

如今，信息化的档案管理方式，能够实现档案检索的立体化。档案管理应用了音像技术、光盘技术、静电复印技术等，在很大程度上改变了传统的人力收集、记录、查找信息的方式，提高了信息收集的效率。而且，因为电子档案可以听、可以观，有利于立体知觉的建立。

所谓“档案管理的信息化”，是指档案管理模式从以档案实体为重心向以档案信息为重心转变的过程。这是一个长期的发展过程。实现档案实体的信息化，可以对档案信息资源进行分类，电子档案更便于保存、修改和查询，并且可以利用网络进行快速传递，从而提高档案管理的利用效率，降低档案管理成本。

2 交通运输部门档案信息化管理中存在的主要问题

由于交通档案管理工作自身的复杂性，管理部门的工作人员短缺，档案管理意识比较淡薄，档案管理工作中的资料收集和整理很容易被忽视。

由于进行档案管理的工作人员很难从内心真正重视档案管理的相关工作，并且专业水平不高，因此在一定程度上就导致了交通档案管理信息化水平的低下。档案管理的工作人员中有很少是经过专业培训后才工作的，他们中的大多数在日常工作中，只是对相关的工作步骤加以模仿，并借鉴其他工作人员的档案管理工作模式，这就造成经过他们整理的档案存在很多的个人因素，缺少真正的实用性，档案质量相对较低。档案管理中由于自身机构的不规范和不完善，造成档案管理工作的分工比较模糊，往往是由同一个工作人员进行不同的工作步骤，这就导致档案管理工作在核算、创收和分配工作中没有统一的管理理念的制约，并且执行的规章制度也不统一，档案管理部门缺少真正的高素质人才。由于信息技术的发展，档案管理工作只有经过一系列的变革之后才能跟得上步骤，传统的管理方法和手段都难适应信息化的管理要求，所以成了如今档案资料管理水平低下的现状，因此我们要提高自身综合素质来改变这一现状。

3 加强交通运输部的档案管理信息化建设的建议

3.1 建立完善档案管理制度

一是立卷归档制度，主要包括归档范围、归档时间和归档要求；二是档案保管制度，主要包括档案的安全保护和库房、设备管理措施；三是档案保密制度，主要包括档案的保密措施和对档案人员的保密要求；四是档案利用制度，主要包括利用范围、方式、要求、批准手续；五是档案人员岗位责任制，明确划分工作人员的职权范围，主要包括档案人员的职责、权限、任务、考核和奖惩措施。

3.2 认真解决档案电子文件的保存问题

目前，对于长久保存的电子文件需要进行复制备份，电脑也应定期进行杀毒和软件更新，防止电子信息丢失。以化学磁性材料为载体的电子文件,从理论上讲能够长期保存。因为它的信息读出是无接触式的,不存在磨损。但是,由于电子文件形成的时间短,缺乏实际贮存的验证。所以,电子文件中原始信息的长期保存问题是有待档案工作者进行深入研究和探讨的重要课题。