企业职工养老保险档案管理问题及对策

2017-12-27王丽丽孝义市社会劳动保险事业管理中心

新商务周刊 2017年6期

文/王丽丽，孝义市社会劳动保险事业管理中心

企业职工养老保险档案管理问题及对策

文/王丽丽，孝义市社会劳动保险事业管理中心

随着社会养老保险事业的不断发展，保险覆盖范围不断扩大，参保单位、参保职工和享受社会养老保险待遇的人数也在不断增加，基金筹集量成倍增长。企业职工保险档案管理的重要地位已经越来越明显。原有传统的社会养老保险档案管理方法，已经不适应社会保险事业发展的客观要求。因此，加强和完善企业职工养老保险档案的管理已势在必行。本文首先对企业职工养老保险档案管理管理现状、问题进行了概述，详细分析了完善企业职工养老保险档案管理的对策，旨在完善企业职工养老保险档案的管理。

企业职工；养老保险；档案管理；问题；对策

近些年来，随着社会养老保险事业的不断发展，企业职工养老保险档案管理问题变得越来越重要。规范企业职工养老保险档案管理工作，保证档案完整、真实和安全，实现养老保险业务经办工作正常、有秩开展，更好地为参保人员和社会有关方面提供服务，对健全城镇企业职工基本养老保险运行机制，完善社会保障体系起到了积极而有效的作用。

1 企业职工养老保险档案管理管理现状、问题

档案内容应该完整、有用，档案管理应该及时、规范。翻开企业职工养老保险档案，不难看出其中存在的这样几个问题：一是档案来源纷繁复杂。我国现行的养老制度可以追溯到上世纪80年代中期，起步晚，覆盖小，资金少，是当时最大的特点。历经20余年，保障范围已经从全民所有制企业、城镇集体所有制企业及其职工，逐步扩大到各类企业、民办非企业单位及其与之形成劳动关系的所有人员、个体工商户及其雇工、灵活就业人员，以及机关事业单位编外人员等；保障形式从原有的差进差出到2001年实行由社保经办机构统一管理的社会化发放；保障渠道由原有的县级统筹逐步扩展到省级补助。期间所形成的各类档案材料可谓纷繁复杂、五花八门。二是系统管理姗姗来迟。2003年以前的企业职工养老保险档案绝大部分集中在企业，在职职工、退休人员档案由企业及其主管局管理。2003年起，所有企业档案开始逐步向社保经办机构移交。由于2000年前后国有企业和集体企业纷纷破产改制，一度几乎失去管理，涉及社会保险申报缴费情况、在职职工及退休人员个人档案资料残缺不全，系统管理起步较晚。三是缺乏专业管理队伍。一般社保经办机构都没有专门的档案管理人员，更别谈专业管理人员了，许多管理人员连系统的档案管理培训都没有参加过，而是从一线工作人员中抽调出来组成的杂班子，缺乏精细管理档案的理论水平和实践经验。因此，认为要加强档案管理，必须从基础建设入手，加强领导，严格制度，强化培训，使企业职工养老保险档案管理步入科学化、规范化的轨道。

2 完善企业职工养老保险档案管理的对策

2.1 健全组织领导机构，强化目标责任管理

针对当前档案管理存在的问题，笔者认为首先要进一步健全组织领导机构，切实加强领导。将档案管理工作纳入年度目标责任制考核，与社会保险扩面、养老金社会化发放、清理回收企业欠费等硬指标一同考核，加强管理责任。可以专门组建档案管理科或者档案管理工作领导小组，定期召开档案管理工作培训会、研讨会和经验交流会，研究解决档案管理工作中出现的新情况和新问题，并对下一步工作进行安排和部署。坚持定期对档案工作进行检查指导，将检查结果记入责任人和档案管理人员的年终考核档案，作为年终评选先进、考核奖励的主要依据之一。

2.2 制定人员培训计划，不断提高业务素质

为了推进档案管理工作不断进步，我们始终致力于配齐配强专职档案管理人员，并从两个渠道对现有档案管理人员进行培训：一是聘请高校档案管理方面的教授、专家进行理论培训，以掌握最先进的档案管理专业理论知识和最先进的档案管理工作理念。二是积极组织档案管理人员参加省市档案局组织的专业培训，让档案管理工作者不断获取新的档案管理工作信息，不断更新自己的知识结构和管理理念。三是结合本单位的工作实际，制定培训计划，聘请档案行政管理部门专家系统讲授档案管理工作的专业知识和软件使用的操作技能。

2.3 积极开发档案价值，充分发挥服务效能

近年来，我们积极开发企业职工养老保险和农村社会养老保险档案的利用价值，充分发挥其应有的服务功能，让档案管理工作回归到为社会保险工作服务的原点上。为此，我们千方百计提高社会保险档案的利用率，无论是在领导决策之前，还是在各项工作筹备、开展之前，我们都要查阅档案，积极提供资讯服务，以便更好地决策，更加精心地筹划各项工作。譬如，在历年企业退休人员养老金调整工作中，我们组织档案管理工作人员积极配合退休管理科开展测算和审档工作，利用两周时间查阅退休人员档案，做到不少一个人，不差一分钱，受到了企业退休人员的一致好评。

2.4 完善档案管理制度，规范档案管理程序

加强档案管理制度建设是规范档案管理的重要保证。因此，我们按照《档案法》和省劳动保险处、档案管理处等主管部门的要求，进一步修订、完善了《关于加强社会保险档案工作的意见》《文书档案管理细则》《文书档案保管期限》《文件归档管理细则》《立卷归档管理细则》《档案保管统计制度》《过期档案鉴定销毁制度》《安全保密制度》等制度，做到整章建制，规范管理。还进一步完善了《档案管理工作人员岗位职责》，明确了管理责任、提出了具体任务、划定了归档范围、规范了整理标准，使工作人员对档案的收集、整理和查询都能做到有法可依、按章办事、严格管理、合理使用，确保不出现空缺、损毁和丢失现象。与此同时，我们还大胆起用新人，积极探索档案管理的新途径、新办法，在管理方法上开展创新活动。一是创新管理手段。实现保管条件现代化，载体材料新型化，检索手段自动化，档案管理标准化。二是规范管理方式。对传统的、落后的手工操作管理方式进行改革，利用多媒体等新技术、新设备实现档案实物载体和档案信息载体分离，从而实现“简化立卷，深化检索”的目标，使档案管理做到简易组合，达到优化管理、利于统计、便于检索的功效。三是强化服务效能。改变了传统的档案利用服务模式，初步建立起上门服务、电话咨询、文件查询、网络检索的立体化利用服务体系，让人们不出家门就能便捷地查到自己所需要的档案资料。

2.5 加大硬件投入力度，配备现代管理手段

要实现现代化、规范化管理，须加大硬件投入力度。在档案管理设备简陋、管理手段落后、投入资金不足的情况下，是无法实现档案管理的现代化、规范化要求的。必须完成的硬件设施是建设标准化库房，配置密集架、灭火器、防盗门、温湿度计、干燥剂等档案专用物品，使所有库房都具有防火、防盗、防潮、防尘、防光、防高温、防虫害等功能。为了进一步推进我县档案管理规范化、信息化，我们还必须配备电脑、打印机、复印机、扫描仪和照相机等全套设备。我们现已安装了档案管理软件，开展了永久保管档案信息的计算机录入工作，虽然这是一项工作量很大的工作，并且还需要不断地维护、完善，但是，档案信息化管理使得检索档案的速度和质量较过去有了很大提高。目前，我局还建立了一套完整的档案管理工作网络，形成了领导挂帅、业务协作、专人负责、流水作业的四级管理工作机制，确保档案管理和档案检索工作正常开展，有条不紊。