用“人力资源仪表盘”启动年终总结

李妮

2017年已接近尾声，又到了写年终总结的时间。估计不少企业的人力资源负责人开始头疼：“隔壁财务部提交的年终总结，既清晰明了，又能作为公司下一年度业务决策的有效支撑。而自己如何才能做出一份既让老板满意，又能体现个人价值的人力资源年终总结？”如果你也有这样的困扰，今年不妨试着借助“人力资源仪表盘”这个工具吧。

何谓“人力资源仪表盘”

人力资源仪表盘（Human Resource Dashboard）是将数据经过收集、分类、汇总后进行分析，通过图、表等形式，展现出较为直观的人力资源数据以及数据间的关系。

如果对以上的解释仍有困惑，可以想象一下汽车上的仪表盘。汽车的仪表盘会体现很多信息，其主要用途一是显示汽车的实时情况，比如车速、燃油状况；二是记录历史数据，比如行驶公里数等；三是发出预警信息，比如燃油过低、安全带警报、胎压警报等。人力资源仪表盘也同理，可以用来展示人力资源工作的实时信息、历史比对信息、预警信息等等。比如，用来展示公司或部门内的员工信息，公司、部门或员工的绩效情况，关键人员的即时信息，推行某项改革前后的人力资源效率数据比对等等。通过人力资源仪表盘，人力资源管理者可以全盘、清晰、有效地看到企业现有人力资源状况和存在的问题，为制定发展战略和业务决策提供人力资源方面的依据。

总而言之，人力资源仪表盘是一个能将人力资源工作量化、帮助管理者了解人力资源现状及问题的工具。它的价值并不只体现在年中/年终总结报告里，更大的价值在于帮助管理者预警和及时解决问题。当然，对于还不太熟悉这个工具的HR来说，可以先在年终总结里尝试使用。

人力资源仪表盘的分类

以前，一到年底，财务部门都在加班整理数据，写分析报告，而人力资源部的总结报告数据总是少得可怜，有时不得不套用往年的资料。但随着企业管理越来越专业，这样的分析报告已经完全不被认可，用数据说话日益成为HR必须精通的工作。

例如：某公司业务部门亟须拓展全国性业务，提出急招50名销售人员的招聘需求。如果人力资源部仍按照以往服务部门的定位，二话不说就去招人，中间可能会遇到很多问题，比如未按期限招来人，或者招到的人不适合业务部门需要，HR很可能因此成为“背锅侠”。明智的做法是什么呢？招聘需求来了，HR 首先要进行需求分析、岗位及工作量分析，看看这个招聘需求是否合理。另外，还要盘点现有人才，掌握目前现有的销售人员数量、能力，与新招人员如何搭配，其他业务单元或部门是否有合适人选进行内部调岗，全国性业务的组织形式是集中管理还是大区/省分公司管理，未来是否要分级管理，等等。因为这些情况将来都有可能涉及人员的晋升和调薪。以上问题都解决后，还要考虑招聘渠道、招聘成本、培训成本、薪资成本等。如果HR能把这些问题清晰地通过仪表盘的形式制作出来，业务部门的人力成本与产出的关系就会更有依据。

人力资源仪表盘的数据大致可以分为四类，不同类别的数据信息对应的功能也不尽相同。

基本信息类

反映人力资源即时信息或一段周期内的运行情况。通过这类数据，可以分析人力资源构成是否合理，运行是否正常，帮助管理者决策未来是否需要调整某些人力资源政策。这类信息主要包括：

1. 人力资源基本构成。这类数据是人力最基础的数据，一般从员工档案信息中即可得到，比如年龄结构、学历结构、司龄结构等。

2. 人力资源存量状况。这类数据能够反映当前某个阶段的人力资源状况，比如员工基准总数、新员工比率、新员工流失率、主动离职率等。

管理效率类

反映人力资源各模块的管理效率。通过这类数据可以分析管理效率的变化，或推行某些管理措施后的效果。比如岗位平均招聘周期、招聘到岗率、培训员工覆盖率、培训计划完成率、工伤事故件次、劳动仲裁件次等。

绩效相关类

反映公司、部门或员工的绩效情况，通过关联的绩效指标信息，便于深层次分析指标问题产生的原因。比如生产完成率、发货及时率、回款完成率、回款周期等。

财务相关类

这类数据反映的是公司战略、经营情况，一般和财务数据相结合。这类数据为高层管理者提供重大决策的依据。比如人均产值、人均销售额、人均利润、人工成本、人事费用率、人工成本比率等。

人力资源仪表盘VS年终总结

通过人力资源仪表盘制作出优秀的年终总结报告需要一定的基础。

首先，要做好数据统计分析。做人力资源仪表盘，首先必须有数据。一般情况下，基础数据是有限的，这就要求HR在日常工作中做好数据收集工作，并对基本的数据分析方法、统计方法有一定的了解。

其次，熟练进行人力资源软件/ EXCEL操作。目前市面上有一些人力资源方面的软件，有些软件具备人力资源仪表盘功能。但对于大多数企业来说，人力资源的数据统计分析还不像财务那么成熟，很多企业并不用分析软件。好在人力资源的数据不像财务数据那么海量，用EXCEL就可以操作分析。就目前的情况来看，熟练掌握Excel依然是人力资源管理者必备的技能。

最后，要了解公司业务，熟悉业务流程。HR最终的目的，不是为了展示数据，而是要根据数据说明现状、问题和解决方案。只有对部门工作、公司业务熟悉，才能做出符合实际情况的仪表盘，并提出有针对性的管理建议。

通常，利用人力资源仪表盘制作年终总结报告需要五个基本步骤：

1.在有限的数据中想好要展示的内容。比如：公司层面的数据要展示哪些，部门（常常分为销售和职能，或按照事业部等划分）层面的数据要展示哪些，是否有必要加入部门数据对比展示，哪些是要重点展示和重点说明的，等等。在第一步中，HR需要借助数据理清年终总结报告的思路。

2.将数据汇总到EXCEL中进行简单的统计。比如求和、求平均、透视等。

3.按照第一步的思路，选择适当的指标，运用EXCEL函数公式或计算等方式完成指标的计算，并形成图表。

4.对数据仪表盘进行美化，包括设置字体大小颜色、对齐方式、边框格式等，并统一图表的样式。

5.结合人力資源仪表盘深度思考企业人力资源现状、问题和解决方案，写出分析报告。最后将人力资源仪表盘和分析进行整合，并按照企业的要求形成文件。

实际上，人力资源仪表盘完全可以做成企业达成战略的指标组合。通过人力资源仪表盘，我们可以了解达成公司战略中与人力资源相关的每一个重要环节的运行状态，并及时控制、调整、纠正。当然，一开始可能数据有限，想法也有限，但在不断优化的过程中，在熟练掌握操作步骤后，HR可以根据企业实际情况来整体设计人力资源仪表盘，并将其用于日常管理。