浅谈ERP系统环境下的采购与付款业务风险分析与内部控制设计

花丽　刘连志

【摘要】ERP环境下的购货与付款业务是以仓管人员提出购货请求为出发点，经过主管人员的批准，按照ERP系统设定的请货价格录入请购单并生成订购单，然后，分送采购部门、验收部门、财务部门和编制请购单的部门。采购过程透明化、标准化，让采购的每一个过程均留下痕迹，让每一个业务都可追溯，对降低采购成本有举足轻重的作用，是企业内控制度的需要，本文探讨ERP环境下购货与付款业务流程的内部控制设计。

【关键词】ERP 采购付款 内部控制

一、ERP环境下采购与付款的内部控制的优势

首先，业务流程可以得到规范化的管理。企业可以运用信息化手段将内控理念、内部控制制度规范、流程、措施固化到信息系统中，将信息系统提升为一个集成了企业内控需求的信息化管理平台。在ERP系统中可以固化各种业务流程，可以将采购与付款的业务流程进行重新设计后配置到ERP系统中，使管理更规范，内部控制系统化，全面提高企业管理水平。其次，提高了控制的效率。企业通过ERP信息系统就可以将大量的信息存储到一个数据库当中，可以将企业业务流转过程中所需要的信息进行一次性的录入，避免了出现手工录入的重复性，有效地降低了数据的不一致性。最后，通过自动控制替代人工控制，确保控制制度有效执行。通过ERP信息系统可以将业务流程固化，可以避免一些人为因素的影响，ERP信息系统可以将企业的全部资源和业务进行整合，在系统中可以将企业每位员工所要承担的责任予以明确，对于业务的控制手段通过流程审批和系统内部业务控制逻辑的设计，将控制制度和手段嵌入到系统中，用自动控制替代人工控制，有效避免内部控制执行环节的偏差，提高内部控制的水平。

二、基于ERP系统下的采购与付款业务内控

（一）请购与审批

对专用物资的请购，由物资需求部门指定专人根据生产计划进行请购，在ERP系统内录入请购单，根据物资用途注明请购类型、质量等级、规格、数量、相关要求和标准、到货时间等，由部门负责人审核请购物资的必要性和准确性，根据不同请购类型指定请购类型审核负责人，对该类型的请购合理性进行审核。在ERP环境下，系统应内置严格的请购业务批准程序，并且这种程序可以在ERP系统定制固化。应内置的批准程序包括符合企业请购政策的业务批准程序和不符合企业请购政策的业务的特殊批准权限授权。符合企业请购政策的业务批准程序包括采购量的审批和采购价格政策预前审批。在审核请购商品的品种、规格和数量时，应充分利用ERP的集成性，调用生产制造和进销存等模块的信息，设置不合格品种、规格和数量短缺报警机制，避免给企业造成经济损失。

（二）选择供应商

企业应建立供应商定期评审制度，除了初次合作需执行严格的合格供应商评审程序外，还需要定期对供应商资质及表现情况进行评审并更新供应商等级，在ERP系统中需严格控制对供应商主数据的修改。企业可通过ERP系统中业务数据及时的统计供应商的交货、质量等情况并自动更新供应商资质，这样可以及时了解供应商的信誉情况，避免业务风险。同时可以通过ERP信息系统对供应商采取智能的选择方式，这可以在一定程度上减少腐败行为的发生。

（三）合同订单的下达

企业应建立健全采购内控标准管理、采购流程管理、合同签订管理、供应商表现评价等内控制度、流程，参与采购人员需按照规定的制度、流程进行采购。相应的采购过程的控制标准和审批策略可以全部配置到ERP系统和业务审批系统中，由系统的自动控制代替传统的人工控制，并由系统记录采购活动中的全部过程文件，对采购活动实施全方位全过程的风险管理。同时要求所有的审批只能在授权范围内执行，合同签订金额不得大于已审批的可用的采购申请金额，只有通过最终审批的采购订单才能生效，才能进行后续的订单验收等工作。

（四）验收入库

验收是采购业务的重要控制环节，ERP系统中应当控制所收商品与订单所列内容相一致。验货入库后相关的采购单在ERP内部也会进行自动检查，当差异超过了预先设置的界限时将会被拒收。为了防止验收部门无法验证某些特殊商品（例如化工产品）是否符合质量标准，ERP系统中规定特殊商品的验收必须经授权的人员检验方可确认验收。验收之后，验收部门在ERP系统中应对根据采购订单生成的收货单点击确认，并由此生成连续的验收单，作为验收和检验商品的依据（特殊商品还需授权人员确认），验收合格的物资自动传送给仓库部门作为其入库的依据。与此同时，系统还会将生成的验收单传输至财务部门，以备付款。

（五）发票校验控制

当收到发票的时候企业的财务部要进行严格的核对，企业在ERP信息系统中可以将采购的单号输入系统当中，发票的金额、数量以及付款条件会在系统建议中自动生成，這个时候就可以检查采购合同、订单、验收单是否与发票的内容相一致，在金额方面只有当发票结算的误差在系统设定的可接受的范围内，ERP系统才会产生一条发票记账记录，同时在供应商账户上创建一条未清项，确认此合同项下的对供应商负债。

（六）付款控制

企业财会部门在办理付款业务时，应当对采购合同约定的付款条件以及采购发票、结算凭证、检验报告、计量报告和验收证明等相关凭证的真实性、完整性、合法性进行严格审核。付款申请单要由请款部门的经办人填写，并经授权人审批，最后流程转财务人员审核通过以后才可以正式提交出纳办理付款手续。财务人员在付款流程中，需要进行有效的付款审核并检查业务流程与公司规定的符合性，尽量避免可能发生的风险。在实际付款时，需遵照资金业务的管理要求，及时有效地办理付款手续。付款结束后，需根据业务特点，定期进行预付款清理，定期进行往来函证工作并及时退货或质量索赔等后续工作。

三、结语

综上所述，全面有效的采购与付款的内部控制需要结合企业自身业务特点和管理需求，建立业务管理制度并设计业务流程，通过业务流程的设计，通过多种控制手段如授权控制、审批控制以及预算控制等多种手段，并以ERP系统为工具，对采购与付款业务的全过程实施有效的控制。