中学档案管理存在的问题及对策

◎周艳梅

中学档案管理存在的问题及对策

◎周艳梅

档案管理是学校管理工作的重要组成部分，是学校教育教学活动的记忆载体，也是学校文化软实力的存在形式，更是衡量一所学校管理水平的重要标志之一。我们要充分认识做好中学档案工作的重要作用，探析当前中学档案工作普遍存在的问题，并制定出解决这些问题的有效的策略。

中学档案是学校在各个历史时期开展工作和活动的真实写照，是学校建设的历史证明和依据，它记录着学校的过去和现在，承载着未来的发展方向，保存备查学校各种文字材料的总和。通过学校档案就能反映学校的教育教学管理风格﹑组织结构﹑工作方式﹑校园文化等内容。因此，我们要充分认识做好中学档案工作的重要作用，研究现在中学档案工作普遍存在的问题，并制定出解决这些问题的办法。

充分认识做好中学档案工作的重要作用

为学校的各项决策工作提供有效的参考。中学档案是学校在各项管理工作及教育教学﹑教研﹑德育﹑基建﹑校园文化建设等活动中直接形成的具有查考价值的各种文字﹑图表﹑声像等不同形式的历史记录。它包涵面很广，包括学校的综合管理﹑教学管理﹑学籍管理﹑教师业务管理﹑学校开展的德育与体育卫生工作﹑招生与毕业生工作﹑课堂教学与教学实践﹑教学研究﹑校园环境建设﹑校园文化建设﹑工会和团委开展活动等方面的文字材料和声像载体。它真实客观地记录了学校发展的历程，是中学重要的信息资源，可为学校的各项决策工作提供有效的参考。中学档案是学校长期管理活动中各个方面的实践经验总结，只有做好了中学档案，才可以全面掌握学校发展的历程，能够在今后工作中取长补短不断前进。

为学校评估和评先工作提供有力佐证。我校的综合档案室管理，我对每位教师建立了教师业务档案，对教师个人在其教育﹑教学过程中形成的有关德﹑能﹑勤﹑绩﹑评价的记录。真实地反映教师的教学水平﹑科研能力﹑班级管理能力，也反映了教师对教材﹑教学内容﹑教学成绩等教学环节的不断探索和研究。教师可以清晰看到自己的发展历程，吸取教训，争先进，创新优，提炼经验。学校能够客观地全面考察教师，奖勤罚懒，奖优罚劣，全面推进学校教育教学这一项的工作发展。

为学校宣传发展工作提供生动素材。中学档案还汇集了中学现有的知识成果，记录了学校的优秀传统和历年来学校先进教职工的事迹，形成特色的办学理念，总结办学成果，提炼办学精华，强化个性特质，使学校办学的独特性﹑先进性﹑科学性﹑稳定性充分显示出来。如我校的教师论文报告会材料，多媒体课件制作材料以及专门研究高中教育的科研材料，我通过系统整理，形成教科研有机统一的内涵化发展档案，成为我校宝贵的特质优质资源。所以，我们要充分认识中学档案工作的重要作用，要把中学档案做好，做到规范化﹑标准化﹑科学化。

现在中学档案工作普遍存在的问题

档案意识不强。档案意识是指对档案和档案工作认识﹑了解﹑熟悉和掌握的思维，是开展依法治档的一项重要内容。在学校里，“重教学﹑轻档案”的意识还在相当程度上存在，认为档案工作可有可无,甚至有的人根本不知道档案是何物，档案工作是干什么的，认为档案与自己无关，随意将档案丢在学校置之不理；有的干脆把档案揣在身上带回家，据为已有；珍贵的档案资料不交综合档案室保管，损坏﹑涂改档案的现象时有发生等等。由于对档案重视程度不够，档案归案意识不强，档案信息资源开发不足，造成档案利用率不高。

档案材料收集不全。由于学校的教职员工档案意识不强，直接就影响了学校的档案收集。主要表现在两个方面：一是学校没有建立综合档案室，学校各科室负责把自己科室自认为有用的材料加以收集整理汇总，觉得以后用不到的材料就当废纸处理，档案保管自己做主，装在自己科室的柜子里，不规范，不全面，不统一；二是学校建立了综合档案室，但各科室与档案室协调工作严重脱节，档案工作人员没有深入各科室全面收集，他们移交什么材料就归档什么材料，各科室工作人员也不能全面收集材料并主动移交手中的档案资源。

档案管理方法落后。档案管理就其基本性质和主要作用来说，是一项管理性的工作，服务性的工作，政治性的工作。现在的学校档案管理多是进行基本的材料收集﹑整理﹑鉴定﹑保管﹑统计和提供利用的活动，专职档案人员没有形成主动对档案资料进行分析﹑编研，不能更有效地为社会和学校提供利用需要。在操作上也都是传统的﹑低效率的手工方式，很少运用计算机及网络技术进行管理，查阅档案时也只是“你查我调”，还处于一种被动的﹑消极的状态。

做好中学档案工作的策略

树立正确的档案观，健全学校档案机构。增强学校教职员工档案意识是搞好档案工作的重要保证。学校领导要高度重视，要把档案工作列入学校工作的重要议事日程，形成人人重视档案，支持档案并自觉地维护学校档案工作。建立健全档案管理机构，加强对档案工作的领导，健全档案机构管理网络。以学校文件的形式成立学校档案管理领导小组，以校长为组长，书记﹑副校长为副组长，各科室负责人及配备一名专职档案员为成员；成立档案鉴定小组和档案保密领导小组；根据《中华人民共和国档案法》规定，成立学校综合档案室，并设有综合档案室负责人及专职档案人员。学校党政办公室﹑教务处﹑政教处﹑教科室﹑总务处﹑工会﹑团委等都设有工作人员专门做好材料的平时收集工作。档案工作领导小组协调好各部门的档案收集工作，使档案工作与学校开展的各项管理工作同步发展。

完善档案管理制度，规范学校档案工作。建立完善的档案管理工作制度，是档案工作逐步实现规范化管理的有力措施和可靠保证。建立学校综合档案室，并制定档案工作管理体制，完善档案工作各项制度，具体是：制定《学校综合档案室保管制度》﹑《档案管理人员岗位责任制》﹑《档案库房管理制度》﹑《档案保密制度》﹑《档案鉴定销毁制度》﹑《档案查借阅制度》﹑《档案统计制度》﹑《档案文件材料归档制度》﹑《会计档案立卷制度》。此外还要编制中学分类大纲及保管期限表，使学校的档案工作有章可循，保证了学校档案的质量。学校应把档案工作纳入各科室工作目标管理责任制年终考核中，各科室目标责任制考核情况直接关系到个人的年终考核﹑个人年终奖金及评优选先的依据，这样促使各科室都重视档案工作。专职档案人员要“爱档如珍，尽心尽职，有高度责任感”，配合好各科室工作人员将材料收集齐全，使学校档案工作保质保量限期完成。这样学校的档案工作就能做到职责明确，建立规范制度，归档有范围，立卷有标准，查借阅有制度，保密有条例，库房管理有措施，开发利用有目标，这样保证了学校的档案工作能够顺利开展。

提高档案工作意识，注重原始资料收集。档案工作是一项积累性工作，这首先需要档案工作者在日常工作中注重学校各类材料的收集和整理。专职档案人员必须学习技术和相关档案知识，拓宽知识面，开阔视野，增长技能，积极参加各类档案培训，学习档案专业知识理论，提高工作能力。使档案工作者真正做到“业务精通，维护历史，兢兢业业，服务现实”，扎扎实实，认认真真做好档案工作，为学校教学﹑科研及师生服务。学校专职档案员与各科室工作人员要密切配合收集齐全材料，如：抓好上级单位发给本校的文件材料传阅与归档，抓好学校开展各类活动所形成的文件材料的收集与照片的收集，抓好学校领导参加各类活动时的讲话稿及资料，抓好每年中各科室所产生的报表﹑总结﹑计划﹑教代会等材料，不能随报随丢。对有请示没有批复或有批复没有请示等有联系的文件材料，档案人员要及时查询收回。在复印文件材料时，对有价值需要归档的材料当即留下原件，以备归档。保管好学校在教育教学及参加各类活动中获得的奖牌﹑奖状﹑奖杯等，对这些实物进行编号造册，并一一拍照，做好实物照片归档。

开发利用档案，提升档案管理的服务功能。建立和规范档案的目的在于利用，利用好档案是提高学校工作效率和工作质量的重要条件。同时，充分利用好档案，能为学校领导决策﹑为各项事业﹑为各部门的工作及个人提供良好的服务。为此学校要编制各类检索工具，如：我校就编制了文书﹑教学﹑学籍﹑政教﹑教科﹑工会﹑团委﹑会计﹑科技﹑声像实物档案的全引目录﹑案卷目录，编制全宗介绍﹑专题目录﹑销毁清册等，我将综合档案室里的目录全部录入电脑，实现了计算机检索，提高查阅档案的效率。对于学校档案信息资源开发与利用，我坚持按规章制度办事，认真登记好档案查借阅登记册，做到热情﹑主动﹑准确﹑迅速。如：自我校2000年建立综合档案室以来，一是为教职员工的工资调整和晋升职称以及办理社会养老保险等方面，提供了大量可靠的档案依据，特别是办理养老保险时，综合档案室为每一位教职工提供了参加工作时间﹑出生年月﹑分配文件﹑调动文件﹑工资文件﹑职称等重要资料；二是为历届校友，特别是1958年至1976的老校友，好多人的毕业证遗失，为他们查找了在校的学籍登记表或毕业证存根，并出具了有关证明材料提供了服务，先后查阅档案达450多人次，受到了社会各界的好评；三是为我校编写《建水县第三中学校志》提供了服务，志书中所引用的资料，主要来源于学校档案室的档案，我校自1880年创办“慈云书院”始至2017年有137年的办学历史，志书对我校建校100多年的办学情况进行了全面收集，精心整理编纂成书，档案室提供了大量的珍贵历史资料和原始数据；四是积极为毕业生提供档案服务，准确无误地为他们出具一些证明资料等。在做好档案的开发与利用时，还要合理运用现代化科学技术，不断添置现代化的设备，提高档案工作效率；利用现代化管理手段推进文档一体化的管理，避免各科室之间归档材料不衔接﹑重复等问题，使中学档案室不仅是管理部门，更是一个信息供应中心。

加强档案的文化软实力，建立学校的特色档案。以校园文化﹑人文精神为准则, 以科研实践﹑学校内涵为主体, 以特色成果﹑办学精华为己任,建立学校的特色档案。档案传递着思想，也传递着文化。校园文化具有开放﹑动感的特点，最富有生命活力和时代气息，学校的特色文化一旦形成，就会潜移默化影响学生精神生活的诸多领域，并实实在在成为师生群体活动的一个显著特性。笔者所在的建水三中，办学历史悠久，从1880年创办“慈云书院”伊始，至今已达137个春秋，因此，传承“慈云书院”文化的精粹，追求至真至善至美的境界，“蓄壁立千仞之刚毅，怀海纳百川之胸襟”﹑“不以无人而不芳，不为穷困而改节”就是三中之校魂，也是学校校园文化最为突出的地方，也是档案工作的重点。以质量求生存，以改革求发展。档案工作要注重学校特色成果的提炼和管理，这样，有助于形成学校特色。办学理念﹑办学策略﹑办学行为﹑办学风格，办学成果等学校文化传统，承接历史，把握现在，引导未来，从学校育人本位和档案管理实际出发，有效提高学校特色档案的管理质量和水平。

总之，学校档案管理工作是学校基础工作的重要组成部门，我们在做好档案的收集﹑整理﹑归档工作的同时，提高档案的利用率，让档案信息资源更好地为学校教学和管理工作发挥更大﹑更好的作用，通过努力把档案服务提高到一个新的水平，为学校的发展做出应有的贡献。

云南省红河州建水县第三中学）