疾控中心档案规范化数字化管理的重要性

◎杨启红

疾控中心档案规范化数字化管理的重要性

◎杨启红

随着科学技术的进步，信息化趋势已经在多个领域得到采纳并应用。但是目前的疾控中心档案管理依然使用人工整理的方式，这直接导致档案的使用率下降，无法满足当前疾控中心的工作需求。因此，必须加快对档案的规范化数字化管理，提高对疾控资料的检索效率，为人民身体健康提供有力的保障。

疾控预防机构是由政府组建的公益事业单位，在保护人民健康、防止疾病传播等方面都发挥着重要的作用，其工作的职能包含了传染病等疾病的预防、突发事件的处理、实验室的预测分析等内容。档案资料是疾控工作运作的原始记录，其中疫情的数据更是极为珍贵的文件，对疾病防控的研究有着重要的参考价值，并且在人们健康的保障方面也有着深远的意义。因此档案的管理工作必须要谨慎的操作，保证资料的完整性与真实性。将档案资料进行数字化规范化的管理，提高档案资料的使用率，为疾控事业的高效发展奠定良好的基础，为人民群众的身体健康提供有力的保障。本文将会对疾控机构在档案管理方面的现状做简要的阐述，并分析规范化数字化管理的必要性。从而针对性的提出可行的建议，期望能更好的为疾控事业的可持续发展服务。零散，加大了查找的难度，无法做到统一化的管理，档案资料的利用率便会下降。在日益增长的社会经济环境中，这种传统的模式已经无法满足当前疾控工作的需求。

档案管理规范化数字化的必要性

疾控机构档案管理的现状

目前的疾控疾控在档案管理方面依然采用传统的人工方式管理，每个科室自行做资料的收集、整理等工作，因此单位中没有设置专门的统一管理中心。当单位涉及到业绩考核以及上级查阅资料等工作时，需要去具体的科室来翻阅相关的纸质档案。即使有电子版的文件也都是存放在各个科室内部，而科室数量多且关系复杂，导致档案资料分布

档案管理标准的提升。自2009年疾控机构的绩效考核制度颁布以来，国家对档案资料的管理提出了更高的要求，需要对资料的分类做进一步的细化处理。2009版本中关于疾病预防控制的绩效考核中涉及到了省级机构、设区市级、县级机构等多个项目与指标，考核的内容包括了日常工作的记录、检测的数据、专项调查的资料等内容，其收集的信息体量数以万计。如果仅仅通过人工处理，不仅浪费了大量的人力资源，数据处理的效率也极低。因此面对日常工作中的海量数据，采用规范化数字化的档案管理模式必将成为当前社会时代背景下的选择。

办公设备自动化技术的发展。随着技术的更迭与进步，信息技术在办公设备的自动化工作中得到了广泛的应用，加之大数据时代的到来，为档案管理线上平台的开展提供了技术支撑。将纸质版的档案通过相关的技术设备转化为电子信息，以数字化的形式存储到相应的档案信息库中，利用互联网技术连接各个部门的计算机，形成一项系统的中心管控数据库。这样才能对疾控中心的数据做好规范化、数字化的管理，高效的收集档案的信息，实现统一的保管模式。让各个部门之间的信息能够得到及时的共享，从根本上改善传统分散式的管理模式。

实现档案规范化数字化管理的对策

加强档案管理员工培训。员工永远是档案管理工作有序进行的重要因素。因此加强档案管理人员的技能训练，丰富其专业知识，定期的开展专业的培训活动。除了对档案知识的学习之外，还需要掌握计算机相关的知识，包括了计算机基础知识、数字档案信息存储、网络安全保密等。在对员工的培训过程中，可以聘请外来的专家来开展专题的讲座，并为机构内部的工作人员提供外出进修的机会。在全面且专业的培训下，可以帮助档案管理人员及时的了解最新的管理信息，做好对电子设备的维护工作，进一步提高疾控中心的档案管理水平。

加大对档案管理设备的投入。软硬件设备是进行档案规范化数字化管理的前提。为了更好的开展档案管理工作，疾控中心需要对各个部门的现有资源做全面的整合，包括各个科室中的信息采集设备、存储设备等。将这些设备统一集中到中心档案管理工作室中，并为档案室聘请专门的管理人员。除此之外，还需要在原先的设备基础上购入其他高端的设备，比如扫描仪、服务器等，完成对当前纸质资料的数字化采集工作，并实现转换、存储、检索等功能。

实现各个科室资源的共享。为了对档案资料做好信息整合工作，各个科室的档案管理员需要做好内部的资料录入、目录整理等工作。完成之后将这部分数据设置为共享状态，由中心档案室的工作人员对获取的档案资料进行统一编排，实现文档的规范化管理。在单位的局域网内供用户查阅，通过检索的功能快速获取所需要的信息，大大的提高了档案资料的管理效率。

建立档案信息网站。相关的疾控机构需要为档案信息建立统一的网站平台，将资料内容连入到平台中，不仅可以让单位内部的工作人员进行信息的交流与共享，还可以实现异地传档的功能。这种形式打破了空间与时间上的限制，可以进一步扩大疾控服务的实效性。

严格控制电子档案的质量。中心档案的管理人员除了编排整理档案外，还需要对各个科室分享的档案内容做好抽查工作，核实其卷宗号、年号等信息的准确性，确认档案图片的完整性以及保密资料的安全性等。一旦发现问题，需要及时的上报与处理，确保档案资料的完整性与真实性。

进入信息时代以来，人们的生活得到了极大的改变，我国的档案管理工作也不例外。疾控机构在档案管理工作中实现数字化的操作，其操作方式灵活便捷，易于升级与维护，可以实现信息资源的智能识别与归类。用户只需要通过检索功能，就可以快速且准确的获取相关的文件。这种新型模式的推进改变了传统以人工为主的档案管理模式，并且利用中心档案控制的形式实现资源的统一分配与共享，大大提高了档案的使用效率。除此之外，通过网络技术的应用可以实现异地传档的功能，打破了过去限于纸质资料的传递方式，对于提高资源的传送效率有着极大的帮助。疾控机构实现档案的数字化规范化的管理既是当前时代发展的必然选择，也为疾控工作的高效开展提供了有力的保障。

（工作单位：湖北省疾病预防控制中心）