校院两级管理模式下的二级学院办公室协同管理研究

张晓玲　黄小丽

摘要：本文研究分析了高校二级学院办公室管理工作的特点和存在的问题，从管理人员思想行为协同、组织制度协同、文化环境协同、人员价值呈现协同、信息数据协同等五个方面着手进行了探索和思考，提出了加强二级学院办公室协同管理，提高服务质量和效率的建议和对策。

关键词：二级学院；办公室；协同管理

中图分类号：G647 文献标志码：A 文章编号：1674-9324（2017）50-0015-02

高校改革和现代大学制度的推进实施，二级学院逐渐成为相对独立的办学实体。二级学院办公室是学院管理和信息中枢机构，学院行政事务、教学科研、社会服务等事务都需要通过办公室协同运作来完成。二级学院办公室如何强化内部的协同管理，切实提高办公室整体运作效率和管理服务水平，是一个需要研究的重要课题。

一、二级学院办公室工作的主要特点

一是综合性和整体性。二级学院办公室是学院的综合协调和保障机构。办公室不仅承担一些基本行政服务工作，还承担教学、科研、党务和综合治理等工作，需要不同管理岗位的人员协同合作。二是协调性和服务性。办公室不仅要与学校各职能部门和其他学院沟通协调，还要与学院内部各学科（系）沟通协调。通过协调促进相互合作与密切配合，形成学院工作合力。[1]三是网络性和信息性。二级学院办公室承担着信息管理的重要职能，也是学院信息交换中枢机构。学院内外的各种教学、科研、服务等相关信息，需要通过办公室进行整理、分析和协调处理。

二、二级学院办公室管理工作中存在的问题

1.人员素质参差不齐，现代管理理念缺乏。二级学院办公室管理人员主要来源于一些引进人才的家属或其他岗位转岗人员，个人经历和工作水平不一，素质参差不齐。大多数没有接受过管理学、教育学和心理学方面的专业培训，缺乏现代管理岗位的理念和知识结构。管理人员往往流动性不强，容易形成惯性思维和传统的办事习惯，工作普遍停留在“交办型”事务上，充当简单事务工作的执行者、“跑腿者”，缺乏主动管理和创新服务的意识，不能充分发挥领导参谋和助手的作用。

2.管理机制构建滞后，协同管理效能不高。随着现代大学管理制度建设的不断推进，二级学院拥有了更多的相对自主权和管理权限，校院的管理也逐渐向以学术主导型、行政扁平化方向发展[2]。二级学院办公室传统的管理模式难以适应新形势，缺乏有效的激励考核机制，协同管理效能不高。高校改革和现代大学制度建设对二级学院管理提出了更高的要求，但是由于二级学院现代管理制度构建相对滞后，办公室横向水平协作增多，管理的复杂程度增加，相互协作机制不健全，最终影响工作效率与质量。

3.发展性需求被忽视，职业认同感比较低。高校一切工作以教学、科研为中心，在制定各种人才引进、进修培训和薪酬待遇等方面政策时，会更多的考虑教学科研人员。二级学院办公室管理人员不同于专任教师，平时忙于日常事務，很少有时间去研习管理学方面的专业知识，使得管理人员自我提升（职称晋升）和发展空间受限。同时由于学院合并和机构部门调整等因素，也使得管理人员编制岗位的相对减少。管理人员的发展性需求被忽视，管理人员职业认同感偏低，影响了二级学院办公室管理服务效能。

4.考核激励机制不完善，行政办事效率不高。二级学院办公室传统的管理机制缺乏科学的考核激励机制。管理岗位考核方式粗放，甚至一些为了考虑平衡，对于年度考核“优秀”评比名额，也是相互之间“轮流坐庄”。考核结果对薪酬待遇分配、职级晋升等个人利益影响不大，管理人员工作价值得不到体现，甚至出现“职业倦怠”现象。有些高校推进管理人员队伍职业化建设，甚至取消了管理人员的职称评审通道，管理人员按年限晋升职级，使得对自己未来职业发展预期不明确，影响了工作主动性和积极性。

5.信息资源共享困难，业务协作程度低。一些高校信息化建设缺乏统筹规划，很多高校人事管理、教学管理、科研管理、学生管理等职能部门，通常都有各自一套相对独立信息管理系统，相互独立互不融通，数据信息无法实现共享。学校相关部门的信息数据库不兼容，出现了多个“信息孤岛”，信息处理的业务协同化程度较低。特别是一些人事信息、党员管理和学生管理数据，因为不同职能部门数据不共享，往往需要重新收集师生资料信息和填写统计表格，不仅增加管理人员工作量，而且降低了协同工作效率。

三、加强二级学院办公室协同管理的建议与对策

1.人员思想行动协同：增强工作责任感，提高办事服务效率。一是管理人员思想理念要一致。要树立团队意识，营造和睦、和美、和谐的工作氛围。办公室同事之间要互相尊重、互相支持、精诚团结。要加强师德师风建设，倡导管理育人和服务育人，提高“主人翁”意识，增强管理人员的责任感[3]。二是管理人员行动做事要协作。学院行政、教学、科研等管理岗位人员之间虽有职责分工，但更要注重相互协同。因人制宜，按照个人能力和不同特点，安排适当的工作内容，实现人尽其才，充分发挥管理人员的潜能。

2.组织制度协同：建立完善工作机制，规范管理服务流程。一是要明确岗位职责和任务分工，增强不同管理岗位的互补性。建立岗位任务责任制和AB岗制度，各岗位间相互协调、相互配合，形成合力。二是要建立科学合理的内部轮岗制度。加强办公室不同岗位人员的轮换，增进内部有效沟通，促进复合型管理人才的发展。三是要构建科学高效流程化管理体系。制定制标准化的流程清单，剔除无效环节等，加强流程管理的精细化、标准化、可复制化，使得管理工作有章可循、有据可依，切实提高服务工作效率和质量。

3.文化环境协同：创造和谐人文环境，切实提升团队凝聚力。现代管理学之父彼得·德鲁克（Peter Drucker）认为管理不只是一门学科，还是一种文化，有它自己的价值观、信仰、工具和语言[4]。办公室管理文化协同主要表现在办公室文化建设、管理人员人际关系等良好的工作环境的营造。要结合学院的学科专业特点和办学特色，培育学院办公室特色文化。要通过组织文体活动，增强办公室人员之间的情感交流，促进管理人员身心健康，营造良好的人文环境和情感氛围，切实提升管理团队的凝聚力。endprint

4.人员价值呈现协同：优化人员评价激励体系，提高管理人员工作信心。一是科学的价值评价。要构建适应学院协同管理绩效考核的价值评价体系，根据不同岗位性质，制定分类考核评价办法。实行质性评价与量化考核、定期与随机考核相结合。二是合理的价值分配。要把岗位工作业绩与奖励绩效、职级晋升和荣誉表彰等有效挂钩，实行多劳多酬，实现其劳动价值体现。三是可持续的价值创造。要为办公室管理人员提供继续深造提升的机会，有计划、分类型地开展培训，通过学习专业的管理知识，不断提高管理团队业务素质。

5.信息数据管理协同：建立信息共享机制，加强办公数字化管理。学院办公室要创新工作方法，促进信息的互通共享，提高工作质量和办事效率。加强数字化管理（OA系统），优化二级学院内部的信息管理。要建立信息共享机制，打破不同管理岗位“信息孤岛”。对学院办公室的教学、科研、资产、党建事务和综合治理等工作，实现各岗位数据信息资源的共享和交流，对数据进行集成、分类和管理。要切实转变管理理念，建立信息共享和处理机制，简化工作流程，减少管理环节，使办公室管理工作实现方便、快捷和高效。

管理是服务，更是艺术。二级学院办公室是高校管理的基层单位，其管理工作的好坏直接影响到学校管理工作的效率和质量。只有建立高效、科学的协同管理模式与运行机制，加强学院办公室管理人员和不同岗位之间的有效合作与协同，才能为学院教学、科研和人才培养提供服务保障，推进学院快速健康发展。

参考文献：

[1]刘立霞，陈洪芳，刘美荣.高校二级学院办公室工作的新思考[J].黑龍江高教研究，2015，（1）：64-66.

[2]宣勇.论大学的校院关系与二级学院治理[J].现代教育管理，2016，（6）：1-5.

[3]阚更.论如何有效提高高校行政管理的工作效率[J].佳木斯职业学院学报，2014，（8）：137.

[4]叶怀凡.论学校管理文化[J].教学与管理，2017，（3）：5-7.

Abstract：The paper analyzed the management characteristics of the secondary college officesand the main problems in the management.It explored and pondered starting with the five aspects of coordination with the managers' thought and behavior，management organization system，cultural environment，personal value presentation and information data，put forward the recommendations and countermeasures tostrengthen collaborative management and improve service quality and efficiency.

Key words：the secondary college；office；collaborative managementendprint